Etter et møte med Utlendingsdirektoratet i oktober 2010, og på bakgrunn av opplysninger på direktoratets nettsider og egne erfaringer med direktoratet, fant ombudsmannen grunn til å ta opp behandlingen av klager på egne vedtak med direktoratet. Fokus var behandlingstiden for slike klagesaker og særlig saker om familieinnvandring. Ombudsmannen påpekte at saksbehandlingstiden i klagesaker over tid hadde vært til dels svært lang. Informasjon fra direktoratets nettsider pr. september 2009 viste en gjennomsnittlig (faktisk) saksbehandlingstid på 6 måneder i klagesaker om arbeidsinnvandring og utlendingspass/reisebevis og 5 måneder i klagesaker om familieinnvandring, statsborgerskap og bosettingstillatelse. Litt over ett år senere (november 2010) var behandlingstiden for klagesaker om arbeidsinnvandring blitt halvert ifølge nettsidene, mens behandlingstiden for utlendingspass/reisebevis, statsborgerskap og permanent oppholdstillatelse (tidligere kalt bosettingstillatelse) var uendret. Behandlingstiden for klagesaker om familieinnvandring hadde derimot økt til hele 11 måneder.
I brev 16. november 2010 ble Utlendingsdirektoratet bedt om å redegjøre for forsvarligheten av så vidt lange gjennomsnittlige saksbehandlingstider, sett i lys av at klagesakene allerede er kjent. Videre ble det vist til opplysninger i møtet, der lang behandlingstid delvis ble forklart med prioriteringer knyttet til departementets resultatkrav i tildelingsbrevet for 2010. Klagesaker var unntatt fra konkrete resultatkrav, noe som skal ha gjort at dette området ikke var blitt prioritert. Til sist ble direktoratet bedt om å redegjøre kort for hva som eventuelt ble gjort for å korte ned behandlingstiden i klagesaker, og særlig i saker om familieinnvandring.
I svarbrevet erkjente Utlendingsdirektoratet at det hadde tatt for lang tid å behandle en del av klagene i sakene om familieinnvandring. Direktoratet hadde derfor opprettet et restanseprosjekt, der det ble jobbet med de eldste sakene. Målet ved årsskiftet 2010/2011 var at majoriteten av klagesakene skulle være behandlet innen seks måneder og at betydelig færre saker skulle tilhøre den eldste kategorien.
Direktoratet opplyste videre at informasjonen på nettsidene om forventet saksbehandlingstid på klager i saker om familieinnvandring ble endret fra 5 til 11 måneder sommeren 2010. «Det er imidlertid ikke slik at gjennomsnittlig saksbehandlingstid har vært 11 måneder i disse sakene», het det. Da nettsidene ble oppdatert var «15 % av klagesakene som lå til behandling 11 måneder gamle eller eldre». Dette kunne skyldes at dokumenter måtte verifiseres, at vandelsforhold måtte avklares hos politiet og lignende. Majoriteten av klagene var imidlertid langt yngre. Saksbehandlingstiden ble beregnet på en annen måte enn tidligere, og direktoratet erkjente at informasjonen på nettsidene kunne synliggjøre bedre hvordan dette ble gjort.
Om foretatte prioriteringer het det blant annet:
«Det er ikke slik at klagesakene som kategori har blitt nedprioritert i 2010. Arbeidet med nytt regelverk og ressurssituasjonen har imidlertid i perioder ført til noe økning i saksbehandlingstiden. Utlendingsdirektoratet skal behandle alle saker uten ugrunnet opphold og forsøker ivareta alle deler av sin portefølje. Tilgjengelige ressurser, pålagte prioriteringer og saksomfang vil imidlertid kunne gi noe ulikt utslag i ulike deler av porteføljen i perioder.»
Fremtidig prioritering ble kommentert slik:
«Lang saksbehandlingstid er en belastning for våre brukere, og i utkast til UDI-strategi for perioden 2011 – 2014 er derfor kortere saksbehandlingstid løftet frem som et av tre strategiske hovedmål for perioden. Vi anser kortere ventetid for å være en viktig faktor i kvaliteten på UDIs saksbehandling. Vi arbeider derfor kontinuerlig med å forbedre våre arbeidsprosesser.»
I avsluttende brev 3. mars 2011 uttalte jeg:
«I svarbrevet 10. desember 2010 gir direktoratet enkelte opplysninger om beregning av saksbehandlingstid i saker om familieinnvandring og forekomsten av klagesaker eldre enn elleve måneder. Jeg har blant annet merket meg at flertallet av slike klagesaker «har blitt behandlet på vesentlig kortere tid» enn elleve måneder. Dette er en nyttig avklaring. Videre har jeg merket meg at «enkelte klager blir gamle, for eksempel der dokumenter må verifiseres, vi venter på avklaring av vandelsforhold hos politiet, eller liknende». Slike forhold som direktoratet ikke, eller i liten grad, rår over, vil naturlig nok forsinke klagebehandlingen. Hvor stor andel av klagesakene dette gjelder, sies det imidlertid ikke noe om. I behandlingen av enkeltsaker har jeg erfart at også tilsynelatende kurante klagesaker om familieinnvandring uten vesentlige nye opplysninger har blitt svært gamle i direktoratet før oversendelse til Utlendingsnemnda. Jeg er derfor usikker på om direktoratet har gode nok rutiner for å skille mellom klager som gir grunn til videre undersøkelser og klager som raskt kan ekspederes videre til klageinstansen.
For ordens skyld minner jeg om at underinstansen etter forvaltningsloven § 33 «skal foreta de undersøkelser klagen gir grunn til» og oversende dokumentene til klageinstansen «så snart saken er tilrettelagt». Saksbehandlingstiden særlig for søknader om familieinnvandring er til dels svært lang i dag, og direktoratet kjenner alle klagesakene fra før. Det må derfor kunne forventes at direktoratet raskt vurderer om innkomne klager gir grunn til videre saksbehandlingsskritt eller om saken kan oversendes nemnda. Det er ikke akseptabelt ut fra en rettslig vurdering at klager blir liggende ubehandlet over tid. Dette fører i dag til at enkelte søkere må vente to til tre år eller mer før søknaden om familieinnvandring blir endelig avgjort av Utlendingsnemnda.
Jeg har merket meg direktoratets målsetting om at «majoriteten av klagesakene skal være behandlet innen 6 måneder» innen årsskiftet 2010/2011, og at direktoratet pr. desember 2010 lå godt an i forhold til målet. Selv om dette vil være en forbedring, må direktoratet etter min mening sette seg høyere mål. Mange måneders behandlingstid i kjente klagesaker, der klagen ikke gir grunn til videre undersøkelser eller lignende, er for lenge.
Direktoratet opplyste i brevet at oppdatert informasjon om saksbehandlingstid ville bli lagt ut på direktoratets nettsider. Jeg kan imidlertid pr. i dag ikke se at opplysningene om forventet saksbehandlingstid i klagesaker på familieinnvandringsområdet er endret. Behandlingstiden er fortsatt oppgitt til elleve måneder, og det fremkommer således i alle fall ikke av denne informasjonen at situasjonen har bedret seg.
Når det gjelder prioritering av sakstyper, er det isolert sett forståelig at Utlendingsdirektoratet har fulgt opp de resultatkravene som fremgår av tildelingsbrevet fra departementet. En slik lojal etterlevelse av krav er i tråd med alminnelige styringsprinsipper. Prioritering av enkelte sakstyper vil som kjent føre til at andre oppgaver nødvendigvis blir nedprioritert. Det er direktoratets ansvar å påse at driften totalt sett er lovlig og forsvarlig, uavhengig av tildelingsbrev og andre styringssignaler. Manglende vurdering av innkomne klager innen rimelig tid vil rettslig sett være uholdbart og kan derfor ikke forsvares. Dersom stor grad av etterlevelse av resultatmål vil føre til en slik situasjon, er det naturlig at dette rapporteres til departementet. Det kan ikke forsvares at en politisk målsetting om prioritering av visse sakstyper leder til lovstridige eller rettslig sett tvilsomme forhold i deler av direktoratets porteføljeforvaltning.
Jeg har ellers merket meg at kortere saksbehandlingstid er et overordnet mål for direktoratet og at det pågår et kontinuerlig arbeid med å forbedre arbeidsprosessene. Også for 2010 var det en målsetting – den uttalte fremste målsettingen – å korte med saksbehandlingstiden, jf. årsrapport 2009, Tall og fakta. Dette ser direktoratet ut til å ha lykkes med på flere områder. For mange klagesaker har imidlertid utviklingen vært negativ.
Jeg vil fortsatt følge nøye med på direktoratets saksbehandlingstider på de ulike områdene. Saken gir ikke grunn til mer herfra nå.»