Sakens bakgrunn
A er indonesisk statsborger. Han søkte 16. mai 2018 om oppholdskort som familiemedlem til EØS-borger, B.
Utover automatiske meldinger (eMeldinger) om at saken fortsatt lå i kø, opplyste ikke UDI når svar kunne ventes etter at den lovbestemte saksbehandlingsfristen var oversittet. Heller ikke etter skriftlige purringer fikk A og B konkret informasjon om fremdriften i saken.
På vegne av A klaget B 29. november 2018 til ombudsmannen over lang behandlingstid og manglende informasjon under sakens gang.
Våre undersøkelser
I brev 25. januar 2019 ba vi UDI om å redegjøre for fremdriften i saken. Vi spurte blant annet om den samlede saksbehandlingstiden var forenlig med seksmånedersfristen i utlendingsloven § 118 fjerde ledd og hvilken informasjon A og B hadde fått om behandlingstiden underveis.
I brev 14. februar 2019 svarte UDI at søknaden ble mottatt hos politiet 16. mai 2018. Saken ble oversendt til UDI 24. mai 2018. UDI begynte å behandle saken 8. februar 2019, og innvilget søknaden 11. februar 2019. UDI mente at behandlingen ikke var i samsvar med utlendingsloven § 118 fjerde ledd, og beklaget dette.
UDI opplyste – i tråd med det som fremgår av deres nettsider – at forventet behandlingstid i saker om oppholdskort er seks måneder, selv om den lovbestemte fristen ikke overholdes i alle sakene. For å få ned restansene – slik at sakene kan behandles innenfor lovens behandlingsfrist – økte UDI ressursene på dette området fra januar 2019.
UDI ga uttrykk for at B fikk tilstrekkelig informasjon under sakens gang. Det ble vist til at B i perioden mai 2018 til januar 2019 fikk månedlige eMeldinger med informasjon om at saken (fortsatt) var til behandling. I et svar til B i desember 2018 orienterte UDI om at de på det tidspunktet behandlet søknader innkommet før 24. november 2017.
Ombudsmannens syn på saken
1. Behandlingstiden
Det følger av direktiv 2004/38/EF (unionsborgerdirektivet) artikkel 10 nr. 1 at oppholdskort til familiemedlem til en EØS-borger fra et land utenfor EØS-området skal utstedes innen seks måneder etter søknadstidspunktet. Bestemmelsen er gjennomført i norsk rett gjennom utlendingsloven § 118 fjerde ledd, der det fremgår at søknad om oppholdskort «avgjøres innen seks måneder etter at søknaden er levert».
Behandlingsfristen på seks måneder er – som det fremgår av blant annet SOM-2018-3193 – ikke en målsetning for gjennomsnittlig eller median saksbehandlingstid, men en frist som UDI er forpliktet til å overholde i hver enkelt sak.
As søknad ble fremsatt 16. mai 2018 og avgjort 11. februar 2019. Saksbehandlingen har dermed samlet sett tatt nesten ni måneder.
Søknaden ble ekspedert fra politiet til UDI 24. mai 2018. Som UDI har gitt uttrykk for i svaret hit, er politiets tidsbruk fra 16. mai 2018 akseptabel. UDI startet imidlertid behandlingen av saken først etter at ombudsmannen undersøkte saken skriftlig. På det tidspunktet hadde den ligget ubehandlet hos UDI i over åtte måneder. UDI har beklaget den lange behandlingstiden, og saken er nå ferdigbehandlet. Behandlingstiden i denne saken er ikke akseptabel og i strid med den lovbestemte absolutte fristen for behandlingen av slike saker.
2. Informasjon under sakens gang
Etter forvaltningsloven § 11 a andre ledd har forvaltningsorganet plikt til å gi et foreløpig svar dersom det ventes å ta «uforholdsmessig lang tid» før endelig svar vil kunne gis. I saker om enkeltvedtak skal det gis foreløpig svar hvis en henvendelse ikke kan besvares innen én måned, jf. § 11 a tredje ledd. God forvaltningsskikk tilsier at det foreløpige svaret om nødvendig følges opp med forsinkelsesmeldinger.
Som det fremgår av SOM-2018-3192, skal det som følge av den absolutte behandlingsfristen normalt ikke være nødvendig å sende forsinkelsesmeldinger i disse sakene. Dersom saksbehandlingen likevel trekker ut i tid, vil imidlertid partens behov for konkret informasjon underveis, være stort.
I ombudsmannens uttalelse 14. april 2016 (SOM-2015-2653) – som gjaldt utlendingsmyndighetenes behandlingstider for søknader om oppholdskort – ble kravene til innholdet i foreløpig svar og forsinkelsesmeldinger presisert. Ombudsmannen uttalte blant annet at forsinkelsesmeldinger bør gi informasjon om hvorfor saken er forsinket, og anslå når den kan forventes ferdigbehandlet. En henvisning til den generelle behandlingstiden angitt på UDIs nettsider er ikke tilstrekkelig hvis denne tiden alt er oversittet.
UDI har gitt uttrykk for at klageren har fått tilstrekkelig informasjon mens saken har vært til behandling. UDI har vist til at B fikk månedlige eMeldinger, med beskjed om at saken (fortsatt) er til behandling. I eMeldingene er det dessuten lenket til informasjon om behandlingstid på UDIs nettsider. Innholdet i disse automatiske meldingene er – som det fremgår av SOM-2018-3192 – ikke egnet til å gi søkerne tilstrekkelig informasjon i de tilfellene den lovbestemte fristen er oversittet.
B har opplyst at UDI har angitt ressursmangel som årsak til forsinkelsen når hun har ringt for å purre. Det burde være unødvendig av parten å måtte purre på svar for å få slik informasjon, som fortrinnsvis bør gis skriftlig, se SOM-2018-563. Etter at fristen var oversittet, har UDI verken skriftlig eller muntlig, gitt konkret informasjon om når saken kan forventes ferdigbehandlet. Ombudsmannen er derfor ikke enig med UDI i at A og B ble holdt tilstrekkelig orientert under sakens gang. Som ombudsmannen ga uttrykk for i SOM-2018-3193, trekker UDIs oppfatning dessuten i retning av at UDI ikke i nødvendig grad har tatt inn over seg innholdet i ombudsmannens uttalelse i SOM-2015-2653.
Søknaden er nå ferdigbehandlet av UDI, og ombudsmannen avslutter saken med disse merknadene, som UDI bes merke seg. Som UDI allerede er orientert om, vil ombudsmannen fortsette å følge med på UDIs behandlingstid – og den informasjon som gis partene underveis – i disse sakene.
Konklusjon
UDI brukte nesten ni måneder på å behandle saken. Dette er et brudd på utlendingslovens og EØS-rettens absolutte behandlingsfrist på seks måneder. Søkeren ble heller ikke holdt orientert om sakens fremdrift underveis på en tilfredsstillende måte.