Stillingen som assisterende fylkeslege i X fylke ble utlyst to ganger i 2007. A, som var en av to søkere da stillingen ble utlyst første gang i 2007, ble verken innkalt til intervju eller innstilt til stillingen. Da søkeren som var innstilt takket nei, ble stillingen utlyst på ny. Heller ikke denne gang ble A innkalt til intervju eller innstilt til stillingen. A hadde også vært søker til stillingen som assisterende fylkeslege sommeren 2006. Hun ble den gang innkalt til intervju, men ikke innstilt til stillingen.
I klagen til ombudsmannen viste A til at hun siden september 2006 hadde vært ansatt som assisterende fylkeslege i Y fylke. Hun hadde også i en periode vært konstituert fylkeslege, og fått gode tilbakemeldinger på dette arbeidet. Hun hadde også ved den siste søknaden i 2007 sendt med attester fra tidligere arbeidsforhold der hennes skriftlige og muntlige fremstillingsevne og sans for systematikk ble positivt beskrevet.
Hun stilte spørsmål om hennes høye alder var det egentlige motivet for at fylkesmannen ikke engang ville innkalle henne til intervju.
Tilsettingene ble tatt opp med fylkesmannen, som ble bedt om å gi en redegjørelse for den vurderingen som lå til grunn for avgjørelsen om at A ikke ble tilbudt stillingen som assisterende fylkeslege, verken i tiknytning til den første eller andre tilsettingsrunden i 2007. Det ble også spurt om hvorfor A ikke ble innkalt til intervju og om det var innhentet opplysninger om hennes arbeidsutførelse som assisterende fylkeslege i Y fylke.
Fylkesmannen viste til at det var lege med erfaring og kompetanse i somatisk spesialisthelsetjeneste «som var tyngstveiende behov» ved rekrutteringen av assisterende fylkeslege. Fylkesmannen opplyste at muntlig fremstillingsform er særlig viktig i tilsynet etter systemrevisjonsmetodikk. Det ble vist til begrunnelsen for å ikke innstille A som assisterende fylkeslege i 2006, der det gikk frem at hennes arbeidserfaring i spesialisthelsetjenesten lå langt tilbake i tid og at hennes muntlige fremstillingsform ikke ville gi den nødvendige grad av konsishet og systematikk som var ønskelig. Under henvisning til at det var den samme stillingen som ble utlyst i 2007, mente fylkesmannen at vurderingen fra 2006 var så fersk at det ikke var grunn til å revurdere den. Det ble også understreket at verken alder eller kjønn var blant kriteriene ved vurderingen.
A viste til at hennes relevante arbeidserfaring ikke lå vesentlig tilbake i tid i forhold til den innstilte Bs erfaring. Videre redegjorde hun for at hun gjennom sin tidligere ansettelse hos fylkeslegen i Z fylke, der hun deltok i etatens landsomfattende etterutdanning i samfunnsmedisin, samt den ferske erfaringen fra fylkeslegen i Y fylke, hadde vist «interesse for samfunnsmedisin». Hun mente fylkesmannen gjennom å se bort fra nyere dokumentasjon om samarbeidsevner og nyere yrkeserfaring, viste en klar uvilje til å revurdere det inntrykket av henne som var beskrevet etter intervjuet i 2006. Hun var også kritisk til at fylkesmannen hadde lagt liten vekt på den ferske erfaringen hun hadde fra arbeidet hos fylkeslegen i Y fylke og at fylkesmannen ikke hadde innhentet referanse derfra.
I en ny henvendelse herfra ble fylkesmannen bl.a. spurt om det var legitimt å legge betydelig vekt på at As «… arbeidserfaring fra spesialisthelsetjenesten ligger relativt langt tilbake i tid», slik utlysingsteksten var utformet. Videre ble det stilt flere spørsmål om intervjuet som ble gjennomført med A i 2006. Det ble også spurt om fylkesmannen i forbindelse med søknadene i 2007 hadde tatt kontakt med As daværende eller tidligere arbeidsgivere for å undersøke hvilke erfaringer disse hadde når det gjaldt hennes muntlige fremstillingsevne. Det ble spurt om fylkesmannen anså de undersøkelsene som ble gjort i forbindelse med søknadene i 2007 som tilstrekkelige.
Fylkesmannen erkjente at annonseteksten i 2007 burde vært mer presist utformet. Videre ble det redegjort for gjennomføringen av intervjuet med klageren i 2006 og gjentatt at det på bakgrunn av dette ikke ble funnet grunn til å gjenta intervju i 2007.
Ved avslutningen av saken uttalte jeg:
«1. Utlysingstekst og kvalifikasjonskrav
Målet i en tilsettingssak er å finne frem til den søkeren som etter en samlet vurdering er best egnet til å utføre de oppgaver som er lagt til stillingen. Utgangspunktet for vurderingen skal tas i kvalifikasjonskravene i utlysingsteksten og eventuelle lov- og avtalefestede krav. Videre vil utdanning, praksis og personlige egenskaper stå sentralt. Det er arbeidsgiveren som er nærmest til å kjenne virksomhetens behov, og så lenge de kvalifikasjonene som er vektlagt fremstår som saklige og vurderingene ligger innenfor grensene for forvaltningsskjønnet, vil ombudsmannen i stor grad måtte legge til grunn de kompetansekravene arbeidsgiveren selv mener er dekkende og formålstjenlig for vedkommende stilling. Jeg kan derfor vanskelig kritisere at fylkesmannen la avgjørende vekt på å søke å finne frem til en søker med relevant erfaring og kompetanse i somatisk spesialisthelsetjeneste.
Hovedhensynet bak kvalifikasjonsprinsippet er å sikre at forvaltningen rekrutterer personer med best mulig ferdigheter og kompetanse i forhold til de oppgavene som skal løses. I arbeidet med å finne den best kvalifiserte søkeren, er utlysingsteksten et viktig redskap. Utlysingsteksten må gi en dekkende beskrivelse av stillingen som blir kunngjort, og av hva slags kompetanse som vil bli særlig vektlagt ved vurderingen av søkernes kvalifikasjoner. Dette for å sikre at tilsettingsmyndigheten får en best og størst mulig søkermasse å velge blant. Utlysningsteksten skal også bidra til å legge grunnlaget for en saklig tilsettingsprosess. Tilsettingsmyndigheten vil i stor grad være bundet av den utlysingsteksten som blir benyttet, da det først og fremst er de kravene som fremgår av denne, som skal vektlegges ved vurderingen av søkernes kvalifikasjoner. Finner tilsettingsmyndigheten at teksten er mangelfull, for eksempel ved at ikke alle sentrale krav til søkerne er oppgitt, må stillingen som hovedregel lyses ut på nytt med endrede kvalifikasjonskrav.
Fylkesmannen har erkjent at utlysingsteksten «burde vært utformet presist», noe jeg er enig i. I utlysingsteksten til stillingen som assisterende fylkeslege, var det ikke oppstilt noe krav om at søkerne skulle ha erfaring og kompetanse i somatisk spesialisthelsetjeneste eller at denne erfaringen måtte være av nyere dato. Det var riktignok opplyst at det «søkes særlig» etter dette – på samme måte som det ble søkt «særlig» etter leger med interesse for samfunnsmedisin. Samtidig het det i utlysingsteksten at «… også leger med annen tjenestebakgrunn er velkomne til å søke».
Ut fra ordlyden i utlysingsteksten, syntes derfor A å være faglig kvalifisert for stillingen. Dersom fylkesmannen mente at det bare var søkere med nyere erfaring i somatisk spesialisthelsetjeneste som kunne være aktuelle til stillingen som assisterende fylkeslege, burde dette ha fremgått uttrykkelig av utlysingsteksten. Likeledes skulle stillingen ha vært utlyst på nytt med endrede kvalifikasjonskrav, dersom nyere erfaring i somatisk spesialisthelsetjeneste var et avgjørende krav for stillingen.
At slik ny utlysing ikke ble gjennomført, samtidig som A ikke ble vurdert som faglig kvalifisert for stillingen fordi hun ikke hadde nyere erfaring og kompetanse i somatisk spesialisthelsetjeneste, er følgelig en saksbehandlingsfeil.
2. Sakens opplysning
Som begrunnelse for at A ikke ble innkalt til intervju eller innstilt til stillingene i 2007, har fylkesmannen vist til at intervjuteamet i 2006 vurderte det slik at hennes muntlige fremstillingsform ikke ville gi den nødvendige grad av konsishet og systematikk som var ønskelig i nettopp denne stillingen (i systemtilsyn med spesialisthelsetjeneste).
I begge innstillingene i 2007 er det benyttet nøyaktig samme formuleringer om As egenskaper, som i intervjureferatet fra 2006. Fylkesmannen har opplyst at det ikke var aktuelt å innkalle klageren til intervju i 2007, fordi intervjuet fra 2006 var så ferskt.
Tilsetting i en offentlig stilling er et enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven 10. februar 1967 § 2 annet ledd første punktum, og tilsettingsorganet har plikt til å «påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes», jf. forvaltningsloven § 17 første ledd første punktum. Dette betyr at forvaltningsorganet har et selvstendig ansvar for å påse at saken er tilstrekkelig opplyst før tilsettingsvedtaket treffes. Utredningsplikten innebærer etter omstendighetene også en plikt for forvaltningsorganet til å innhente opplysninger gjennom egne undersøkelser, for eksempel ved avholdelse av intervju eller innhenting av referanser. Det kan ikke oppstilles en generell plikt til å innkalle alle formelt kvalifiserte søkere til intervju. Derimot vil intervju av aktuelle søkere normalt være et egnet middel til å bidra til sakens opplysning.
I denne saken har A imøtegått det inntrykket av hennes muntlige fremstillingsevne og systematikk som ble beskrevet etter intervjuet i 2006. Ved 3. gangs utlysing av stillingen som assisterende fylkeslege la hun dessuten ved attester som ga positive beskrivelser av hennes egenskaper innenfor disse områdene. Videre hadde klageren i tiden etter siste intervju innehatt en tilsvarende stilling hos fylkeslegen i Y. Disse omstendighetene ga fylkesmannen en særlig oppfordring til å innkalle henne til nytt intervju. Selv om fylkesmannen i denne saken hadde kjennskap til A fra tidligere stillingsintervju, kunne et nytt intervju ha bidratt til å utdype og klargjøre hennes reelle kvalifikasjoner. I tillegg til muligheten for at tilsettingsorganet ville kunne vurdere hennes egenskaper på en annen måte enn i 2006, kunne det også være at hennes muntlige fremstillingsevne og systematiske egenskaper faktisk var annerledes nå.
Slik saken er opplyst, er det videre ingenting som tyder på at fylkesmannen tok kontakt med noen av de referansene som klageren oppga, heller ikke referansen fra hennes stilling som assisterende fylkeslege hos Fylkesmannen i Y, der hun altså hadde vært ansatt i tiden etter intervjuet i 2006.
Jeg har tidligere uttalt at det i situasjoner der klageren oppfyller de formelle kvalifikasjonskravene i utlysingsteksten, kreves klare holdepunkter for å konkludere med at klageren ikke er kvalifisert ut fra en vurdering av klagerens personlige egenskaper (Somb-2007-20). Når fylkesmannen i den foreliggende saken verken innkalte A til nytt intervju eller kontaktet referanser, er det samlet sett begrunnet tvil knyttet til om tilsettingssakene i 2007 var tilstrekkelig opplyst med hensyn til As personlige egenskaper.
3. Oppsummering
Det var en saksbehandlingsfeil at stillingen ikke ble lyst ut på nytt med endrede kvalifikasjonskrav, samtidig som A ikke ble vurdert som faglig kvalifisert for stillingen. Videre var sakene ikke tilstrekkelig opplyst med hensyn til As personlige egenskaper. Unnlatelsen av å forholde seg korrekt til utlysingsteksten og saksbehandlingen for øvrig svekker tilliten til de avgjørelsene som ble truffet og gir grunnlag for en mistanke om at avgjørelsene ble bygget på utenforliggende eller usaklige hensyn.
Tilsettingene er gjennomført, og min undersøkelse av klagen får ingen konsekvenser for de avgjørelsene tilsettingsmyndigheten har truffet. Jeg ber imidlertid om at fylkesmannen innretter behandlingen av fremtidige tilsettingssaker i tråd med mine synspunkter i denne saken.»