På bakgrunn av en konkret klagesak ble Strand kommunes klagebehandling av saker om startlån tatt opp med kommunen. Utfallet av klagebehandlingen i den konkrete klagesaken lød slik:
«Klagen sendes i retur.
Klageutvalget i Strand har behandlet din klage og fant ikke grunn til å omgjøre vedtak fattet av Strand kommune/Nav Strand.
Klageutvalgets vedtak er endelig og kan ikke påklages videre, og saken er derfor avsluttet hos oss.»
Det ble opplyst fra Nav Strand at det ikke forelå ytterligere dokumentasjon fra klageutvalget, og at klageren heller ikke hadde fått andre dokumenter fra klagebehandlingen. Det ble videre opplyst at dette er rutiner som følges i saker om startlån.
Strand kommune ble bedt om å opplyse om forvaltningsloven 10. februar 1967 ble fulgt ved behandlingen av saker om startlån. Det ble særlig vist til §§ 23-27, 33 og 34.
Det ble videre bedt redegjort for klagebehandlingen av saker om startlån. Herunder ble det bedt opplyst om kommunen utarbeider og oversender innstilling til klageutvalget og om klageren får kopi av innstillingen. Videre ble det bedt redegjort nærmere for klageutvalgets arbeid, hvordan klageutvalget er sammensatt og om informasjon om dette blir gitt til klagerne. Det ble også stilt spørsmål om hvordan vedtakets innhold, herunder dato for vedtaket, blir formidlet til klagerne.
I svaret redegjorde Strand kommune for ordningen med startlån. Det ble vist til at eventuelle klager blir mottatt av saksbehandler i administrasjonen. Der blir det vurdert om det foreligger nye opplysninger som tilsier at vedtaket bør omgjøres. Dersom administrasjonen ikke omgjør vedtaket, blir det sendt nytt skriftlig vedtak (fra administrasjonen) med begrunnelse, samt informasjon om at klagen blir sendt videre til klageutvalget. Strand kommune uttalte videre:
«Etter at klageutvalget har ferdigbehandlet klagen blir det gitt melding til saksbehandler i administrasjonen som sender skriftlig melding videre til klager vedlagt møtebok fra klageutvalget. Møteboken inneholder ikke begrunnelsen for at avslaget opprettholdes. Klager har allerede ved vedtak etter vurdering av klage fått en skriftlig begrunnelse for hvorfor klagen ikke imøtekommes.»
Om administrasjonens behandling av klagen uttalte Strand kommune at nye opplysninger blir innhentet, og at saksbehandler utarbeider og oversender administrasjonens innstilling til klageutvalget. Videre:
«Det har ikke vært en prosedyre i Strand kommune å sende ut til klageren saksfremstillingen som går til klageutvalget. Dette gjelder ikke bare klage over avslag på søknad om startlån, men også andre saker for klageutvalget.
Strand kommune vil for ettertiden, i skriv som blir sendt klager etter vurdering av klagen, skriftlig informere om at dersom en ønsker å se saksfremstillingen som går til klageutvalget, kan en ta kontakt og denne vil bli sendt klager så snart den er klar.»
Kommunen opplyste videre at klageutvalget er satt sammen av fem politikere oppnevnt av kommunestyret.
Ved avslutningen av saken uttalte jeg:
«1. Saksforberedelse i klagesak
Det følger av forvaltningsloven 10. februar 1967 § 32 at erklæring om klage skal fremsettes for det forvaltningsorgan som har truffet vedtaket (underinstansen). Underinstansen skal foreta de undersøkelser klagen gir grunn til, og kan oppheve eller endre vedtaket dersom den finner klagen begrunnet. Dersom vilkårene for å behandle klagen ikke foreligger, skal underinstansen avvise saken, jf. § 33 annet ledd. Blir det ikke fattet avgjørelse som nevnt i annet ledd, skal sakens dokumenter sendes klageinstansen så snart saken er tilrettelagt.
I brev hit har Strand kommune redegjort for saksforberedelsen ved klagesak:
«Dersom administrasjonen ikke finner å kunne omgjøre vedtaket blir det i henhold til forvaltningslovens § 23-27 sendt nytt skriftlig vedtak, med begrunnelse.»
Etter forvaltningsloven § 33 skal ikke underinstansen fatte nytt vedtak etter å ha mottatt klage, med mindre det fattes avgjørelse som nevnt i § 33 annet ledd. Videre gjør jeg oppmerksom på inhabilitetsreglene i kommuneloven 25. september 1992 nr. 107 § 40 tredje ledd bokstav c:
«Ved behandling av klager etter forvaltningsloven § 28 andre ledd er ansatte eller folkevalgte som var med på å treffe det påklagede vedtak, eller som medvirket ved tilretteleggelsen av grunnlaget for dette, inhabile ved klageinstansens behandling av saken og ved tilretteleggelsen av saken for klageinstansen.»
Dette innebærer at det må gjøres et skille mellom klagesaksforberedelsen i underinstansen og klagesaksforberedelsen i klageinstansen. Saksbehandleren i underinstansen kan vurdere klagen og utarbeide en redegjørelse for underinstansens syn på saken, men kan ikke tilrettelegge saken for klageinstansen. Å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse omfatter enhver deltakelse i saksbehandlingsprosessen, jf. Overå og Bernt, Kommuneloven med kommentarer (4. utg. 2006), s. 318. Dette må også innebære at saksbehandleren fra underinstansen ikke kan delta i klageutvalgets møter.
2. Begrunnelse m.m.
I forvaltningsloven § 24 er det bestemt at enkeltvedtak skal grunngis. Det følger videre av bestemmelsens annet ledd at forvaltningsorganet under visse betingelser kan la være å gi samtidig begrunnelse i «andre saker enn klagesaker». Av dette følger at det alltid skal gis samtidig begrunnelse i klagesaker (med mindre unntakene i tredje ledd eller i forskrift i medhold av fjerde ledd gjør seg gjeldende). Begrunnelsen skal gis av det organ som treffer vedtaket.
Strand kommune har opplyst at klagere ikke får begrunnelse fra klageutvalget. Det er vist til at det gis begrunnelse i nytt vedtak når administrasjonen har vurdert klagen. Dette er ikke i samsvar med reglene i forvaltningsloven § 24. Selv om administrasjonen begrunner overfor klagere hvorfor den mener at klagen ikke kan føre frem, må begrunnelse også fremgå av klageutvalgets vedtak. Hensynet til grundighet og nøyaktighet i forvaltningen og forståelse fra partens side for at avgjørelsen er riktig, er noen av hensynene som ligger bak plikten til begrunnelse. Klageutvalgets unnlatelse av å begrunne vedtak kan medføre dårligere rettssikkerhet for søkere. Jeg viser også til forvaltningsloven § 34, der det fremgår at klageinstansen kan prøve alle sider av saken og herunder ta hensyn til nye omstendigheter. Klageutvalgets avgjørelse kan derfor være basert på et annet grunnlag enn administrasjonens, noe som viser at en egen begrunnelse fra klageutvalget er påkrevd.
Strand kommune har oversendt hit flere eksempler på vedtak fra klageutvalget. Det fremgår av vedtakene at avgjørelsene er tatt av klageutvalget, men ikke hvem som sitter i utvalget. Det kan heller ikke ses at slik informasjon fremgår på Strand kommunes hjemmeside. For at klagerne skal kunne vurdere om de lovfestede kravene til habilitet i forvaltningsloven kapittel II er oppfylt, må det fremgå av vedtaket hvem som sitter i klageutvalget, eventuelt bør informasjonen være lett tilgjengelig på internett. Det vil bidra til å sikre at publikum har tillit til at saksbehandlingen foretas av habile tjenestemenn. I det minste må det være mulig for klagere å få opplyst navnene på klageutvalgets medlemmer ved henvendelse til kommunen. Noe annet vil være i strid med god forvaltningsskikk.
3. Oversendelse av saksframstilling til klagere
Forvaltningsloven § 33 fjerde ledd annet punktum lyder slik:
«Dersom underinstansen gir til klageinstansen uttalelse som partene kan kreve å få se uten hinder av § 19, skal den sende kopi til partene med mindre Kongen er klageinstans.»
Strand kommune har opplyst i brev hit at kommunen for ettertiden vil informere klagere om at de kan ta kontakt dersom de ønsker å få tilsendt saksframstillingen som går til klageutvalget. Dette er ikke tilstrekkelig i forhold til forvaltningsloven § 33 fjerde ledd. Kopi av saksframstillingen skal sendes partene uoppfordret.
4. Konklusjon
Jeg ber om at Strand kommune endrer sine rutiner for klagesaksbehandling, slik at de blir i samsvar med forvaltningsloven, kommuneloven og god forvaltningsskikk for øvrig. Kommunen bes holde meg orientert om dette arbeidet.»
Kommunen var enig i og tok til etterretning ombudsmannens uttalelse. I brev til ombudsmannen opplyste kommunen at den hadde lagt om rutiner og prosedyren for klagebehandling av saker om startlån. De nye rutinene ble beskrevet, og det ble blant annet vist til at saker om startlån ikke lenger tilrettelegges for klageinstansen av saksbehandleren fra underinstansen. Videre ble det vist til at vedtaket i klageutvalget alltid begrunnes.