Sen klagesaksbehandling i byggesak i Bergen kommune

Saken gjelder Bergen kommunes forberedende klagesaksbehandling i en byggesak. Det tok over to år fra klagen ble fremmet til kommunen oversendte klagen til Fylkesmannen i Hordaland for endelig avgjørelse. Saksbehandlingstiden ved den forberedende klagesaksbehandlingen var vesentlig mye lenger enn fristen i byggesaksforskriften § 7-1 første ledd bokstav c om at klager skal forberedes av kommunen og oversendes til klageinstansen så snart saken er tilrettelagt, og senest innen åtte uker.

Også den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden for klager i byggesaker i Bergen kommune er vesentlig mye lenger enn åtte uker. Særlig er saksbehandlingstiden for klager med politisk behandling uakseptabel lang. Brudd på fristen i byggesaksforskriften § 7-1 første ledd bokstav c medfører ikke rettsvirkninger, men det betyr ikke at brudd på fristen er mindre alvorlig. Kommunen har et ansvar for å behandle klager innen fristen. Ombudsmannen ber om en tilbakemelding fra Bergen kommune om status for restanser og saksbehandlingstid i byggesaksklager innen 1. januar 2019.

Sakens bakgrunn

Saken gjelder Bergen kommunes saksbehandlingstid ved den forberedende klagebehandlingen av A idrettslags klage 9. mai 2016 på kommunens vedtak 15. april 2016 om rammetillatelse til barnehage på gnr 13 bnr 681.

Advokat Dag Nødtvedt brakte saken inn for ombudsmannen 13. februar 2018. På vegne av idrettslaget klaget han på at den forberedende klagebehandlingen i kommunen fortsatt ikke var ferdigstilt.

Ombudsmannens undersøkelser

I telefonsamtale 1. mars 2018 bekreftet Bergen kommune at klagen 9. mai 2016 fra idrettslaget ikke var behandlet ennå. Ombudsmannen besluttet derfor å undersøke saken nærmere.

I brev til Bergen kommune 1. mars 2018 ba ombudsmannen om en nærmere redegjørelse for kommunens behandling av idrettslagets klage. Ombudsmannen spurte om årsaken til at klagen ikke var behandlet og når idrettslaget kunne forvente at kommunen ferdigstilte den forberedende klagesaksbehandlingen. Avslutningsvis ba ombudsmannen kommunen redegjøre for gjeldende saksbehandlingstid i klagesaker.

Kommunen svarte i brev 13. april 2018 etter at ombudsmannen hadde purret på svar i brev 3. april 2018. Kommunen svarte blant annet:

«Bergen kommune har forsøkt å finne måter å kompensere idrettslaget på i den perioden saken har ligget i bero. Det har vært kontakt mellom idrettslaget og politisk nivå i kommunen for å finne løsninger. Dette arbeides det videre med. Kommunen erkjenner at dette kunne ha vært gjort uavhengig av at klagesaken ble behandlet. Klagesaken vil bli behandlet i første møte i Komite for miljø og byutvikling.»

Ombudsmannen fant grunn til å ta saken opp med Bergen kommune på nytt. I brev 7. mai 2018 påpekte ombudsmannen at det ikke fremgikk av kommunens svar når neste møte i Komité for miljø og byutvikling var og at kommunen ikke hadde redegjort for årsaken til at klagen ikke var behandlet tidligere. Dersom klagen var behandlet i komitéen, ba ombudsmannen kommunen opplyse om saken var oversendt til Fylkesmannen i Hordaland for endelig avgjørelse, eventuelt når saken ville bli oversendt. Avslutningsvis ba ombudsmannen på nytt om en redegjørelse for gjeldende saksbehandlingstid i klagesaker.

Ombudsmannen mottok ikke svar fra Bergen kommune innen fristen og sendte en skriftlig påminnelse med ny svarfrist i brev 1. juni 2018. Kommunens tilbakemelding ble deretter etterlyst i brev 6. juni 2018. Heller ikke svarfristen i dette brevet ble overholdt og i brev 19. juni 2018 sendte ombudsmannen en ny påminnelse til Bergen kommune. Ombudsmannen opplyste at kommunens svar måtte gis innen 26. juni 2018 og minnet kommunen på at Stortinget har forutsatt at ombudsmannens henvendelser skal gis prioritet i forvaltningen.

Ombudsmannen tok deretter kontakt med Bergen kommune og i telefonsamtale 26. juni 2018 opplyste kommunen at de ikke hadde besvart ombudsmannens brev 7. mai 2018 ennå. Kommunen viste til at saksbehandler for brevet og de tre purringene fra ombudsmannen hadde sluttet, at kommunen for tiden opplevde problemer med saksbehandlingssystemet sitt, og at brevene derfor ikke var blitt fulgt opp. Kommunen opplyste videre at det på grunn av ferieavvikling ikke ville være mulig å gi et svar i løpet av sommeren. Ombudsmannen innvilget fristutsettelse til 3. august 2018.

Bergen kommune svarte i brev 30. juli 2018 og opplyste at Komité for miljø og byutvikling behandlet idrettslagets klage 9. mai 2015 i møte 7. juni 2018 og vedtok ikke å ta klagen til følge. Videre opplyste kommunen at saken ble oversendt til Fylkesmannen i Hordaland 27. juni 2018. Ombudsmannen har imidlertid mottatt kopi av kommunens oversendelsesbrev til Fylkesmannen som er datert 17. juli 2018.Under redegjørelsen for saksgangen opplyste kommunen at klagen ble oversendt til politisk behandling første gang 10. september 2016 og fremmet for Komité for miljø og byutvikling i møte 9. februar 2017, men at saken ble sendt tilbake for nærmere avklaringer av eventuelle avbøtende tiltak for idrettslaget i forbindelse med byggesaken. Kommunen opplyste at det i etterkant ble avholdt administrative og politiske møter for å se på mulighetene for å finne løsninger på ulempene for idrettslaget. Videre skrev kommunen at «[s]om beskrevet i forrige henvendelse av 13.04.2018 til Sivilombudsmannen, erkjenner kommunen at behandlingen av spørsmålet om avbøtende tiltak for idrettslaget kunne ha vært gjort uavhengig av at klagesaken ble behandlet, og at klagesaken derfor kunne vært behandlet på et langt tidligere tidspunkt.»

Om gjeldende saksbehandlingstid for klagesaker skrev kommunen følgende:

«Saksbehandlingstiden i 2018 for klagesaker i byggesaker som undergis en politisk behandling, og behandles av Komite for miljø og byutvikling er 48 uker fra klagen er mottatt til vedtak foreligger i komiteen. På grunn av ressurssituasjonen som følge av sykemeldinger og permisjoner har saksbehandlingstiden økt betydelig i siste halvår 2017 og første halvår 2018. Ressurssituasjonen har bedret seg fra juni 2018, og det settes inn ressurser for å arbeide ned de restanser som har bygget seg opp, og dermed også redusere den totale saksbehandlingstid.

For saker i byggesaker som ikke sendes til politisk behandling er saksbehandlingstiden 13,5 uker.»

Advokat Nødtvedt kom ikke med merknader til kommunens brev på vegne av idrettslaget.

Ombudsmannens syn på saken

Etter forvaltningsloven § 11a første ledd skal forvaltningsorganet «forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold». I tillegg er det gitt egne frister for kommunens forberedende klagebehandling i byggesaksforskriften (SAK10) § 7-1 første ledd bokstav c:

«Klage skal forberedes av kommunen og oversendes til klageinstansen så snart saken er tilrettelagt, og senest innen 8 uker. Samme frist gjelder der kommunen tar klagen helt til følge og fatter et nytt vedtak. Fristen gjelder for klage i alle byggesaker, herunder klage i byggesaker der tiltaket krever dispensasjon fra bestemmelser gitt i eller med hjemmel i plan- og bygningsloven.»

I møte 7. juni 2018 avgjorde Komite for miljø og byutvikling idrettslagets klage 9. mai 2016. Saken ble deretter oversendt til Fylkesmannen i Hordaland 17. juli 2018. Kommunens saksbehandlingstid avviker dermed vesentlig fra fristen på åtte uker. Som begrunnelse for den lange saksbehandlingstiden har kommunen vist til at det er forsøkt å finne måter å kompensere idrettslaget på. Som kommunen også erkjenner, skulle klagen imidlertid vært behandlet uavhengig av diskusjonen rundt kompenserende tiltak og på et «langt tidligere tidspunkt».

Ettersom kommunens forberedende klagesaksbehandling nå har fått en endelig avslutning og kommunen erkjenner at saksbehandlingstiden har vært for lang, avslutter ombudsmannen sine undersøkelser av kommunens saksbehandlingstid i denne saken.

Kommunen har opplyst at gjennomsnittlig saksbehandlingstid i 2018 er 48 uker for klager som blir behandlet politisk og 13,5 uker for saker som ikke sendes til politisk behandling. Den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden er således vesentlig lenger enn kravet i SAK10 § 7-1 første ledd bokstav c. Særlig er saksbehandlingstiden for klager med politisk behandling uakseptabel lang. Brudd på fristen i SAK10 § 7-1 første ledd bokstav c medfører ikke rettsvirkninger, men dette betyr ikke at brudd på fristen er mindre alvorlig. Kommunen har et ansvar for å behandle sakene innenfor den fastsatte fristen, jf. innledningen til SAK10 § 7-1 i Direktoratet for byggekvalitets veileder. Det er dermed nødvendig og positivt at kommunen skal iverksette tiltak for å redusere den totale saksbehandlingstiden for byggesaksklager. Ombudsmannen finner også grunn til å minne om uttalelsen 22. november 2013 (SOM-2013-964), hvor ombudsmannen la til grunn at differansen mellom tidsfristen i byggesaksforskriften og den gjennomsnittlige behandlingstiden for byggesaksklager med politisk behandling var

uakseptabel stor i Bergen kommune. I uttalelsen kommenterte ikke ombudsmannen hvordan kommunen skulle organisere klagesaksbehandlingen, herunder om politisk behandling skulle inngå, men anbefalte Bergen kommune å iverksette tiltak for å oppfylle byggesaksforskriften. Ombudsmannen opprettholder dette standpunktet. Det forutsettes at kommunen nå følger opp og iverksetter nødvendige tiltak slik at gjeldende saksbehandlingsfrister blir overholdt.

Ombudsmannen ber om en tilbakemelding fra Bergen kommune om status for restanser og saksbehandlingstid i byggesaksklager innen 1. januar 2019.

Avslutningsvis finner ombudsmannen grunn til å minne Bergen kommune på at Stortinget har forutsatt at ombudsmannens henvendelser skal gis prioritet i forvaltningen. I denne saken har ombudsmannen måtte sende flere skriftlige purringer til kommunen for å få svar. Jeg forutsetter at kommunen i fremtiden svarer på ombudsmannens henvendelser innen de frister som er gitt.