Sakens bakgrunn
Oslo kommune vann- og avløpsetaten vedtok at As private vann- og avløpsanlegg i Oslo måtte skiftes ut. A påklaget vedtaket, og engasjerte firmaet B i klageprosessen. Bistanden besto etter det opplyste i hjelp til å utforme klagen, samt en gjennomgang av materialet som lå til grunn for etatens opprinnelige vedtak, herunder en rapport som var utarbeidet av C. Klagen førte frem, og vann- og avløpsetaten fattet nye vedtak til As gunst, blant annet med følge at As anlegg ikke lenger måtte skiftes ut.
A fremmet krav om dekning av de sakskostnadene han hadde pådratt seg ved å engasjere konsulentselskapet B, og krevde dekket 11,5 timer bistand til timesats kr 1810, eksklusiv merverdiavgift. Oslo kommune vann- og avløpsetaten kom til at A hadde krav på å få dekket deler av beløpet. Etaten hadde ingen innvendinger til timeforbruket, men fant timeprisen urimelig høy og halverte satsen. A påklaget etatens vedtak. Oslo kommune vann- og avløpsetaten fastholdt vedtaket og sendte det til Oslo kommunes klagenemnd for endelig avgjørelse.
Klagen førte ikke frem, og klagenemnda stadfestet Oslo kommune vann- og avløpsetatens vedtak. Fra klagenemndas vedtak gjengis:
«Klagenemnda har ingen bemerkninger til timeforbruket som er oppgitt til 11,5 timer til sammen fordelt på de to fakturaene. Det er derimot timesatsen på kr 1810,- eks. mva som synes urimelig høy i dette tilfellet, spesielt med tanke på at det ikke er knyttet kontorutgifter m.v. til arbeidet. Denne vurderingen er gjort basert på Advokatforeningens bransjeundersøkelse for 2009 som viser at gjennomsnittlig utfakturert timepris for advokater i Oslo var kr 1319,-. Klagenemnda mener en halvering av timesatsen synes rimelig og berettiget på bakgrunn av at klagers medhjelper er ikke-praktiserende jurist som ikke synes å drive advokatvirksomhet med tilknyttede driftskostnader. Det er derfor rimelig at vedkommende tilkjennes et beløp som ligger under gjennomsnittlig timepris for advokater i Oslo i 2009».
Klager brakte saken inn for ombudsmannen.
Undersøkelsene herfra
Det ble besluttet å undersøke saken nærmere. I brev fra mitt kontor ble det blant annet bedt om en rettslig begrunnelse for hvorfor timesatsen ble redusert som følge av at konsulentselskapet ikke drev advokatvirksomhet.
Til dette svarte klagenemnda blant annet:
«Som et generelt utgangspunkt kan timesats og timeforbruk i noen grad ses i sammenheng. En høy timesats kan begrunnes ut fra at vedkommende som yter tjenesten kan gjøre arbeidet raskere enn en gjennomsnittlig advokat eller rettshjelper. Klagenemnda har derfor lagt til grunn en vurdering av om saken er av en slik vanskelighetsgrad at beløpet totalt fremstår som rimelig.
Isolert er timesatsen på kr 1 810 eks. mva svært høy. Den er allerede høy sammenlignet med en gjennomsnittlig timesats for advokater i Oslo, kr 1 319. En så høy timepris, som det er snakk om her, tilsier etter klagenemndas mening at det er holdepunkter for at konsulenten besitter en særskilt kompetanse.
Selskapet som har ytt bistand, B har ifølge Brønnøysundregistrene ikke hatt andre salgsinntekter enn juridisk bistand til denne ene klageren i 2008 og 2009. Selskapet har dessuten til formål å gi rådgivning innen elektronikk – ikke å gi juridisk bistand. Det er ingen opplysninger i saken om at vedkommende er en aktør på markedet som er ettertraktet for sin ekspertise innen forvaltningsklager eller lignende saker.
Slik saken er opplyst, foreligger det derfor ingen holdepunkter for at konsulenten(selskapet) har noen særskilt kompetanse som tilsier en så høy timepris.»
I undersøkelsene ble det videre stilt spørsmål om gjennomgangen av rapporten som lå til grunn for Oslo kommune vann- og avløpsetatens opprinnelige vedtak krevde teknisk kompetanse, og om dette i så fall var hensyntatt i vurderingen av om kr 1810 utgjorde en urimelig høy timepris. Klagenemnda svarte blant annet:
«Ved en gjennomgang av rapporten er det etter klagenemndas syn en fordel å inneha kompetanse innen type renseløsninger og type renseanlegg for helårsboliger.
Klagenemnda har hensyntatt dette ved imøtekommelsen av deler av sakskostnadene. Imidlertid er det lagt vekt på at B i følge Brønnøysundregistrene har oppgitt at formålet er å gi rådgivning innen elektronikk og ikke renseløsninger som sådan. Etter klagenemndas mening utgjorde derfor kr 1810 i dette tilfelle en urimelig høy timepris.»
Endelig ble det bedt om en kort redegjørelse for hvorfor klagesaksbehandlingstiden var omlag tre år. Det ble også spurt om dette er normal saksbehandlingstid i denne type saker. Til spørsmålet svarte klagenemnda:
«Klagesaksbehandlingstiden har beklageligvis i denne saken vært lang. Dette skyldes i det vesentlige utskiftning av saksbehandlere hos klagenemndas faglige sekretariat (Byrådsavdeling for miljø og samferdsel). Saken med sin omfattende mengde av dokumenter har krevd tid å sette seg inn i. Det gjøres nå forsøk i Byrådsavdelingen på å korte ned på saksbehandlingstiden med det mål å unngå at noen sak skal ta så lang tid.»
Klager fikk deretter anledning til å kommentere klagenemndas svar.
Mitt syn på saken
Forvaltningsloven 10. februar 1967 § 36 første ledd lyder:
«Når et vedtak blir endret til gunst for en part, skal han tilkjennes dekning for vesentlige kostnader som har vært nødvendige for å få endret vedtaket, med mindre endringen skyldes partens eget forhold eller forhold utenfor partens og forvaltningens kontroll, eller andre særlige forhold taler mot det.»
Utgangspunktet er at en part som får endret et vedtak til gunst for seg har rettskrav på å få dekket vesentlige kostnader som var nødvendige for å få omgjort vedtaket. I denne saken er det ikke omtvistet at vedtakene ble endret til klagers gunst, eller at kostnadene var vesentlige. Spørsmålet er om klagenemnda hadde anledning til å redusere timesatsen som følge av at kostnadene ikke var «nødvendige» i lovens forstand.
Jeg har i flere tidligere saker uttalt at man i vurderingen av om kostnadene var nødvendige skal ta utgangspunkt i partens subjektive oppfatning. Om kostnadene er nødvendige må avgjøres etter en konkret vurdering. I vurderingen skal det legges vesentlig vekt på hva parten selv og dennes advokat med rimelighet har oppfattet som naturlige tiltak. Det er likevel ikke slik at parten alene kan avgjøre hva som kan kreves dekket. I så tilfelle ville lovens begrensning til nødvendige kostnader ikke ha vært reell. Det er kun utgifter til tiltak som parten med rimelighet kunne anse som formålstjenlige som er omfattet av bestemmelsen.
Kravet om at kostnadene skal være nødvendige må antas å gjelde både timesats og timeforbruk. Klagenemnda hadde ingen bemerkninger til timeforbruket i denne saken. Hvis timesatsen som kreves dekket klart ligger urimelig høyt, må forvaltningen ha anledning til å gripe inn.
Selv om rettsanvendelsen i vurderingen av hva som er nødvendige utgifter må innebære en stor grad av skjønn, gir loven likevel ikke forvaltningen fritt skjønn til å fastsette medhjelperens timesats. Det må foretas en konkret vurdering av hva som er en klart urimelig høy timepris, der blant annet medhjelperens ordinære timesats og timesatsen i området vil ha betydning. At medhjelperen ikke har advokatbevilling vil ikke uten videre si at det skal anvendes en lavere timesats. Det er heller ikke rettslig grunnlag for å begrense timesatsen til den offentlige salærsatsen. Dette har jeg uttalt meg om tidligere, blant annet i ombudsmannens årsmelding for 2003 side 167 (sak 2002-1664) og i uttalelse i sak 2012-2275.
At man skal ta utgangspunkt i og legge vesentlig vekt på partens subjektive oppfatning i vurderingen av hva som er nødvendige kostnader, innebærer at det er en viss terskel for å redusere timesatsen. Det må imidlertid ikke være tvil om at timesatsen som krevdes dekket var den samme som klager faktisk har betalt. Så vidt jeg forstår, er det ikke bestridt at klager har betalt timesatsen på kr 1810 til konsulentselskapet.
Klagenemnda kom i vedtaket til at timeprisen var urimelig høy og halverte satsen. I begrunnelsen la klagenemnda avgjørende vekt på at medhjelperen ikke drev advokatvirksomhet med tilhørende kontorutgifter og driftskostnader, samt avviket fra gjennomsnittlig utfakturert timepris for advokater i Oslo i 2009. Timesatsen i området vil være relevant. Hvilke driftskostnader medhjelperen har kan imidlertid vanskelig sees å være relevant i vurderingen av om timesatsen er urimelig høy.
I Ot.prp. nr. 3 (1976-1977) s. 101 presiseres at man i vurderingen av om arbeidet med en klage må anses som nødvendig, skal legge vesentlig vekt på sakens vanskelighetsgrad. At de faktiske forhold er komplekse vil følgelig kunne være et moment i nødvendighetsvurderingen. Dersom forvaltningens forhold gjør det nødvendig med en oppklaring fra klagers side, må det legges til grunn at sakskostnadene var nødvendige.
Klager anførte at klagenemnda skulle ha vektlagt at bistanden også besto i en gjennomgang av materialet som lå til grunn for de opprinnelige vedtakene, herunder Cs rapport. Jeg er enig i at dette er relevant slik saken er opplyst. I svaret hit skrev klagenemnda at det var en fordel med kompetanse om renseanlegg i dette arbeidet, og at dette var hensyntatt i den delvise imøtekommelsen av kravet. Det fremgår imidlertid ikke av vedtaket eller av svaret hit hvordan denne kompetansen, eller vanskelighetsgraden i gjennomgangen, har spilt inn i vurderingen av om timeprisen klart lå urimelig høyt, eller hva som etter klagenemndas syn var en riktig timepris. Etter mitt syn burde dette ha inngått i begrunnelsen.
Etter denne gjennomgangen er jeg kommet til at saken etterlater «begrunnet tvil» om det var i overensstemmelse med forvaltningsloven § 36 å halvere timesatsen med den begrunnelsen som er gitt, jf. sivilombudsmannsloven 22. juni 1962 nr. 8 § 10 annet ledd. Jeg ber derfor klagenemnda om å vurdere saken på nytt og holde meg orientert om utfallet av den nye behandlingen.
Avslutningsvis ser jeg behov for å kommentere klagesaksbehandlingstiden. Etter forvaltningsloven § 11a første ledd skal forvaltningsorganet «forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold». Hvorvidt saksbehandlingstiden i den enkelte saken oppfyller dette kravet, avhenger blant annet sakens omfang, arbeidsbelastningen og hvilke ressurser som er til rådighet i forvaltningsorganet.
Klagesaksbehandlingstiden i saken var om lag tre år. I følge klagenemnda skyldes tidsbruken i hovedsak utskifting av saksbehandlere i klagenemndas sekretariat, og at dokumentmengden i saken var omfattende.
Jeg har forståelse for at så vel utskifting av medarbeidere som omfattende saksdokumentasjon vil kunne ha betydning for saksbehandlingstiden. Det er likevel vanskelig å se at disse forholdene kan forklare en såpass lang saksbehandlingstid som tre år. Det er en grense for hvor lang saksbehandlingstid som er akseptabel. Slik saken er opplyst, fremstår klagesaksbehandlingstiden i denne saken for lang. Klagenemnda har med rette beklaget tidsbruken.