Naturvernforbundet hadde i brev 16. september 2008 til Kautokeino kommune bedt om å få oversendt saksdokumenter i flere ulike saker om dispensasjon for motorferdsel i utmark. Da forbundet ikke mottok svar etter en uke, ble saken tatt opp med Fylkesmannen i Finnmark 23. september 2008. I brev 6. oktober fra fylkesmannen ble kommunen bedt om å innrette seg etter de fristene som gjelder for behandling av innsynssaker og behandle Naturvernforbundets innsynsbegjæring.
Da Naturvernforbundet etter ytterligere tre uker fremdeles ikke hadde mottatt svar, ble saken brakt inn for ombudsmannen. Det ble herfra besluttet å ta saken opp med kommunen. Kommunen ble bedt om å redegjøre for den saksbehandlingen som hadde funnet sted og opplyse om Naturvernforbundet nå hadde mottatt svar på sin henvendelse, eventuelt redegjøre for hvorfor begjæringen fremdeles ikke var besvart. Det ble også bedt om kommentarer til saksbehandlingstiden, herunder fremdriften i saken.
Etter purring svarte kommunen 9. desember 2008 at Naturvernforbundets henvendelse nå var besvart. Det ble opplyst at det var snakk om mange saker og at det derfor hadde tatt tid å svare. I svarbrevet til Naturvernforbundet, som ble oversendt ombudsmannen, ble enkelte spørsmål besvart og det het at «[k]ommunen har kopi av dispensasjonssøknadene, og Dere kan ha innsyn i sakene.»
Som følge av kommunens svar, stilte ombudsmannen ytterligere spørsmål til kommunen i brev 5. januar 2009. Kommunen ble igjen bedt om å redegjøre for saksbehandlingen, herunder saksbehandlingstiden jf. offentlighetsloven § 9 første ledd. Det ble også etterlyst en redegjørelse for saksbehandlingsrutinene for behandlingen av innsynsbegjæringer. Videre ble det stilt spørsmål om de etterspurte dokumentene var oversendt Naturvernforbundet og eventuelt hvorfor det ikke var gjort.
Ombudsmannen mottok ingen tilbakemelding innen den fastsatte fristen og sendte brev hhv. 3. februar, 26. februar og 18. mars 2009 og etterlyste svar fra kommunen. Da det fremdeles ikke ble gitt tilbakemelding, tok ombudsmannens kontor telefonisk kontakt med rådmannen 25. mars 2009 og det ble gitt løfte om at han snarest ville følge opp saken. Etter ytterligere fire uker hadde kommunen fremdeles ikke svart, og 23. april 2009 ringte ombudsmannen personlig til rådmannen for å forhøre seg om kommunens behandling av saken og når det kunne ventes svar. Det ble opplyst at svar var blitt sendt dagen før.
Kommunen opplyste i svarbrevet blant annet at Naturvernforbundet hadde mottatt kopier av de etterspurte dokumentene og at forbundet var velkommen til kommunens kontor for å se alle dokumentene i saker om motorferdsel i utmark. Det ble også anført at ombudsmannen hadde fått en redegjørelse for kommunens saksbehandlingsrutiner i innsynssaker. Den lange saksbehandlingstiden ble beklaget og det ble informert om at kommunen i fremtiden ville sende midlertidige svar.
Kommunens to brev ble oversendt Naturvernforbundet, som opplyste at forbundet ikke hadde mottatt kopier av de spesifikke dispensasjonsvedtakene de ønsket innsyn i. Videre fremholdt Naturvernforbundet at det ikke var tilfredsstillende at man måtte møte på rådhuset for å få innsyn i dokumenter, slik kommunen hadde lagt opp til. Det ble også kort vist til saksbehandlingstiden for enkelte øvrige innsynssaker i Kautokeino kommune og påpekt at rask saksbehandling av innsynsbegjæringer har «reell betydning for muligheten til å få gjennomført en klagebehandling før kjøringen skal starte».
Naturvernforbundets kommentarer ble oversendt kommunen og det ble stilt enkelte spørsmål. Kommunen ble bedt om å kommentere påstanden om kravet til personlig oppmøte på rådhuset for å få dokumentinnsyn, og om dette i så fall var i samsvar med tidligere offentlighetslov § 8 og någjeldende offentleglov § 30 første ledd annen setning om rett til kopier. Igjen ba ombudsmannen om en redegjørelse for kommunens rutiner ved behandling av innsynsbegjæringer, særlig med hensyn til saker om motorferdsel i utmark.
Kommunen fremholdt at Naturvernforbundet hadde fått tilsendt kopier av dokumentene, og mottatt kopier da forbundet var på kommunehuset. Når det gjaldt dokumenter som Naturvernforbundet hevdet ikke ble oversendt, opplyste kommunen at det ikke var fattet dispensasjonsvedtak av den typen deler av henvendelsen gjaldt. Det ble også opplyst at det ikke var fattet vedtak om at noen dokumenter skulle unntas offentlighet. Kommunen informerte også at den har som praksis å oversende kopier av dokumentene det blir begjært innsyn i.
Ved avslutningen av saken uttalte jeg:
«1. Saksbehandlingstiden i innsynssaken
Offentlighetsloven 19. juni 1970 nr. 69, som var gjeldende da Naturvernforbundets klage ble sendt ombudsmannen, har bestemmelser om hvilke tidsfrister som gjelder for behandling av innsynsbegjæringer. I lovens § 9 første ledd heter det:
«Begjæring om innsyn etter § 2 annet ledd skal avgjøres uten ugrunnet opphold.»
Hva som ligger i uttrykket «uten ugrunnet opphold» kan variere. Jeg har i flere uttalelser og meldinger til Stortinget, blant annet SOMB-2005-14 og i ombudsmannens årsmelding for 1998 på side 11 lagt til grunn at en innsynsbegjæring bør kunne behandles samme dag, eller i alle fall i løpet av tre virkedager. Dette følger også av Justisdepartementets «[v]eileder til offentlighetsloven» fra 2003, punkt 8.3. I forarbeidene til den nye offentleglova er det også tilslutning til denne definisjonen av begrepet «uten ugrunnet opphold», se blant annet Ot.prp. nr. 102 (2004-2005) side 100.
Dersom en innsynsbegjæring er svært arbeidskrevende kan det i gitte tilfeller være akseptabelt å bruke mer enn tre dager. En begjæring om innsyn skal imidlertid behandles så raskt som mulig, og det må foreligge en saklig begrunnelse for å fravike lovens utgangspunkt.
Den totale tiden det tok å behandle Naturvernforbundets begjæring om dokumentinnsyn i denne saken har klart overskredet de kravene som stilles etter offentlighetsloven. Slik saken er opplyst for ombudsmannen er det ingen forhold i saken som tilsier at det var nødvendig å bruke flere måneder på å behandle innsynsbegjæringen. Selv ikke etter at fylkesmannen 6. oktober 2008 ba kommunen om å innrette seg etter de fristene som gjelder for behandlingen av innsynssaker, ble saken fulgt opp fra kommunens side. Dette er det grunn til å kritisere. At det skulle ta ytterligere to måneder å besvare Naturvernforbundets henvendelser etter at fylkesmannen hadde påpekt fristoversittelsen, må anses som et klart brudd på lovens bestemmelser om saksbehandlingstid, og er også i strid med prinsippene for god forvaltningskikk.
Naturvernforbundet har påpekt at forbundet har vært nødt til å komme til rådhuset for å gå gjennom aktuelle saksdokumenter. Dette er i og for seg ikke bestridt av kommunen. I det siste brevet til ombudsmannen har kommunen imidlertid fremholdt at praksis er å sende kopi av de dokumentene det er bedt om innsyn i. Det er grunn til å understreke at en person som ber om dokumentinnsyn har rett til å få tilsendt kopi, jf. offentleglova § 30 første ledd.
Jeg har gjentatte ganger i denne saken bedt om å bli orientert om hvilke rutiner som foreligger for behandling av begjæringer om dokumentinnsyn i Kautokeino kommune, uten at jeg kan se at dette spørsmålet er tilfredsstillende besvart. På denne bakgrunnen må Kautokeino kommune gjennomgå rutinene for behandling av innsynsbegjæringer og om nødvendig iverksette tiltak for å sikre at innsynsbegjæringer blir behandlet innen lovens tidsfrister. Jeg ber om å bli holdt orientert om kommunens gjennomgang av rutinene for behandling av innsynsbegjæringer.
I sak 2008/163 uttalte jeg at Kautokeino kommune syntes å ha sviktende journalføringsrutiner i saker om dispensasjon etter lov om motorferdsel i utmark. Jeg ba samtidig om å bli holdt orientert om kommunens arbeid med å utarbeide tilfredsstillende rutiner. Da det er en klar sammenheng mellom journalføring av saker og mulighetene for å kreve dokumentinnsyn, ber jeg om tilbakemelding om hvordan denne saken er fulgt opp av kommunen.
2. Kommunens behandling av ombudsmannens henvendelser
Som det fremgår av redegjørelsen ovenfor, har kommunens behandling av ombudsmannens henvendelser tatt svært lang tid. Kommunen har ikke forholdt seg til ombudsmannens frister, og kommunens svar har vært mangelfulle. Dette har medført en rekke henvendelser til kommunen for å få avklart relativt enkle spørsmål.
Ombudsmannens oppgave er «å søke å sikre at det i den offentlige forvaltning ikke øves urett mot den enkelte borger», jf. ombudsmannsloven 22. juni 1962 nr. 8 § 3. For at ombudsmannen skal kunne utføre denne oppgaven, må forvaltningen gi ombudsmannen nødvendige opplysninger, og det bør gjøres innen fastsatte frister. Det følger av ombudsmannsinstruksen 19. februar 1980 nr. 9862 § 6 at ombudsmannen «kan innhente de opplysninger han finner nødvendig i samsvar med bestemmelsene i ombudsmannslovens § 7 og kan sette frist for å etterkomme pålegg om å gi opplysninger eller legge fram dokumenter m.v.».
Selv etter gjentatte purringer, både skriftlige og muntlige, tok det lang tid før kommunen besvarte henvendelsene herfra. Dette er ikke akseptabelt, og bidrartil å svekke ombudsmannens mulighet til å fungere som kontrollorgan. Slik saksbehandling av henvendelser fra ombudsmannen svekker også tilliten til kommunen. Stortinget har flere ganger gitt uttrykk for at ombudsmannens henvendelser skal prioriteres. Det er videre en forutsetning for at ombudsmannen skal kunne utøve sin virksomhet på en tilfredsstillende måte at vedkommende forvaltningsorgan ikke bare svarer, men at svaret også gis raskt og på en lojal måte.
Kommunen har beklaget den lange saksbehandlingstiden. Denne beklagelsen er på sin plass.
Avslutningsvis finner jeg grunn til å nevne at de langt fleste henvendelsene herfra i denne saken er besvart fra kommunens side av én saksbehandler, for øvrig den samme saksbehandleren som synes å ha behandlet innsynsbegjæringene fra Naturvernforbundet, og som behandler mange av sakene om motorferdsel i utmark. Kommunen bes vurdere om dette er en tilstrekkelig og hensiktsmessig behandling av henvendelser fra ombudsmannen. En slik praksis kan også være uheldig og svekke tilliten til kommunen.»
Som følge av uttalelsen fra ombudsmannen i denne saken, og uttalelsen i sak nr. 104 (2008/163) også omtalt i dette kapitlet, har Kautokeino kommune opprettet en intern arbeidsgruppe. Arbeidsgruppen skal blant annet utarbeidet nye rutiner for journalføring, behandling av krav om innsyn og hvordan ombudsmannens henvendelser skal håndteres.