Sakens bakgrunn
I 2017 mottok Sivilombudsmannen flere klager på saksbehandlingstiden for klager på vedtak om eiendomsskatt i Oslo kommune. Sakene som ble behandlet her, tydet på at saksbehandlingstiden hos Oslo kommune var lang. På denne bakgrunn undersøkte vi kommunens saksbehandlingstid av eget tiltak og på generelt grunnlag.
I brev 26. oktober 2017 ga kommunen v/ byrådsavdelingen for finans en oversikt over forventet saksbehandlingstid i klagesakene. Kommunen forklarte at Eiendomsskattekontoret hadde store restanser og medfølgende lang saksbehandlingstid. Restansene skyldtes hovedsakelig at Oslo kommune hadde mottatt et uventet stort antall klager på utskrivingen av eiendomsskatt for 2016.
Kommunen forklarte at det var satt inn flere tiltak høsten 2016 for å redusere saksbehandlingstiden og bygge ned restansene. Effekten av tiltakene innebar etter kommunens vurdering at saksbehandlingen pr. oktober 2017 var i tråd med korrekt saksbehandling. Det var ventet at Eiendomsskattekontoret ville ha restanser i noe tid fremover. Disse var imidlertid forventet tatt ned per andre halvår 2018. På bakgrunn av kommunens undersøkelser avsluttet vi saken uten ytterligere skritt herfra. Vi presiserte likevel at saken ville kunne bli tatt opp igjen dersom fremtidige klager til ombudsmannen skulle vise at kommunens saksbehandling ikke er tilfredsstillende.
Klager til ombudsmannen gjennom 2018 ga indikasjoner på at Eiendomsskattekontoret ikke lykkes med å bygge ned restansene i samme grad som forespeilet. Klager vi mottok i siste halvår 2018, ga eksempler på at klager på utskrevet eiendomsskatt for 2017 som ikke ville bli ferdigbehandlet før i 2019. Saken ble derfor igjen tatt opp av ombudsmannen av eget tiltak.
Våre undersøkelser
I brev 26. november 2018 ba vi om en ny redegjørelse for status for saksavviklingen av klager på vedtak om eiendomsskatt. Vi ba særlig om en utdyping på følgende punkter:
- Når de eldste klagene var datert og estimert saksbehandlingstid for klagene
- Kommunens egen vurdering av resultatene av tiltakene som tidligere var satt inn for å redusere saksbehandlingstiden
- Kommunens egen vurdering av hvorvidt klagerne blir behandlet i tråd med forsvarlig saksbehandling
- Kommunens vurdering av om det er behov for å iverksette ytterligere tiltak for å redusere saksbehandlingstiden.
Oslo kommune v/ byrådsavdelingen for finans svarte i brev 10. januar 2019. På spørsmålet om gjeldende saksbehandlingstid svarte kommunen at alle klagesakene fra 2016 pr. januar 2019 var ferdigbehandlet i underinstansen, men at det gjensto 25 saker som ikke var behandlet av den sakkyndige klagenemnda. Samtlige av disse sakene forventes ferdigbehandlet innen 13. mars 2019. De eldste av disse sakene er klager innkommet i juli 2016.
Av de 3 800 klagene kommunen mottok over eiendomsskatt i 2017, er 400 fremdeles under behandling, mens 235 klager er foreløpig ikke påbegynt. I 2018 mottok kommunen ca. 600 klager. Av disse er 270 ferdig behandlet, 80 under behandling og 250 ikke påbegynt.
Kommunen erkjenner at klagesaksbehandlingen i mange tilfeller har tatt uønsket lang tid, og at lang saksbehandlingstid er uheldig for skattyterne. Dette er bakgrunnen for at kommunen iverksatte tiltak i 2016. De viktigste tiltakene oppgis å være tilførsel av ressurser, bygging av kompetanse, etablering av rutiner, prosesser og praksis. Eiendomsskattekontoret vurderer disse tidligere iverksatte tiltakene til å gi god effekt, og at det per i dag ikke er behov for å sette inn ytterligere tiltak for å redusere saksbehandlingstiden.
På spørsmål om kommunen mener at saksbehandlingen i klager på eiendomsskatt er i tråd med prinsipper om forsvarlig saksbehandling, opplyste kommunen at det var etablert nye rapporteringssystem som styrker og forbedrer informasjonen til klagerne om saksbehandlingsprosessen og forventet behandlingstid.
Kommunen skrev også at det i klagebehandlingen sikres at hver enkelt klage får en individuell og riktig behandling. Kommunen mener å ha systemer som sikrer prosesser hvor klagesakene er tilstrekkelig opplyst før vedtak treffes, blant annet ved at det utøves nødvendig kontradiksjon. Kommunen poengterte at selv om dette er tidkrevende og omstendelig, er det nødvendig for at saksbehandlingen skal være forsvarlig og i samsvar med forvaltningsloven.
Ombudsmannens syn på saken
Det følger av forvaltningsloven § 11 a første ledd at en sak skal forberedes og avgjøres «uten ugrunnet opphold». Innholdet i § 11 a første ledd har i tidligere ombudsmannssaker, blant annet i uttalelse 7. november 2017 (SOM-2016-2884), vært presisert slik:
«Bestemmelsen stiller krav både til saksbehandlingstiden og hva som er akseptable årsaker til opphold i saksbehandlingen. Vilkåret «uten ugrunnet opphold» er skjønnsmessig og det nærmere innholdet vil kunne variere etter blant annet saksområde og sakstype. De øvrige saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven, blant annet kravet til en forsvarlig opplysning av saken i forvaltningsloven § 17 første ledd, vil kunne begrunne en lengre saksbehandlingstid i kompliserte og prinsipielle saker enn i enklere saker.»
En lang saksbehandlingstid er etter dette ikke i seg selv i strid med forvaltningsloven § 11 a første ledd, så lenge det er tilstrekkelig saklige grunner for dette.
Ombudsmannen mener likevel at det er bekymringsfullt at kommunen fremdeles ikke har ferdigbehandlet alle klager fra 2016, og at kommunen har over 200 klager fra 2017 som ikke er påbegynt. Eiendomsskatten skrives som kjent ut årlig. Når klager over fastsettingen ikke blir behandlet innen ny utskriving, er det stor risiko for at eventuelle feil blir gjentatt i neste fastsetting.
Oslo kommune oppgir at årsaken til at flere saker ble liggende ubehandlet i lang tid, er et uventet stort antall klagesaker i 2016 og 2017. Kommunen var ikke forberedt på at så mange ville klage på eiendomsskatten disse årene, og eiendomsskattekontoret var følgelig ikke dimensjonert for å ta unna den store saksmengden. Nå er bemanningen ved kontoret styrket og antall innkommende klagesaker ser ut til å stabilisere seg på et lavere og mer normalt nivå. Utviklingen går dermed også i positiv retning når det gjelder saksbehandlingstiden for nye klager på fastsetting av eiendomsskatt. Ombudsmannen har derfor inntrykk av at kommunen er bevisst sitt ansvar for å sikre en forsvarlig saksavvikling og utfordringene som sen saksbehandlingstid medfører. Det er positivt at kommunen har satt inn ekstra ressurser for å bygge ned restansene, selv om tiltakene foreløpig ikke har hatt full ønsket effekt.
Kommunen opplyser at alle som har sendt inn klage, har mottatt et foreløpig svar innen 14 dager hvor det opplyses om estimert saksbehandlingstid. Der saken ikke er blitt behandlet innen den fristen som er opplyst i det foreløpige svaret, har klager mottatt melding om forsinkelse hvor det anslås forventet forsinkelse i saksbehandlingstid. Også dette er helt nødvendige rutiner, og noe som er særlig viktig når saksbehandlingstiden blir lang.
Ombudsmannen vil likevel minne om viktigheten av å angi forventet saksbehandlingstid så nøyaktig som mulig, slik at man unngår en situasjon hvor det stadig må sendes nye forsinkelsesbrev til klagere som venter på svar. Ombudsmannen anbefaler også at kommunen opplyser om forventet behandlingstid for klager over fastsetting av eiendomsskatt på sine nettsider, slik at de som vurderer å sende inn klage så tidlig som mulig kan danne seg et realistisk bilde av når saken kan forventes å være avgjort.
Konklusjon
Ombudsmannen mener saksbehandlingstiden for klager over fastsetting av eiendomsskatt i Oslo kommune, er bekymringsverdig lang. Det er uheldig at kommunen ikke i større grad har lykkes i å bygge ned restansene til tross for at tiltakene som er satt inn. Ombudsmannen lar likevel saken bero med den redegjørelsen og forklaringen som er gitt. Imidlertid vil ombudsmannen følge utviklingen og effekten av de innsatte tiltakene videre, i første omgang gjennom klagesakene og telefonhenvendelsene ombudsmannen får.