Ein journalist klaga over at ni av 21 søkjarar på søkjarlista til stillinga som kommunikasjonssjef i Forsvarsdepartementet var unnateke offentlegheit. Han innvende vidare bl.a. at departementet sin praksis var i strid med offentleglova § 25 og fleire tidlegare fråsegner frå ombodsmannen.
Dokumenta i saka blei innhenta frå departementet. På bakgrunn av klaga og to oppslag i Dagens Næringsliv, blei departementet mellom anna bedt om å gi ei utfyllande utgreiing for opprettinga av søkjarlista til stillinga. Det blei også bedt om ei orientering om gjeldande rutinar og regelverk for oppretting av søkjarlister og bruken av rekrutteringsverktøyet Webcruiter, der søkjaren har høve til å reservera seg mot å stå på søkjarlista.
Departementet opplyste i svaret at:
«[d]en første offentlige søkerlista som etter anmodning ble sendt ut var den lista som baserer seg på søkernes eget ønske om å bli unntatt offentlighet. Her fremkom det at ni av totalt 21 søkere hadde bedt om å bli unntatt offentlighet. Som kjent ble FD i denne saken deretter anmodet om å vurdere meroffentlighet. Departementet foretok deretter, jf. offentleglova § 25 2. ledd, en konkret og reell vurdering av de enkelte kandidaters begrunnelser».
Under denne konkrete vurderinga var det fire søkjarar som trekte seg, ein søkjar som fekk godkjent oppmodinga si om å bli unnateke offentlegheit og dei andre fire blei ført opp på den nye offentlege søkjarlista. Den nye versjonen av søkjarlista blei så send til dei som hadde bedt om innsyn i den fullstendige søkjarlista.
Departementet opplyste at det på bakgrunn av denne saka hadde endra praksis og uttalte at:
«[d]en nye praksisen legger opp til at når den første offentlige søkerlista mottas fra Webcruiter, vil ansvarlig saksbehandlinger så raskt som mulig gå gjennom denne og vurdere de enkelte søkernes eventuelle begrunnelser for å være unntatt fra offentlighet.
—
Hvis det kommer en forespørsel om innsyn, blir søkerne som har bedt om unntagelse fra offentlighet kontaktet, og vil bli orientert om deres mulighet til å trekke seg hvis deres anmodning ikke er tatt til følge. På denne måten vil departementet sikre seg at vi har en riktig forståelse av søkernes begrunnelse. Den offentlige søkerlista som nå sendes ut på eventuell forespørsel vil være resultatet av den konkrete og reelle vurderingen som departementet har foretatt av den enkelte søkers begrunnelse for å være unntatt offentlighet, jf. offentleglova § 25.»
Dersom ein søkjar kryssar av i Webcruiter om at ein ønskjer å bli unnateke offentlegheit, må søkjaren skrive ei grunngiving i eit særskilt felt på søknadsskjemaet. Departementet meinte at den grunngivinga, samt den vidare kontakten med dei aktuelle søkjarane gav tilstrekkeleg informasjon til å gjere ei konkret vurdering etter offentleglova § 25 anna ledd.
Departementet ville i framtida ta inn formuleringane i offentleglova § 25 anna ledd femte setning om at søkjaren «skal gjerast oppmerksam på at opplysningar om søkjaren kan bli gjord offentlege sjølv om søkjaren har oppmoda om ikkje å bli ført opp på søkjarlista» i utlysingsteksten til leiande stillingar.
På slutten blei det framheva at den nye praksisen også førte med seg at grunngivingane til dei einskilde søkjarane som ønskte å bli unnateke offentlegheit no skulle gjerast før den offentlege søkjarlista blei sendt ut. Departementet vedgjekk at det var «uheldig» at grunngivinga til søkjarane fyrst blei vurdert etter at den fyrste offentlege søkjarlista vart sendt ut.
Merknader til departementet blei sendt til journalisten, som mellom anna innvende at synspunkta til departementet om at den konkrete og individuelle vurderinga fyrst skulle gjerast når nokon bad om meirinnsyn neppe kunne vere i tråd med lova. Denne vurderinga måtte takast allereie ved opprettinga av den fyrste offentlege søkjarlista.
I eit nytt brev presiserte departementet at det no ville gå gjennom søkjarlista slik den automatisk blei generert frå Webcruiter og vurdere grunngiving før publisering. Dette ville likevel berre bli gjort for stillingar som blir rekna for å ha særleg offentleg interesse. For lågare stillingar, som saksbehandlarstillingar, blei det vist til at det ofte var svært mange søkjarar. Omsynet til rask saksbehandling talte for at ein følgde praksis ved fyrst å kontakte søkjarar som hadde bedt om unnateke offentlegheit, dersom det kom eit innsynskrav. Departementet erkjende at det
«ved å skille på stillinger av særlig offentlig interesse og ordinære saksbehandlerstillinger risikerer å innkalle kandidater på intervju på saksbehandlerstillinger som har bedt om unntagelse fra offentlighet. I særlige tilfeller kunne disse ha ønsket å trekke sin søknad dersom de ble konfrontert med at deres navn ville fremgå av den offentlige søkerlisten. Vår erfaring tilsier imidlertid at dette er en problemstilling av mer teoretisk art da vi forutsetter at søkere på slike stillinger er innforstått med at medias interesse for slike stillinger er svært liten.»
Det blei også knytt enkelte kommentarar til saksbehandlingstida ved opprettinga av søkjarlister og opplyst at tida vil avhenge av kor stor offentleg interesse den aktuelle stillinga har.
Ved avslutninga av saka uttala ombodsmannen:
«Offentleglova 19. mai 2006 nr. 16 § 25 annet ledd andre til fjerde setning lyder:
«Organet skal snarast etter at søknadsfristen er gått ut, setje opp ei søkjarliste som skal innehalde namn, alder, stilling eller yrkestittel og bustad- eller arbeidskommune for kvar søkjar. Det kan likevel gjerast unntak frå innsyn for opplysningar om ein søkjar dersom vedkommande sjølv ber om det. Ved vurderinga av om ei slik oppmoding skal takast til følgje, skal det leggjast vekt på om det knyter seg særleg offentleg interesse til stillinga.»
Hovudregelen er med andre ord at søkjarlister er offentlege, men at det kan gjerast unntak dersom ein søkjar har bedt om det. I denne vurderinga skal det mellom anna leggjast vekt på om det er knytt særlege offentlege interesser til stillinga. Eg har i fleire fråsegner om den tilsvarande føresegna i offentleglova 1970 § 6 fyrste ledd nr. 4 uttalt at det i vurderinga som skal gjerast må leggjast vekt på den generelle interessa ålmenta har i innsyn, rekrutteringsomsyn og personvernomsyn, og at det må gjerast sjølvstendige, konkrete og individuelle vurderingar av grunngivinga til ein søkjar for å vere unnateke offentlegheit. Sjå blant anna sak innteken i årsmeldinga for 2001 på side 98 (Somb-2001-12) og på side 107 (Somb-2001-14). Kravet om at det skal utarbeidast ei offentleg søkjarliste, gjer at ålmenta kan kontrollere at det ikkje blir teke utanforliggjande eller usaklege omsyn ved tilsetjingar i det offentlege. Ei offentleggjering vil mellom anna kunne vere viktig for kontroll- og formidlingsfunksjonen til pressa. Denne vurderinga må gjerast før søkjarlista blir oppretta.
Eg har merka meg omlegginga til departementet av praksis slik at det i framtida vil bli gjort ei konkret vurdering av grunngivinga til søkjaren før den fyrste offentlege søkjarlista blir lagt ut, men forstår det slik at denne endringa berre gjeld for stillingar av offentleg interesse. Sjølv om departementet grunngir dette med rask og effektiv saksbehandling, kan ikkje dette omsynet heimle ein annan praksis for «ordinære saksbehandlarstillingar» enn den lova legg opp til. Også her må det gjerast ei konkret vurdering av dei omsyna som gjer seg gjeldande, medrekna om innsyn vil kunne føre til konkret skade eller ulempe for vedkomande søkjar før søkjarlista blir oppretta og offentleggjord.
Eg kan forstå trongen til å gjere tilsetjingsprosessar med opp mot 90 søkjarar effektive, men eg vil tru at dette vil kunne gjerast ved endra bruk av Webcruiter. Det må kunne vere mogeleg å leggje ut informasjon om gjeldande reglar både i stillingsannonsen og på Webcruiter, og be søkjaren ta stilling til om søknaden står ved lag sjølv om ønsket om unnatak frå innsyn ikkje blir akseptert.
Eg ber om at departementet følgjer dette opp og orienterar meg om korleis det skjer.»