Uttalelse
Helse Førde HF avslo 7. november 2013 en begjæring fra NRK om innsyn i lydloggen begrunnet i at det forelå taushetsplikt. Helse- og omsorgsdepartementet opprettholdt avslaget 5. desember 2013 med samme begrunnelse.
NRK brakte saken inn for ombudsmannen ved brev 13. januar 2014. Saken ble i første omgang avvist for behandling her, ettersom NRKs anførsel om brudd på EMK artikkel 10 om retten til å motta opplysninger ikke tidligere var fremsatt og vurdert av departementet. Helse- og omsorgsdepartementet vurderte saken på nytt og opprettholdt avslaget 12. mars 2014. I brev 4. april 2014 kom NRK tilbake til ombudsmannen med saken.
Sakens dokumenter ble innhentet fra Helse- og omsorgsdepartementet. I brev herfra 11. april 2014 ble det bl.a. stilt spørsmål om departementet anså at kommunikasjon mellom de ulike offentlige etater og informasjon fra publikum om hendelsen var omfattet av taushetspliktbestemmelsen i helsepersonelloven § 21 og spesialisthelsetjenesteloven § 6-1. Departementet ble videre bedt om å redegjøre for sitt syn på om de taushetsbelagte opplysningene utgjorde den vesentligste delen av dokumentet, jf. offentleglova § 12 bokstav c. Det ble også stilt spørsmål om EMK artikkel 10 kom til anvendelse i saken, og hvilke vurderinger departementet hadde gjort av allmennhetens interesse i å få innsyn i de ulike opplysningene i lydloggen. Til slutt ble det stilt spørsmål om departementet hadde vurdert om det kunne gis innsyn i hele eller deler av avskriften fra lydloggen i den aktuelle perioden.
I svarbrev 9. mai 2014 ga Helse- og omsorgsdepartementet uttrykk for at en lydlogg er et organinternt dokument som kan unntas fra innsyn etter offentleglova § 14, men at det må vurderes om det likevel kan gis helt eller delvis innsyn i lydlogger etter offentleglova § 11. Departementet fremholdt at det normalt ikke bør gis innsyn i lydlogger fra en AMK-sentral, idet slikt innsyn kan svekke helseberedskapen. Både hensynet til innringer og hensynet til operatørene på AMK-sentralen ble vurdert. Departementet la imidlertid til grunn at den aktuelle saken var av stor offentlig interesse, og at det dermed kunne gis delvis innsyn i lydloggen. Taushetsbelagte opplysninger i lydloggen var imidlertid unntatt i medhold av offentleglova § 13, jf. helsepersonelloven § 21. Ettersom foretaket ikke hadde tekniske løsninger som gjorde det mulig å redigere bort taushetsbelagte opplysninger fra lydfilene, la departementet til grunn at innsyn kunne gis ved utskrift av lydloggen.
I brev herfra 13. mai 2014 ble departementet bedt om å opplyse om den manglende tekniske løsningen var hovedårsaken til at NRK ikke kunne gis innsyn i selve lydfilene fra lydloggen. Under henvisning til at ombudsmannen tidligere hadde lagt til grunn at selve lydfilene og transkripsjonen av lydfilene måtte anses som to ulike dokumenter i offentleglovas forstand, ble departementet videre bedt om å kommentere om innsyn i transkripsjonene kunne likestilles med å gi innsyn i selve lydfilene.
I brev 19. mai 2014 uttalte departementet at lydfilen og transkripsjonen av lydfilen måtte anses som to forskjellige dokumenter. Selv om det forelå redigeringsprogram for lydfiler, mente departementet at det ikke kunne pålegge helseforetakene å kjøpe/installere et slikt program, da særlig sett i lys av de svært få tilfellene det ville være aktuelt å gi innsyn i en lydlogg. Departementet viste i den forbindelse til offentleglova § 12 bokstav b om at det kunne gjøres unntak for resten av dokumentet dersom det ville være urimelig arbeidskrevende å skille ut de delene av et dokument som det ikke gis innsyn i.
Departementets redegjørelser ble oversendt NRK for kommentarer. I brev 19. juni 2014 anførte NRK bl.a. at manglende teknisk utstyr ikke tilfredsstiller nødvendighetskravet i EMK artikkel 10. Videre ble det påpekt at Helse Førde HF tidligere hadde tatt ut lydfiler som var tidsavgrenset, og at det ikke kunne være veldig ressurskrevende å ta ut slike lydfiler i denne saken.
I brev 24. juni 2014 ble departementet bedt om å opplyse om manglende teknisk løsning var tilstrekkelig grunn for å avslå innsyn i et dokument. Det ble videre bedt om en redegjørelse for arbeidsbelastningen og kostnadene med å installere en programvare som gjør det mulig å ta ut taushetsbelagte opplysninger fra en lydfil.
Departementet ga i brev 18. juli 2014 uttrykk for at forskjellen mellom en utskrift av lydfilen og selve lydfilen ikke er så inngripende at det kan sees på som et inngrep i ytrings- og informasjonsfriheten, og at det dermed ikke foreligger et brudd på EMK artikkel 10. Når det gjaldt tekniske løsninger, fremholdt departementet at det måtte skilles mellom å utlevere lydfiler i sin helhet og utlevere redigerte lydfiler. Videre uttalte departementet:
«Helse- og omsorgsdepartementet har ikke klarlagt hva det vil koste av investeringer å få installert et lydredigeringsprogram. Dersom Ombudsmannen stiller som krav at dette må undersøkes, må departementet innhente ekstern ekspertise for å undersøke dette. Vi er kjent med at det i dag finnes programmer som kan lastes ned gratis på nettet, men departementet har ikke kjennskap til om disse kan brukes på de lydfiler som AMK-sentralene har, eller om de gir den nødvendige sikkerhet for at eventuelle mekaniske sladdinger i ettertid kan redigeres bort.
Vi vil også peke på at en investering i et lydredigeringsprogram kun vil få anvendelse i noen få enkeltsaker. Det normale vil være at det ikke skal gis innsyn i en lydlogg, da loggen vil inneholde opplysninger som er taushetsbelagte i medhold av helsepersonelloven. Det vil da også med stor sannsynlighet være adgang til å unnta de resterende delene av dokumentet i medhold av offentlighetsloven § 12, særlig alternativene b og c. En lydlogg vil også være et internt dokument som kan unntas i medhold av § 14, så det vil kun være i de tilfellene at dette er en sak av stor offentlig interesse, og hvor dokumentet inneholder lite taushetsbelagte opplysninger, at meroffentlighetsvurderingen etter § 11 tilsier at dokumentet skal gis ut. Det vil således ikke være normalsituasjonen at en lydlogg utleveres helt eller delvis etter offentlighetsloven. Departementet mener på denne bakgrunn at det er et uforholdsmessig krav å stille at alle helseforetakene skal ha redigeringsprogram og kompetanse på bruk av dette, så lenge innsyn kan gis som en utskrift av den aktuelle lydloggen.»
Ombudsmannens syn på saken
En lydlogg fra en AMK-sentral kan etter omstendighetene unntas fra innsyn med hjemmel i offentleglova § 14 om organinterne dokumenter. Opptakene fra samtalene på AMK-sentralen er gjort av sentralen selv – til intern bruk. Forutsetningen for at unntaksretten skal være i behold, er imidlertid at de aktuelle lydfilene ikke er sendt ut av organet på en slik måte at de har mistet karakteren av å være organinterne. Slik saken er opplyst, synes det som om i alle fall enkelte lydfiler fra lydloggen er oversendt politiet. Det kan dermed stilles spørsmål om de aktuelle lydfilene fortsatt kan anses som organinterne dokumenter. Departementets redegjørelse forstås imidlertid slik at det uansett skal utvises meroffentlighet og gis delvis innsyn i lydloggen. Hovedårsaken til at selve lydfilene fra lydloggen likevel ikke gis ut, er etter det opplyste at det er teknisk vanskelig å redigere bort taushetsbelagte opplysninger. Det er på denne bakgrunn ikke funnet grunn til å gå nærmere inn på spørsmålet om alle lydfilene fra lydloggen fortsatt kan anses som organinterne dokumenter.
I og med at departementet har foretatt en konkret meroffentlighetsvurdering og kommet til at det kan gis delvis innsyn i lydloggen, er det heller ikke funnet grunn til å gå nærmere inn på NRKs anførsler om EMK artikkel 10. Slik saken er opplyst, er det vanskelig å se at den merinformasjonen som kommer frem på lydfilene sammenlignet med transkripsjonene av lydfilene som NRK har fått tilgang til, har tilstrekkelig allmenn interesse til at bestemmelsen kommer til anvendelse, jf. Rt. 2013 side 374.
Det er på det rene at lydloggen fra AMK-sentralen i Helse Førde HF i forbindelse med trippeldrapet på Valdresekspressen 4. november 2013 inneholder enkelte opplysninger som må anses å være taushetsbelagte etter helsepersonelloven § 21. Disse opplysningene skal dermed unntas fra innsyn, jf. offentleglova § 13. Etter denne bestemmelsen er det bare de opplysningene i dokumentet som er underlagt taushetsplikt, som er unntatt fra innsyn. Resten av dokumentet er i utgangspunktet offentlig, med mindre det er grunnlag for å gjøre unntak for resten av dokumentet etter bestemmelsen i offentleglova § 12.
Spørsmålet er dermed om det vil være urimelig arbeidskrevende for organet å skille ut de taushetsbelagte opplysningene fra lydfilene fra lydloggen, jf. offentleglova § 12 bokstav b.
Bestemmelsen i offentleglova § 12 bokstav b var ny da loven trådte i kraft 1. januar 2009. I forarbeidene til loven, Ot. prp. nr. 102 (2004-2005) punkt 5.4.4, fremgår det at bestemmelsen særlig ville komme til anvendelse «dersom det dreier seg om store dokument der opplysningane som kan unnatakast, er fordelt over heile dokumentet». I Justis- og beredskapsdepartementets Rettleiar til offentleglova side 70 fremgår følgende om bestemmelsen:
«Det vil vere aktuelt å bruke denne føresegna når det blir kravd innsyn i store dokument, og dei opplysningane som fell inn under eit unntak er spreidde over heile eller store delar av dokumentet, slik at det blir svært arbeidskrevjande å gjennomgå dokumentet og fjerne dei opplysningane som skal haldast utanom innsyn. Det dreier seg altså om eit nokså snevert unntak som ikkje vil gi grunnlag for å gjere unntak for resten når det gjeld dokument av vanleg storleik. Dette gjeld sjølv om eit dokument av vanleg storleik inneheld mange opplysningar som kan haldast utanom innsyn.»
Verken forarbeidene eller departementets rettledning omtaler muligheten for å unnta hele dokumentet etter offentleglova § 12 bokstav b) begrunnet i mangel på tekniske løsninger for å skille ut eksempelvis taushetsbelagte opplysninger. I utgangspunktet må det imidlertid legges til grunn at hvilke tilgjengelige tekniske løsninger som finnes for å sladde en lydfil, kan gjøre det urimelig arbeidskrevende å skille ut opplysninger.
Det må likevel antas at et forvaltningsorgan ikke utelukkende kan vise til at de ikke selv har tekniske løsninger for å skille ut opplysningene. Slik unntaksbestemmelsen er formulert, må det kunne forventes at forvaltningsorganet gjør visse undersøkelser for å bringe på det rene om det er teknisk mulig å skille ut opplysningene og hvor arbeidskrevende dette vil være. Det er i den forbindelse grunn til å minne om at utgangspunktet er at det bare skal gjøres unntak fra offentlighet i den utstrekning et unntaksbehov gjør seg gjeldende.
Departementet har i brev 9. mai 2014 til ombudsmannen opplyst at Helse Førde HF ikke har tekniske løsninger som gjør det mulig å redigere bort taushetsbelagte opplysninger. I brev 26. november 2013 til Helse- og omsorgsdepartementet har imidlertid Helse Førde HF opplyst at det vil være «svært ressurskrevende» å skille ut taushetsbelagte opplysninger i lydfilene med det utstyret som helseforetaket har til rådighet. På bakgrunn av dette er det noe uklart om Helse Førde HF har teknisk utstyr som gjør det mulig å skille ut taushetsbelagte opplysninger på en tilfredsstillende måte eller ikke. Departementets redegjørelse i brev 18. juli 2014 til ombudsmannen forstås imidlertid slik at det er usikkert om de redigeringsprogrammene som finnes, gir den nødvendige sikkerhet for at eventuelle mekaniske sladdinger ikke i ettertid kan redigeres bort.
Spørsmålet om hvilke tilgjengelige tekniske løsninger som finnes for å sladde en lydfil, herunder om helseforetakets utstyr kan anses tilfredsstillende, forutsetter teknisk kompetanse utover hva ombudsmannen besitter. Det er likevel grunn til å bemerke at departementet i redegjørelsen til ombudsmannen ikke har gjort konkret rede for hvor arbeidskrevende det vil være å skille ut de taushetsbelagte opplysningene. Departementet har heller ikke gjort noen undersøkelser for å bringe på det rene hva som er teknisk mulig og hvor arbeidskrevende dette vil være. På bakgrunn av dette er det vanskelig å se at det er tilstrekkelig godtgjort at det vil være urimelig arbeidskrevende å skille ut de taushetsbelagte opplysningene i lydfilene i den aktuelle lydloggen, jf. offentleglova § 12 bokstav b. Departementet bes derfor undersøke om det finnes tilgjengelige tekniske løsninger for å foreta den aktuelle sladdingen, og hvor arbeidskrevende dette vil være.
Det kan for øvrig reises spørsmål om offentleglova 13, jf. § 12 bokstav b gir hjemmel for å unnta alle lydfilene fra lydloggen, slik departementet synes å ha lagt til grunn. Lydloggen fra AMK-sentralen inneholder opptak av samtlige telefonsamtaler som kommer inn til sentralen i kronologisk rekkefølge, jf. merknadene til forskrift om akuttmedisin utenfor sykehus § 9 bokstav d). Avhengig av innholdet i og organiseringen av lydloggen, kan den regnes som ett eller flere dokumenter etter offentleglova § 4. Etter omstendighetene kan dermed en lydfil fra loggen regnes som et selvstendig saksdokument. I tilfeller hvor det bes om innsyn i flere dokumenter, må vilkårene i offentleglova § 12 bokstav b være oppfylt for hvert enkelt dokument, jf. Justisdepartementets lovavdelings uttalelse 1. mars 2011, JDLOV-2010-8205.
I denne saken har Sogn og Fjordane politidistrikt i brev 6. desember 2013 fra Helse Førde HF fått oversendt 73 lydfiler fra lydloggen ved AMK-sentralen. Det fremgår av brevet at lydfilene inneholder opptak av samtaler med navngitte personer og AMK under den aktuelle hendelsen. Slik saken er opplyst, må dermed de aktuelle lydfilene anses som selvstendige saksdokumenter etter offentleglova § 4. Sett hen til at de taushetsbelagte opplysningene utgjør en liten del av lydloggen, er det vanskelig å se at det er grunnlag for å unnta alle lydfilene fra innsyn under henvisning til offentleglova § 13, jf. § 12 bokstav b. Ombudsmannen ber derfor departementet om å foreta en ny vurdering av om det kan gis innsyn i de lydfilene som eventuelt ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger. Dersom departementet fortsatt finner at det er grunnlag for å unnta alle lydfilene, bes det om at dette grunngis konkret.
Avslutningsvis er det grunn til å påpeke at enkelte opplysninger som er unntatt innsyn i den sladdede versjonen av transkripsjonen av lydfilene, synes å gjelde opplysninger som departementet i brev 9. mai 2014 til ombudsmannen selv har gitt uttrykk for at ikke skal unntas i denne saken. Det vises blant annet til at opplysningene (telefonnummer) om hvem som har ringt inn til AMK-sentralen, er unntatt. Videre synes opplysninger om gjerningsmannen som allerede er alminnelig kjent gjennom presseoppslag, å være unntatt. Departementet bes derfor også om å foreta en ny vurdering av grunnlaget for å tilbakeholde disse opplysningene.
Oppsummering
Det knytter seg flere svakheter ved departementets vurdering av innsynsspørsmålet. Departementet har bl.a. ikke godtgjort i tilstrekkelig grad at det vil være urimelig arbeidskrevende å skille ut de taushetsbelagte opplysningene fra lydfilene fra AMK-sentralens lydlogg. De ulike lydfilene fra lydloggen må videre anses som flere dokumenter, og offentleglova § 12 bokstav b gir ikke hjemmel for å unnta de lydfilene som ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger. Det er også enkelte opplysninger som er unntatt innsyn i den sladdede versjonen av transkripsjonen av lydfilene, som departementet selv har opplyst at ikke skal unntas i denne saken.
Ombudsmannen ber på denne bakgrunn departementet om å undersøke om det finnes tilgjengelige tekniske løsninger for å foreta den aktuelle sladdingen, og hvor arbeidskrevende dette vil være. Videre bes departementet foreta en ny vurdering av om det kan gis innsyn i de lydfilene som ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger, samt foreta en ny vurdering av grunnlaget for å tilbakeholde enkelte opplysninger i transkripsjonen av lydfilene. Ombudsmannen ber om å bli holdt orientert om departementets fornyede vurdering av saken.
Videre utvikling etter ombudsmannens uttalelse
Helse- og omsorgsdepartementet ga deretter uttrykk for at det ikke umiddelbart var enig med ombudsmannen i at de ulike lydfilene fra lydloggen måtte anses som flere dokumenter. Videre opplyste departementet at anskaffelseskostnadene for lydredigeringsprogram var relativt beskjedne, men at kostnadene med opplæring og administrering kunne bli en vesentlig større kostnad. Departementet mente imidlertid at det var unødvendig å pålegge virksomhetene å gå til anskaffelse av et slikt program, idet det svært unntaksvis ville bli gitt innsyn i lydlogger. Departementet hadde også kommentarer til ombudsmannens syn på sladdingen av taushetsbelagte opplysninger i transkripsjonen av lydfilene.
Ombudsmannen hadde følgende kommentarer til Helse- og omsorgsdepartementets oppfølging av ombudsmannens uttalelse i saken:
«1. Om lydfilene fra lydloggen er å anse som ett eller flere dokumenter
I offentleglova § 4 er begrepet dokument definert som «ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande». Det er på det rene at lydfilene i dette tilfellet er lagret på et medium for senere lytting, og det avgjørende spørsmålet blir dermed hva som kan regnes som en logisk avgrenset informasjonsmengde. I følge forarbeidene vil det avgjørende være hvilken informasjon som innholdsmessig hører sammen, jf. Ot. prp. nr. 102 (2004-2005) side 120. Dette er utdypet i Justis- og beredskapsdepartementets Rettleiar til offentleglova side 34:
«Det avgjerande er kva som etter sitt innhald høyrer saman og som står fram som ei samla framstilling.»
Spørsmålet om en lydlogg skal anses som ett eller flere dokumenter, må avgjøres ut fra en vurdering av innholdet i og organiseringen av lydloggen, jf. til sammenligning lovavdelingens uttalelse 3. september 2013, JDLOV-2012-6583.
I uttalelsen 14. november 2014 la ombudsmannen til grunn at lydloggen fra AMK-sentralen inneholdt opptak av samtlige telefonsamtaler som kommer inn til sentralen i kronologisk rekkefølge, og at en lydfil fra loggen inneholdt opptak av samtale med navngitte personer og AMK. Slik saken var opplyst, la ombudsmannen derfor til grunn at hver enkelt lydfil var å anse som et selvstendig dokument i offentleglovas forstand.
I brev 5. januar 2015 ga Helse- og omsorgsdepartementet uttrykk for at den aktuelle lydloggen er begrenset til en enkelt hendelse, trippeldrapet i Årdal, og at loggen dermed er avgrenset i tid. At den tekniske løsningen for lydloggen gjør at dokumentet er oppdelt på flere lydfiler, mente departementet ikke adskilte seg fra et skriftlig dokument som vil kunne bestå av flere enkeltstående ark. Ettersom Helse- og omsorgsdepartementet i brev 5. januar 2015 ikke umiddelbart sa seg enig i ombudsmannens vurdering, ba ombudsmannen om å få oversendt lydfilene fra den aktuelle loggen.
På bakgrunn av en gjennomgang av de oversendte lydfilene og den beskrivelsen Helse Førde HF har gitt, legger ombudsmannen til grunn at hver enkelt lydfil fra lydloggen inneholder opptak av en enkeltsamtale eller oppringning. Ettersom samtalene logges i kronologisk rekkefølge, legger ombudsmannen videre til grunn at en lydlogg kan inneholde lydfiler med opptak av samtaler fra ulike hendelser. Helse- og omsorgsdepartementet har opplyst til ombudsmannen at den aktuelle lydloggen i dette tilfellet er begrenset til en enkelt hendelse, men dette synes ikke å samsvare med Helse Førde HFs beskrivelse i brevet 27. januar 2015, hvor det fremgår at helseforetaket har tatt ut kommunikasjon som ikke gjelder den aktuelle hendelsen. Sett i lys av at departementet ikke hadde lydfilene fra lydloggen tilgjengelig da det vurderte saken, legger ombudsmannen til grunn at helseforetakets beskrivelse av organiseringen av lydloggen er riktig. Det bemerkes for øvrig at det ikke vil være normalsituasjonen at en lydlogg kun inneholder lydfiler med opptak av samtaler knyttet til en hendelse, og at dette ikke er uten interesse ved vurderingen av om dokumentbegrepet skal knyttes til hendelser eller samtaler. Ombudsmannen legger videre til grunn at det er mulig å hente frem de enkelte lydfilene fra lydloggapplikasjonen, mens det å ta ut lydfiler og sette de sammen med andre lydfiler om den samme hendelsen, krever manuelle operasjoner.
En lydfil som inneholder en telefonsamtale om en hendelse, er avgrenset tidsmessig og innholdsmessig. Det kan muligens argumenteres for at de samlede lydfilene fra en lydlogg i løpet av en angitt periode også er avgrenset tidsmessig, men disse samlede lydfilene vil nesten alltid inneholde telefonsamtaler mellom mange ulike personer om flere hendelser. Det er da vanskelig å se dem som avgrenset innholdsmessig.
Det vises for øvrig til ombudsmannens uttalelse 10. april 2014, SOM-2013-106, og lovavdelingens uttalelse 20. august 2012, JDLOV-2011-8508, hvor det også er lagt til grunn at en lydfil fra en lydlogg er å regne som et dokument.
Ombudsmannen er etter dette fortsatt av den oppfatning at hver enkelt lydfil er å anse som et selvstendig dokument etter offentleglova § 4.
I Helse Førde HFs brev 27. januar 2015 er det gitt uttrykk for at det ville være interessant å få klargjort om ombudsmannen mener at helseforetakene har en journalføringsplikt etter arkivlovgivningen. Ombudsmannens undersøkelser i denne saken gjelder innsynsspørsmålet. Det er derfor ikke foranledning til å gå nærmere inn på om helseforetaket har journalført dokumentene i saken. Spørsmål om dette kan eventuelt rettes til Riksarkivet.
2. Om det vil være urimelig arbeidskrevende å skille ut taushetsbelagte opplysninger
Offentleglova § 12 bokstav b gir adgang til å gjøre unntak for hele dokumentet når grunnlaget for unntak knytter seg til enkelte opplysninger i dokumentet. Vilkåret er at «det vil vere urimeleg arbeidskrevjande for organet å skilje dei ut».
Ombudsmannen påpekte i uttalelsen 14. november 2014 at departementet ikke hadde godtgjort i tilstrekkelig grad at det ville være urimelig arbeidskrevende å skille ut de taushetsbelagte opplysningene i lydfilene fra AMK-sentralens lydlogg. Departementet ble derfor bedt om å undersøke om det fantes tilgjengelige tekniske løsninger for å foreta sladding av lydfilene, og hvor arbeidskrevende dette ville være.
I brev 3. februar 2015 opplyste Helse- og omsorgsdepartementet at det finnes lydredigeringsprogram som sikrer en sikker sladding av lydfiler. Departementet la til grunn at anskaffelseskostnadene for selve programvaren er relativt beskjedne, men at «det er grunn til å tro» at kostnadene med opplæring og administrering kan bli en vesentlige større kostnad. Videre uttalte departementet:
«Helse- og omsorgsdepartementet vil … ikke pålegge virksomhetene å gå til anskaffelse av et slikt program, da departementet fastholder vårt tidligere standpunkt at dette synes å være unødvendig, sett hen til at det vil være svært unntaksvis at det vil bli gitt innsyn i lydlogger da dette er interne dokumenter, og departementet mener at innsyn i disse tilfellene kan gis som en utskrift av lydloggen.
Dersom ombudsmannen kommer til at alle AMK-sentralene i Norge skal pålegges å anskaffe lydredigeringsutstyr, så er departementet av den formening at dette kravet også vil måtte gjelde alle instanser som har lydlogger. I tillegg til nødetatene vil dette f.eks. omfatte Avinor, Jernbaneverkets togsentral, Statens Havarikommisjon, sentralbordet til departementene og kystradioene. Departementet finner det naturlig at et slikt pålegg derfor undergis en samlet vurdering.
Det kan også opplyses om at det vurderes å få regulert nærmere hvordan innsyn i lydlogger skal gis, også for pasient og pårørende, jf. politiregisterforskriftens kap. 53.»
Ut fra redegjørelsen er det noe uklart om departementet mener at det er arbeidskraftkostnadene som vil bli vesentlige, eller om departementet også har sett hen til andre kostnader som er forbundet med lydredigeringsprogramvaren. Ordlyden i bestemmelsen knytter seg til arbeidsprosessen med utskillingen av opplysningene. I forarbeidene til loven, Ot. prp. nr. 102 (2004-2005) punkt 5.4.4 er det lagt til grunn at bestemmelsen særlig vil komme til anvendelse «dersom det dreier seg om store dokument der opplysningane som kan unnatakast, er fordelt over heile dokumentet». Videre er det i Justis- og beredskapsdepartementets Rettleiar til offentleglova side 70 vist til at det dreier seg om «eit nokså snevert unntak». Også lovavdelingens uttalelse 1. mars 2011, JDLOV-2010-8205, må forstås slik at det er arbeidsprosessen med selve sladdingen av opplysninger som er det avgjørende etter bestemmelsen. I uttalelsen er det bl.a. lagt til grunn at bestemmelsen ikke kan benyttes for så vidt gjelder arbeidet og tiden som går med til gjennomlesing av dokumentet og vurderingen av selve unntaksbestemmelsen. Sett i lys av dette, kan det reises spørsmål om departementets rettsforståelse av hvilke «kostnader» som kan regnes med i vurderingen av om det vil være urimelig «arbeidskrevjande» å skille ut opplysninger fra lydfilene, er riktig.
I brevet gir departementet uttrykk for at det «vil … ikke» pålegge virksomhetene å anskaffe en slik programvare fordi det etter departementets syn er «unødvendig». Slik ombudsmannen ser det, har imidlertid departementet fortsatt ikke forankret sitt standpunkt rettslig. Det er således ikke godtgjort at vilkårene i offentleglova § 12 bokstav b er oppfylt. Selv om departementet vurderer å ta initiativ til å endre regelverket, må det forholde seg til gjeldende rett i denne saken.
Ombudsmannen finner for øvrig grunn til å minne departementet om at en lydfil og transkripsjonen av denne er to ulike dokumenter etter offentleglova § 4, jf. ombudsmannens uttalelse 10. april 2014, SOM-2013-106. En begjæring om innsyn i en lydfil kan dermed ikke besvares ved at innsyn «gis som en utskrift av lydloggen», slik departementet synes å legge til grunn i brevet 3. februar 2015.
3. Taushetspliktvurderingen
I uttalelsen 14. november 2014 ba ombudsmannen om at Helse- og omsorgsdepartementet foretok en ny vurdering av grunnlaget for å tilbakeholde opplysninger (telefonnummer) om hvem som har ringt inn til AMK-sentralen og opplysninger om gjerningsmannen som allerede er alminnelig kjent gjennom presseoppslag. Bakgrunnen var at departementet i brev 9. mai 2014 hadde fremholdt at det kun var taushetsbelagte opplysninger som var sladdet i transkripsjonen.
I brev 5. januar 2015 har departementet gitt uttrykk for at det er usikker på hvilke personlige opplysninger om gjerningsmannen som måtte anses som alminnelig kjent, og at det er «fast praksis» i innsynsaker å ikke gi ut telefonnummer. Dette standpunktet ble begrunnet i at «[s]vært mange personer [ikke ønsker] at telefonnummer gis ut, selv om dette som utgangspunkt ikke er en taushetsbelagt opplysning». Departementet viste til at det var «en mulighet» for at vedkommende f.eks. kan ha hemmelig telefonnummer.
Som departementet har vist til, er telefonnummer i utgangspunktet ikke en taushetsbelagt opplysning. Taushetsplikt kan likevel foreligge hvis noen har hemmelig telefonnummer, jf. lovavdelingens uttalelse 18. juni 2009, JDLOV-2007-3385. Departementet synes imidlertid ikke å ha foretatt noen undersøkelser av om de aktuelle telefonnumrene er taushetsbelagte eller ikke, til tross for at departementet synes å mene at dette er hjemmelsgrunnlaget for å unnta opplysningene. Det bemerkes for øvrig at unntak fra hovedregelen i offentleglova § 3 om at saksdokumenter er offentlige, krever hjemmel i lov. At departementet har en «fast praksis» på å unnta opplysningene, er ikke et tilstrekkelig hjemmelsgrunnlag.
Departementet synes heller ikke å ha foretatt noen nærmere undersøkelser av om enkelte av opplysningene om gjerningsmannen er alminnelig kjent. Noen av de opplysningene som er sladdet om gjerningsmannen er omtalt i presseoppslag om saken, se bl.a. informasjonen i samtalene som fant sted kl. 18.49.55 og 19.09.33. At departementet ikke gjør nødvendige undersøkelser når ombudsmannen ber om en ny vurdering, er lite tilfredsstillende.