A var av ligningsmyndighetene blitt anmeldt for økonomisk utroskap. Som følge av anmeldelsen begjærte han innsyn i 38 dokumenter i den bakenforliggende skattesaken hos X ligningskontor. Begjæringen ble avslått.
A påklaget ligningskontorets avslag. Etter omtrent en måned fikk han en skriftlig bekreftelse på at klagen var mottatt hos ligningskontoret. Ytterligere en måned senere mottok han også en orientering om at saken var oversendt Hordaland fylkesskattekontor for endelig avgjørelse. Etter dette fikk han ingen ytterligere tilbakemelding fra ligningsmyndighetene, til tross for flere purringer. Da saken ble brakt inn for ombudsmannen hadde det gått over 16 måneder siden A mottok bekreftelse om at klagen hans var mottatt hos ligningskontoret.
Som følge av As klage ble det tatt kontakt med Hordaland fylkesskattekontor per telefon. I telefonsamtalen bekreftet fylkesskattekontoret at saken fortsatt ikke var ferdigbehandlet, og at A heller ikke var blitt holdt orientert om status i saken. Det ble videre opplyst at saken nå ville bli prioritert, uten at det kunne sies med sikkerhet når endelig avgjørelse kunne forventes å foreligge.
Det ble etter dette besluttet å be fylkesskattekontoret om å gi en skriftlig redegjørelse for behandlingen av As klage over nektet innsyn. Det ble også spurt når saken kunne forventes ferdigbehandlet.
Etter omorganiseringen av ligningsforvaltningen 1. januar 2008 overtok nyopprettede Skatt vest ansvaret for As sak. Skatt vest begrunnet den lange saksbehandlingstiden blant annet med at saken reiste flere kompliserte spørsmål, både med hensyn til den generelle forståelsen av innsynsreglene og anvendelsen av disse på hvert enkelt av de 38 dokumentene saken gjaldt. I tillegg var det på et tidspunkt spørsmål om saken, i henhold til interne retningslinjer, måtte forelegges Skattedirektoratet for uttalelse.
Endelig avgjørelse av As klage over nektet innsyn ble fattet omtrent 3 måneder etter at ombudsmannen første gang tok kontakt med Hordaland fylkesskattekontor.
Ved avslutningen av saken uttalte jeg:
«1. Foreløpig svar
Det følger av skatteetatens serviceerklæring at skattekontoret ved klage over ligning skal sende skattyteren melding innen tre uker om hvor lang tid behandlingen av klagen vil ta. Serviceerklæringen gir ikke informasjon om at dette også gjelder i saker om partsinnsyn dersom en slik sak ikke kan behandles innen tre uker. En tilsvarende plikt for skattekontoret til å sende ut et foreløpig svar med angivelse av forventet saksbehandlingstid må likevel antas å gjelde også da. Uansett følger en slik plikt av de ulovfestede prinsippene for god forvaltningsskikk, som også ligningsforvaltningen er bundet av.
I den foreliggende saken fikk A gjennom X ligningskontors brev 27. juli 2006 en bekreftelse på at klagen over nektet innsyn var mottatt. Videre ble han orientert om at klagen ble oversendt fylkesskattekontoret 18. august 2006. Etter dette mottok han ingen ytterligere tilbakemelding fra fylkesskattekontoret før saken ble brakt inn for ombudsmannen i desember 2007, dette til tross for at han ved flere anledninger sendte skriftlige purringer til fylkesskattekontoret.
Skatt vest har erkjent at det skulle ha vært sendt foreløpig svar til klager, og har også beklaget at dette ikke har skjedd. Denne beklagelsen er på sin plass. Unnlatelsen av å sende ut foreløpig svar må anses som et klart brudd på alminnelige prinsipper for god forvaltningsskikk.
2. Saksbehandlingstid
Ligningsloven § 3-4 gir bestemmelser om en skattyters rett til innsyn i ligningssaker. Etter § 3-4 nr. 1 er utgangspunktet at skattyteren har rett til innsyn i dokumenter som angår hans eller hennes ligning. Bestemmelsens nr. 2 åpner likevel for unntak fra hovedregelen i visse tilfeller. Av § 3-4 nr. 3 følger det at et avslag på innsyn kan påklages bl.a. dersom innsyn er nektet med hjemmel i § 3-4 nr. 2 bokstav c eller e.
Ligningsloven inneholder ingen uttrykkelig bestemmelse om saksbehandlingstid i innsynssaker. Av offentlighetsloven 19. juni 1970 nr. 69 § 9 første og tredje ledd tredje punktum følger det imidlertid at så vel begjæringer om innsyn etter offentlighetsloven § 2 som klager over nektet innsyn skal avgjøres «uten ugrunnet opphold». Offentlighetsloven gjelder også for ligningsdokumenter, noe som er presisert i Lignings-ABC 2007/2008 s. 593. Når den som klager over nektet innsyn etter offentlighetsloven har krav på at saken skal avgjøres «uten ugrunnet opphold», tilsier sammenhengen i regelverket at de samme kravene til saksbehandlingstid må gjelde overfor en part som benytter seg av sin klagerett etter ligningsloven § 3-4 nr. 3. Jeg viser i denne sammenheng også til mine uttalelser i sak inntatt i årsmeldingen for 2005 s. 102 (Somb-2005-14), hvor det er gitt uttrykk for tilsvarende synspunkter med hensyn til saker om partsinnsyn etter forvaltningsloven 10. februar 1967 kapittel IV og journalinnsyn etter pasientrettighetsloven 2. juli 1999 nr. 63.
Jeg har ved en rekke anledninger fremhevet viktigheten av at saker om dokumentinnsyn behandles hurtig. Ved behandlingen av en innkommet innsynsbegjæring er således utgangspunktet at denne bør avgjøres samme dag, og iallfall innen 1-3 dager, med mindre det gjør seg gjeldende særlige forhold som tilsier at et noe lengre tidsforløp kan aksepteres. Når en klage over nektet innsyn blir behandlet i to instanser må det godtas at saksbehandlingstiden blir noe lengre, jf. bl.a. Ot.prp. nr. 4 (1981-1982) s. 42.
Skatt vests begrunnelse for den lange saksbehandlingstiden synes i hovedsak å være at saken har reist kompliserte rettslige spørsmål. På generelt grunnlag kan det at en innsynssak er komplisert eller omfatter en stor dokumentmengde, være forhold som legitimerer en lengre saksbehandlingstid enn de utgangspunkter som er antydet ovenfor. Forutsetningen må likevel være at den lengre saksbehandlingstiden er nødvendig ut fra hensynet til et materielt riktig resultat på innsynsspørsmålet, og at forvaltningsorganet sørger for en rimelig fremdrift i saken. Det må i denne sammenheng også ses hen til partens interesse i å få avgjort innsynsspørsmålet i forvaltningen, bl.a. med tanke på å kunne bringe et eventuelt avslag inn for domstolene eller ombudsmannen.
I As tilfelle gikk det over én måned fra avslaget på innsyn ble påklaget til Xs ligningskontor til klagen ble oversendt Hordaland fylkeskontor. Allerede dette må – i hvert fall som et utgangspunkt – antas å ligge i grenseområdet for hva som kan anses som forsvarlig saksbehandlingstid totalt sett. Det påfølgende tidsforløpet på over 18 måneder frem til Skatt vests endelige avgjørelse i saken må under enhver omstendighet anses å ligge langt utenfor grensene av det som med rimelighet kan anses som akseptabel saksbehandlingstid i innsynssaker.
3. Konklusjon
Behandlingstiden knyttet til As klage over nektet innsyn overskred klart de rammer som må anses å gjelde ved klager over nektet innsyn etter ligningsloven § 3-4 nr. 1. Det var også en saksbehandlingsfeil at det mens saken var til behandling ikke ble sendt foreløpig svar med opplysninger om når saken kunne forventes ferdigbehandlet.
As klage over nektet innsyn er nå ferdigbehandlet hos Skatt vest. Sett hen til at det foreligger et brudd på de krav som gjelder til saksbehandlingstiden i saker om partsinnsyn, synes det imidlertid nødvendig at Skatt vest går gjennom sine rutiner for håndtering av slike saker. Jeg ber om at Skatt vest holder meg orientert om sin videre oppfølging i denne sammenheng.»
I etterkant av ombudsmannens uttalelse utarbeidet Skatt vest nye skriftlige rutinebeskrivelser for håndtering av innsynssaker. Av de nye rutinebeskrivelsene fremgikk det bl.a. at begjæringer om innsyn i utgangspunktet skulle avgjøres samme dag, og iallfall innen 3 virkedager. Tilsvarende tidsrammer gjaldt for oversending av klager over nektet innsyn til klageinstansen. Dersom det var særlige forhold som tilsa at behandlingen av en innsynsbegjæring eller klage ville overstige 3 virkedager, skulle det sendes ut foreløpig svar umiddelbart.