Sivilombudsmannen har gjennomført en systematisk undersøkelse av Kragerø, Mandal (nå Lindesnes) og Askøy kommuners vedtak om dispensasjon fra byggeforbudet i strandsonen. Vi gjennomgikk alle vedtakene som kommunene hadde truffet fra…

Sivilombudsmannen har gjennomført en systematisk undersøkelse av Kragerø, Mandal (nå Lindesnes) og Askøy kommuners vedtak om dispensasjon fra byggeforbudet i strandsonen. Vi gjennomgikk alle vedtakene som kommunene hadde truffet fra…

Saken gjelder offentlig søkerliste til stillingen som direktør for Fiskeridirektoratet. Statsråd Frank Bakke-Jensens navn fremgikk ikke av den offentlige søkerlisten til stillingen. Nærings- og fiskeridepartementet begrunnet dette med at stillingen som forsvarsminister krever særlig tillit og stabilitet. I tillegg viste departementet til rekrutteringshensyn. Ombudsmannen er kommet til at departementets begrunnelse for å unnta statsråd Frank Bakke-Jensens navn fra den offentlige søkerlisten ikke er tilstrekkelig, jf. offentleglova § 25. Det kreves særlige grunner for å unnta en søker fra søkerlisten til en lederstilling. Rollen som statsråd er ikke i seg selv tilstrekkelig for at slike særlige grunner foreligger. Det må foreligge konkrete hensyn som begrunner unntak. Slike konkrete grunner er ikke gjort gjeldende i denne saken.

Saken gjelder Justis- og beredskapsdepartementets saksbehandlingstid i sak om innsyn i korrespondanse mellom departementet og Koronakommisjonen. Departementet brukte flere måneder på å behandle innsynskravene. Innsynskravene gjaldt flere hundre dokumenter. Den lange saksbehandlingstiden var begrunnet i den store arbeidsmengden som følge av covid-19-pandemien, samt at innsynskravene var omfattende. Ombudsmannen har forståelse for at den ekstraordinære arbeidsbelastningen i departementet som følge av pandemien også kan føre til forsinkelser ved behandling av innsynssaker. Ombudsmannen er likevel kommet til at departementets saksbehandlingstid i denne saken var for lang og i strid med lovens krav. Krav om innsyn og klager i innsynssaker skal etter offentleglova avgjøres uten ugrunnet opphold. Det er ikke gjort endringer i offentleglova som følge av pandemien.

Saken gjelder Helse- og omsorgsdepartementets saksbehandlingstid i sak om innsyn i korrespondanse mellom departementet og Koronakommisjonen. Departementet brukte flere måneder på å behandle innsynskravene, og gi en nærmere begrunnelse for avslag på innsyn. Innsynskravene gjaldt flere hundre dokumenter. Den lange saksbehandlingstiden var begrunnet i den store arbeidsmengden som følge av covid-19-pandemien, samt at innsynskravet var omfattende. Ombudsmannen har forståelse for at den ekstraordinære arbeidsbelastningen i departementet som følge av pandemien også kan føre til forsinkelser ved behandling av innsynssaker. Ombudsmannen er likevel kommet til at departementets saksbehandlingstid i denne saken var for lang og i strid med lovens krav. Krav om innsyn og klager i innsynssaker skal etter offentleglova avgjøres uten ugrunnet opphold. Forvaltningsorganer skal også på forespørsel gi en nærmere begrunnelse for et avslag så raskt som mulig og senest innen ti dager. Det er ikke gjort endringer i offentleglova som følge av pandemien.

Saken gjelder Fylkesmannens behandling av en sak om å endre et barns fornavn etter søknad fra barnets mor. Skatteetaten avslo søknaden fordi far ikke samtykket til navneendringen. Etter klage fra moren omgjorde Fylkesmannen vedtaket fordi det ville være barnets beste å endre navnet og at det derfor forelå en «særlig grunn» til å godta søknaden. Moren hadde sendt flere dokumenter til forvaltningen som hun mente støttet søknaden, men som ikke ble forelagt faren til uttalelse før Fylkesmannen fattet vedtak i saken. Ombudsmannen mener det utgjorde et brudd på forvaltningsloven § 17 annet ledd at opplysninger forvaltningen hadde mottatt om klageren ikke ble forelagt ham til uttalelse før Fylkesmannen fattet vedtak i saken. Videre mener ombudsmannen at Fylkesmannens vedtak om at det forelå en «særlig grunn» til å godta navneendring uten klagerens samtykke ikke var tilstrekkelig utredet, jf. forvaltningsloven § 33 femte ledd, jf. § 17 første ledd. Manglene ved saksbehandlingen gjør at ombudsmannen mener det er begrunnet tvil om Fylkesmannens avgjørelse i navnesaken er riktig. Ombudsmannen ber Fylkesmannen vurdere saken på nytt.

Saken gjelder Helseklages behandlingstid i en enkeltsak om utmåling av erstatning for pasientskade og Helseklages vurdering av spørsmålet om prioritering av saken. Ombudsmannen mener behandlingstiden i utmålingssaken på nesten 29 måneder var for lang. Saken burde ha blitt prioritert fra den kom inn til Helseklage, fordi pasientskadesaken allerede hadde versert lenge for forvaltningen og domstolene, uten at klageren var skyld i dette. Med lang forventet saksbehandlingstid i Helseklage, er det særlig viktig med gode rutiner for å identifisere saker som av ulike grunner bør prioriteres. Ombudsmannen har derfor bedt Helseklage om å gjennomgå rutinene for prioritering mellom saker. Videre forventer ombudsmannen at Helseklage i fremtiden sørger for å gi hensiktsmessig informasjon i orienteringer om forventet saksbehandlingstid.

Saken gjelder innsyn etter offentleglova i et referat fra møte i Beredskapsutvalget mot biologiske hendelser. I sin endelige avgjørelse i saken unntok Helse- og omsorgsdepartementet dokumentet fra innsyn med hjemmel i offentleglova § 14 første ledd om organinterne dokumenter. Det ble ikke funnet grunn til å gi merinnsyn. Ombudsmannen har kommet til at Beredskapsutvalget er et eget organ, men slik at utvalgets rådgivere ikke er del av organet. Når referatet er sendt fra utvalget til rådgiverne og i tillegg til Helse- og omsorgsdepartementet og Justisdepartementet, har det mistet sin organinterne karakter, og kan ikke unntas etter § 14 første ledd. Ettersom referatet er sendt til Helse- og omsorgsdepartementet og Justisdepartementet, mener ombudsmannen at det heller ikke er grunnlag for å unnta det etter § 15 tredje ledd, som departementet har anført som et alternativt grunnlag. Ombudsmannen ber Helse- og omsorgsdepartementet om å foreta en ny vurdering av saken.

Etter at et innsynskrav var fremsatt hos Folkehelseinstituttet (FHI), men før det var behandlet, ble datafilene det var begjært innsyn i, slettet. Det ble av denne grunn ikke vurdert om det kunne gis innsyn i filene. Klagen på innsynsavslaget ble avvist av Helse- og omsorgsdepartementet med den begrunnelse at det ikke var en klage etter offentleglova. Departementet viste til at loven gir rett til innsyn i dokumenter, at dokumentene i dette tilfellet ikke eksisterte, og at departementet derfor ikke kunne vurdere om det skulle ha vært gitt innsyn i dem. Ombudsmannen mener at saken skulle ha vært behandlet som en klage etter offentleglova. God forvaltningsskikk tilsier at saksdokumenter det er begjært innsyn i, ikke slettes før innsynskravet er vurdert, selv om det etter arkivregelverket er adgang til å slette. Når sletting likevel har skjedd, vil det være god forvaltningsskikk å forsøke å bøte på feilen ved å undersøke om gjenoppretting er mulig med en rimelig tids- og ressursbruk. Departementet burde derfor ha vurdert om datafilene var saksdokumenter som var omfattet av offentleglova. I så fall burde FHI blitt bedt om å vurdere muligheten for å gjenopprette filene, for eksempel ved å innhente dem på nytt. Dersom dette lot seg gjøre med rimelig tids- og ressursbruk, burde filene ha blitt gjenopprettet, slik at klager fikk oppfylt sin rett etter offentleglova til å få vurdert innsyn i dem.

Saken gjelder avslag på økonomisk stønad til livsopphold. Ombudsmannen er kommet til at saksbehandlingen sett under ett ikke er i samsvar med det som etter forvaltningsloven kreves for en forsvarlig saksbehandling. Begrunnelsene i saken har vært mangelfulle, noe som gjør at ombudsmannen mener det foreligger begrunnet tvil, jf. sivilombudsmannsloven § 10 annet ledd, om det er foretatt en tilstrekkelig individuell vurdering av klagerens helhetlige situasjon. På denne bakgrunn bes Fylkesmannen om å behandle klagen på nytt, og å merke seg ombudsmannens påpekninger til fremtidige saker.