Sakens bakgrunn og undersøkelsene herfra
A ba i mars 2012 sitt lokale navkontor om innsyn i «dokumenter i saksmappen». Navkontoret ga parten beskjed om at han først kunne få innsyn i saksmappen når realiteten i saken var ferdigbehandlet ved klageinstansen og saksdokumentene var returnert lokalkontoret. A klagde til ombudsmannen, som tok saken opp med Nav. I brev til ombudsmannen, redegjorde Nav for at klageren ikke var gitt muntlig avslag på innsynsbegjæringen, men forklart årsaken til at han ikke kunne få innsyn i sin saksmappe inntil videre.
På bakgrunn av disse opplysningene tok ombudsmannen ny kontakt med Nav, og i telefonsamtale i oktober 2012 lovet Nav å videresende klagerens krav om innsyn til klageinstansen for behandling der.
Ombudsmannen avsluttet deretter saken med brev til Nav i oktober 2012. I brevet ga ombudsmannen følgende merknader;
«Det er grunn til å gjøre Nav … oppmerksom på at et svar til klageren om at han først kan få innsyn i saksmappen når klagesaken er ferdigbehandlet ved klageinstansen og dokumentene er returnert til lokalkontoret, er et «utsatt innsyn» som i realiteten innebærer avslag på innsynskravet.
Den lange behandlingstiden som Navs «utsatte innsyn» i denne saken har ført til, harmonerer dårlig med de strenge kravene til saksbehandlingstid som gjelder for innsynssaker generelt. Ombudsmannen har ved tidligere anledninger uttalt at allmennhetens begjæringer om innsyn etter offentlighetsloven i utgangspunktet bør avgjøres samme dag, og i alle fall innen en til tre dager, med mindre det gjør seg gjeldende særlige forhold som tilsier at et noe lengre tidsforløp kan aksepteres. Ut fra sammenhengen mellom offentlighetsloven og forvaltningsloven, er det lagt til grunn at saksparter som ber om å få oversendt saksdokumenter etter forvaltningslovens regler om partsinnsyn ikke bør stilles dårligere.
Bakgrunnen for disse strenge tidskravene, er at innsyn ofte er nødvendig for å kunne ivareta rettigheter i andre saker for den som begjærer innsyn. Formålet bak disse reglene slår da også til i denne saken, der klageren har gjort Nav uttrykkelig oppmerksom på at han trenger innsyn i dokumentene i forbindelse med klagesaken sin.
Når det organet hos Nav som mottok innsynskravet ikke selv innehadde de etterspurte dokumentene i saken, burde organet enten selv ha sørget for å videresende klagerens innsynskrav til det organet som hadde dokumentene, eventuelt ha henvist klageren til å sende innsynskravet til det organet der dokumentene befant seg.»
Nav ble bedt om å merke seg og ta hensyn til disse merknadene ved behandlingen av senere innsynsbegjæringer.
I nytt brev til ombudsmannen i desember 2012, klaget A over at han fremdeles ikke hadde fått innsyn i de ønskede dokumentene. Saken ble da tatt opp med Nav klageinstans. I brev herfra i januar 2013 ble det spurt om det var tilfellet at klageren fremdeles ikke hadde fått innsyn i alle de ønskede dokumentene. Klageinstansen ble også bedt om å bekrefte om klagerens referering av opplysninger fra et møte med saksbehandler i desember 2012 var riktige. Videre ble det spurt om det var foretatt ytterligere skritt for å fremskaffe dokumentene i tiden etter dette møtet, samt bedt om å gi en redegjørelse for hvordan klageinstansen hadde tenkt å følge opp saken videre.
I brev hit redegjorde Arbeids og velferdsetaten for saken. Det ble bl.a. vist til at Trygderetten hadde oversendte dokumentene til det lokale navkontoret, der klageren i møte med saksbehandler i desember 2012 fikk gjennomgå og ta kopi av dokumentene.
Det ble også opplyst at;
«Nav Klageinstans har ikke foretatt ytterligere skritt for å fremskaffe dokumenter i tiden etter at saken ble oversendt Trygderetten i oktober 2012. A har fått kopi av alle dokumenter i saken. Vedrørende manglende saksdokumenter, ba klageinstansen NAV… om å rekonstruere dokumentene, samt informere A om manglende saksdokumenter slik at han også har anledning til å sende inn dokumenter på ny dersom det var dokumenter han mente at manglet i saken.
NAV Klageinstans vil ikke følge opp saken videre med mindre Trygderettens kjennelse i saken gir grunnlag for videre oppfølging fra vår side.»
Ved avslutningen av saken uttalte ombudsmannen:
Spørsmålet på dette stadiet av saken er om klageren har fått innsyn i alle de dokumentene som han har ønsket, jf. hans klage hit i desember 2012, der han opplyser at han ennå ikke har fått innsyn i alle saksdokumentene. Svaret på dette beror på en sammenligning av klagerens innsynsbegjæring og hvilket innsyn han faktisk har fått.
Klageren har i brev fra mars 2012 til det lokale navkontoret krevd innsyn i «dokumenter i saksmappen». Det må bety at han ønsker innsyn i alle de dokumentene som denne saksmappen består av. Spørsmålet blir derfor om den saksmappen som ble oversendt fra Trygderetten til det lokale navkontoret og som klageren fikk innsyn i, inneholdt alle dokumentene som totalt sett inngår i saksmappen.
På bakgrunn av opplysninger i brevet fra Arbeids og velferdsetaten i januar 2013, legger jeg til grunn at det har eksistert flere dokumenter i den aktuelle saksmappen enn de som ligger i saksmappen nå, og at også Arbeids og velferdsetaten er av den oppfatning. Jeg viser i denne sammenheng til opplysninger på side 2 i brevet om «manglende saksdokumenter» og at klageren i telefonsamtale var «… blitt informert om at NAV manglet noen dokumenter i forbindelse med klagesaken hans».
Når Arbeids og velferdsetaten i svaret hit i januar 2013 opplyser at klageren «har fått innsyn», synes dette altså å begrense seg til de dokumentene som ble videresendt fra Trygderetten til lokalkontoret. De resterende dokumentene synes han derfor ennå ikke å ha fått innsyn i. Han kan på denne bakgrunn derfor ikke sies å ha fått det innsynet han bedt om.
Slik klageren har uttrykt seg, kan det heller ikke ha vært særlig tvilsomt for Nav at det nettopp er disse dokumentene som fremdeles mangler, som har vært hans hovedanliggende med det innsynskravet denne saken dreier seg om.
Jeg minner nok en gang om at de strenge tidskravene som gjelder for behandling av innsynsbegjæringer, har sin bakgrunn i at innsyn ofte er nødvendig for at parten skal kunne ivareta sine rettigheter i andre saker. I denne saken har da også klageren flere ganger vist til at han ønsker innsyn for å se hvilket grunnlag Navs avslag, som skal behandles i Trygderetten, bygger på. Den konkrete innsynsbegjæringen dreier seg altså ikke om en ren formalkontroll av innholdet i saksmappen, slik Nav synes å legge til grunn gjennom henvisningen til klagerens «… anledning til å sende inn dokumenter på ny…» på side 2 i brevet i januar 2013. Klagerens uttrykkelige opplysning om formålet med innsyn, burde ha skjerpet Navs aktsomhetsplikt når det gjaldt å bringe på det rene hvilke dokumenter klageren ønsket innsyn i. Nav må kritiseres for ikke å ha brakt klarhet i innsynskravet og hvilke dokumenter det var gitt innsyn i.
Det er på det rene at klageinstansen har bedt det lokale navkontoret om å rekonstruere de savnede saksdokumentene. Spørsmålet er hvilken oppfølgingsplikt Nav Klageinstans har overfor det lokale navkontoret når det gjelder dette arbeidet. Nærmere bestemt om Nav Klageinstans har en oppfølgingsplikt overfor førsteinstansen som et ledd i behandlingen av innsynssaken. Det er således ikke et spørsmål om eventuell oppfølgingsplikt i tiden etter at saken er realitetsbehandlet i Trygderetten, slik Nav synes å ha trodd. En slik oppfølging vil i så fall bero på et annet rettsgrunnlag, og har ikke vært en del av klagesaken hos ombudsmannen.
I tidligere saker om innsyn har jeg uttalt at hensynet til innsynsreglenes effektivitet og formålet bak offentlighetsprinsippet, tilsier hurtighet på alle trinn ved behandlingen av innsynssaker. Dette innebærer for eksempel at et klageorgan har plikt til, så raskt som mulig, å sette i gang behandlingen av en sak, blant annet ved å kontrollere at saken er tilstrekkelig opplyst for klagebehandling. Jeg har også uttalt at et klageorgan fortløpende må følge opp de saksbehandlingsskrittene som settes i gang i forbindelse med behandlingen av en innsynssak (Somb-2007-952).
De samme hensynene tilsier at klageinstansen har plikt til å påse at det er fremdrift i en innsynssak etter at førsteinstansen har fått beskjed om å følge den opp, for eksempel ved å rekonstruere dokumenter som ikke gjenfinnes. Motsatt løsning ville stå i sterk kontrast til formålet bak reglene om partsinnsyn.
I denne saken hadde Nav Klageinstans … en særlig oppfordring til å følge opp det lokale navkontoret fordi behandlingen av saken allerede hadde tatt svært lang tid. Dette blir ytterligere forsterket ved at tidsbruken skyldtes at Nav var av den feilaktige oppfatning at klageren måtte nøye seg med et slags «utsatt innsyn» frem til realiteten i saken var ferdigbehandlet og saksdokumentene var returnert til det organet som hadde mottatt innsynsbegjæringen, jf. mitt brev … oktober 2012.
Manglene ved den tidligere behandlingen av saken, tilsier at Nav Klageinstans burde ha fulgt opp saken videre, slik at ytterligere feil og forsinkelser hadde vært unngått. Opplysningen i brevet i januar 2013 om at Nav Klageinstans ikke vil følge opp videre, må derfor kritiseres. Nav Klageinstans bør følge opp det lokale navkontoret for å sikre at arbeidet med å rekonstruere de manglende dokumentene er i samsvar med de strenge tidskravene for behandling av innsynssaker. Dette også for å sikre at alle dokumentene er oversendt Trygderetten før saken behandles der.
Jeg forutsetter at Nav Klageinstans merker seg og følger opp mine merknader.