A klaget til ombudsmannen over namsfogdens manglende oppfølging av hans gjeldsordningssak. Dokumentene ble herfra bedt oversendt fra namsfogden, men det ble mottatt få dokumenter, og saken fremsto derfor som noe dårlig opplyst når det gjelder tidligere saksgang.
Av de innsendte dokumentene fremgår det at A fikk åpnet for gjeldsforhandlinger enten 27. eller 28. juni 2006. Det ble vedtatt en frivillig gjeldsordning på fem år, noe som tilsa sluttdato 26. eller 27. juni 2011, jf. gjeldsordningsloven § 4-2 første ledd. Namsfogden i X opplyste hit at sluttdato var 26. august 2011, noe som også syntes å være i tråd med klagerens forståelse. Avtalen ble i sin tid stadfestet av Namsmannen i Y, og saken senere overført til Namsfogden i X.
Under henvisning til opplysninger om en vesentlig forbedring i skyldnerens økonomi og gjeldsordningsloven § 6-2 første ledd, begjærte en av kreditorene 22. februar 2011 omgjøring av gjeldsordningen overfor tingretten. I brev 25. februar 2011 fra tingretten til Namsfogden i X ble sakens dokumenter bedt oversendt, sammen med en oppdatert kreditorliste. Det var ingen nyere dokumenter enn tingrettens brev 25. februar 2011 blant dokumentene oversendt hit, og det var uklart hva som skjedde deretter. Namsfogden opplyste at saken lå i bero i tingretten i påvente av at namsfogden skulle bistå skyldneren med å utarbeide et endringsforslag.
Skyldneren brakte saken inn hit ved klage 23. september 2011. Han viste til å ha mottatt brev fra ovennevnte kreditor i oktober 2010, og at han da straks tok kontakt med namsfogdkontoret, men fikk beskjed om at den aktuelle saksbehandleren var på ferie frem til 16. november 2010. Klageren tok da kontakt med namsfogden på nytt, og var i møte på namsfogdkontoret 2. desember 2010, der han også skal ha levert nødvendig dokumentasjon. Deretter skal klageren jevnlig ha tatt kontakt med den samme saksbehandleren ved namsfogdkontoret, og blitt lovet snarlig svar, uten at dette ble fulgt opp.
Saksbehandleren hos Namsfogden i X ble kontaktet per telefon av saksbehandler her 27. september 2011. Forsinkelsen ble beklaget, og saksbehandleren hos namsfogden forsikret om at saken ville bli prioritert og ferdigbehandlet innen medio oktober 2011. Med denne lovnaden ble det ikke funnet grunn til ytterligere herfra, og saken ble avsluttet ved brev 28. september 2011 til klageren og namsfogdkontoret, der samtalen ble referert.
I telefon hit 23. februar 2012 opplyste klageren at endringsforslag fortsatt ikke var utarbeidet. Han oversendte deretter kopi hit av skriftlig etterlysning 8. november 2011 til namsfogdkontoret om svar i saken.
Namsfogdkontoret ble tilskrevet herfra 29. februar 2012 og bedt om å redegjøre for sine rutiner ved behandling av søknader om endring av gjeldsordning, herunder forventet saksbehandlingstid og informasjon til søkeren. Videre ble det bedt om en redegjørelse for hvorfor det ikke var utarbeidet et endringsforslag i klagerens sak, og for når dette kunne forventes gjort.
Da det ikke ble mottatt svar her innen fristen som ble satt i brevet, ble det sendt en påminnelse 3. april 2012. Namsfogden personlig tok da kontakt per telefon og opplyste at han var ukjent med tidligere brev herfra. Kopi av tidligere korrespondanse ble derfor sendt til namsfogden, som svarte slik i brev 12. april 2012:
«Angjeldende sak startet i sin tid hos namsmannen i Y som åpnet gjeldsforhandling den 27/6-2006. Det ble vedtatt en frivillig gjeldsordning med en periode på 5 år — med sluttdato 26/8-2011. I 1. halvdel av 2009 overtok namsfogden i X ansvaret for saksbehandling av gjeldsordningssaker fra Y lensmannskontor pga manglende lokal kapasitet.
Angjeldende sak ble mottatt fra lensmannen i Y i forbindelse med spørsmål om vilkårene for endring var til stede. Angjeldende sak viser seg å ikke være innregistert i vårt datasystem, uvisst for meg av hvilken grunn. Etter opplysninger tok skyldneren kontakt med vår saksbehandler 2/12-10 og dokumentasjon ble fremlagt over inntekts- og utgiftssidene. I denne fasen har Statens innkrevingssentral i brev av 22.02.11 til Z tingrett begjært gjeldsordningen omgjort da de mener at han hadde større inntekt enn det som var lagt til grunn i ordningen.
Saken ligger nå i bero i Z tingrett i påvente av at skyldneren fremsetter et endringsforslag som namsmannen skal være behjelpelig med å utforme.
Det er på nåværende tidspunkt ikke mulig for meg å redegjøre for hvorfor ikke endringsforslaget allerede er utarbeidet i samsvar med tidligere lovnader fra saksbehandler. Ut fra sakens karakter er den i dag overført til ny saksbehandler. Denne vil omgående ta kontakt med skyldneren for å få utarbeidet endringsforslaget.»
Ved avslutningen av saken uttalte jeg:
«Namsfogden i X har gitt en redegjørelse for kontorets rutiner ved behandling av endringssaker, blant annet at sakene skal behandles raskt, gis høy prioritet og i nært samarbeid med skyldneren. Dette er etter mitt syn i tråd med gjeldsordningsloven § 2-2 om namsmannens veiledningsplikt og kravene til forsvarlig saksbehandling for øvrig.
Denne saken har likevel blitt liggende ubehandlet i lang tid, og slik at gjeldsordningsperioden i mellomtiden har løpt ut. Videre har skyldneren ikke fått tilstrekkelig informasjon om saksgangen. Jeg minner om at heller ikke kreditorenes interesser blir ivaretatt ved en slik forsinket behandling. Namsfogden har ikke kunnet gi noen forklaring på hvorfor saken ikke ble behandlet i henhold til egne rutiner, og forholdet må anses kritikkverdig. Jeg ber Namsfogden i X foreta en nærmere gjennomgang av systemet, slik at brudd på slike rutiner følges opp.
Jeg har videre merket meg namsfogdens opplysning om at sakens dokumenter ikke har vært innregistrert i kontorets saksbehandlingssystem, uten at det er vist til noen årsak til dette. Det er nærliggende å anta at en slik mangelfull registrering, som igjen fører til manglende kontroll, kan ha bidratt til at gjeldsordningssaken ikke har fått en forsvarlig behandling. Forholdet gir grunn til tvil om arkivrutinene ved kontoret har vært i henhold til gjeldende regelverk. Jeg har derfor funnet grunn til å orientere Riksarkivet om saken, ved kopi av denne uttalelsen. Riksarkivet kan etter lov 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv § 7 gi veiledning og føre tilsyn med arkivarbeidet i offentlige organer.
Også Politidirektoratet orienteres om saken ved kopi av denne uttalelsen.»