Sakens bakgrunn
A, B og C klaget hit over Måsøy kommunes ileggelse av gebyr for slamtømming. Klagen gjaldt blant annet manglende svar på henvendelser til kommunen og kommunens beregning av gebyr etter selvkostprinsippet.
De innhentede saksdokumentene fra kommunen viste at kommunen hadde mottatt en rekke henvendelser om ileggelsen av gebyr for slamtømming i bygdene Snefjord, Slotten og Lillefjord. De første henvendelsene i saken er registrert i oktober/november 2017. Mange av henvendelsene ble journalført på samme sak, og det var vanskelig for ombudsmannen å få oversikt over hvilke henvendelser som var besvart og hvilke som ikke var besvart.
I brev hit listet klagerne opp flere henvendelser til kommunen som ikke fremgikk av den tilsendte journalen, blant annet henvendelser fra Snefjord bygdelag 17. oktober 2017 og 8. februar 2018. I tillegg opplyste B å ha hatt følgende korrespondanse om saken med kommunen, som ikke fremgikk av journalen:
- Brev 12. desember 2016 fra B til kommunen
- Brev 8. mars 2017 fra B til kommunen
- Brev 7. august 2017 fra B til kommunen
- Brev 13. oktober 2017 fra kommunen til B
- Brev 4. november 2017 fra B til kommunen
Av journalen fremgikk det at tre av saksdokumentene var foreløpige svar, datert 3. august 2018. Ett av brevene syntes å være adressert til en intern mottaker i kommunen, og de to andre brevene hadde ingen mottaker(e) i journalen. Ombudsmannen ba kommunen gjentatte ganger om å oversende en oversikt over mottakere av det foreløpige svaret, uten å motta dette.
På bakgrunn av klagen og de tilsendte saksdokumentene fant ombudsmannen grunn til å stille kommunen enkelte spørsmål knyttet til kommunens saksbehandling.
Våre undersøkelser
Ombudsmannens kontroll med forvaltningen er som hovedregel etterfølgende. Det innebærer at en sak ikke undersøkes før den er endelig avgjort i forvaltningen. Ettersom klagernes spørsmål om kommunens gebyr ikke var besvart, har vi ikke undersøkt realiteten i saken – altså om det var grunnlag for innkreving av de aktuelle gebyrene.
Enkelte sider av saksbehandlingen kan likevel undersøkes mens saken er til behandling i forvaltningen. I denne saken fant vi grunn til å undersøke kommunens journalføring og manglende svar. I undersøkelsesbrevet herfra ble kommunen bedt om å besvare følgende spørsmål:
- Hvor er de nevnte dokumentene som ikke er å finne i den tilsendte journalen journalført?
- Mener kommunen at journalføringen i saken ivaretar formålene som fremgår i arkivlova § 6?
- Kommunen bes redegjøre nærmere for hvordan henvendelsene fra de tre klagerne er besvart? Mener kommunen at reglene i forvaltningsloven § 11 a er fulgt i saken?
- Kommunen bes om å orientere om hvordan saken vil bli håndtert fremover.
Kommunen svarte at «Måsøy kommune tar kritikken fra Sivilombudsmannen på arkivering, samt manglende svar på sak 17/731 til etterretning». De skrev at kommunen «ikke [har] fulgt reglene i forvaltningsloven § 11 i denne saken», men at det var avholdt et info-/dialogmøte med representanter fra befolkningen. I møtet skal det ha blitt svart på spørsmål rettet til kommunen. Spørsmålene i undersøkelsesbrevet herfra om journalføring ble ikke besvart ut over dette.
Om fremtidig håndtering av saken skrev kommunen at de «så langt det [var] mulig» ville håndtere saken selv, uten å engasjere ekstern konsulent. De skrev at Måsøy kommune «jobber videre med å finne løsninger som kan være med på å redusere gebyret på slam».
Vedlagt brevet fulgte «all arkivert dokumentasjon i saken», noe som omfattet fullstendig utskrift fra kommunens sak 17/731 og brevene fra B 12. desember 2016, 8. mars 2017, 7. august 2017 og 4. november 2017. Av dokumentene i sak 17/731 fremgikk det blant annet hvem som var mottakere av det foreløpige svaret 3. august 2018. B, C og Fjordan bygdelag v/A var blant mottakerne. Videre fremgikk det at klagerne fikk et svar i saken 22. november 2018, der gebyret ble grundig forklart og kravene opprettholdt. Av oversendelsen fremgikk det også at de fire brevene fra B var journalført på to forskjellige saker (16/1040 og 17/599). Hvor de øvrige brevene til og fra kommunen som ble nevnt i undersøkelsesbrevet er journalført, fremgikk ikke.
A og B kom med merknader til kommunens redegjørelse. Merknadene var knyttet til realiteten i saken.
Den 26. februar 2019 sendte Måsøy kommune brev til abonnentene av slamtømming der det fremgikk at kommunen frafalt gebyrkravet t.o.m. 31. desember 2018. Ombudsmannen fikk først tilsendt kopi av brevet på forespørsel.
Ombudsmannens syn på saken
1. Journalføring
Det følger av arkivlova § 6 at offentlige organ plikter å ha arkiv og at disse skal være «ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid». Arkivansvaret er utdypet nærmere i arkivforskriften. Reglene om arkiv og journalføring skal sikre det kortsiktige behovet kommunen har for tilgang til informasjon i egne arkiver, men også det langsiktige, samfunnsmessige behovet for å ta vare på viktig dokumentasjon for fremtiden, se lovens forarbeider, Ot.prp. nr. 77 (1991–1992) punkt 3.2.2. Et godt arkiv muliggjør også kontroll med forvaltningen, herunder fra ombudsmannen side.
Mange av henvendelsene om slamgebyr er journalført på samme sak. Videre er henvendelser fra én person (B) om samme sak (gebyr for slamtømming) registrert på tre forskjellige saker (17/731, 16/1040 og 17/599). Heller ikke på forespørsel, har kommunen svart på hvor flere av brevene i sakskomplekset er journalført. Dette har gjort det vanskelig for ombudsmannen å få oversikt over hvilke henvendelser som er besvart og hvilke som ikke er besvart.
Kommunens journalføring har i betydelig grad vanskeliggjort ombudsmannens undersøkelse av saken. Det å delvis samle flere klagere i én sak, og til dels fordele henvendelser fra én klager på flere saker, kan også ha bidratt til å vanskeliggjøre kommunens oppfølging av borgernes henvendelser. Måsøy kommune har bare delvis svart på spørsmålene herfra om journalføring. På bakgrunn av sakens opplysninger og kommunens svar hit, fremstår det som tvilsomt for ombudsmannen om Måsøy kommune har oppfylt arkivansvaret i arkivlova § 6 i denne saken. Ombudsmannen ber Måsøy kommune om å gjennomgå sine rutiner for journalføring for å påse at arkivansvaret i arkivlova § 6 blir oppfylt.
2. Foreløpig svar
Det følger av forvaltningsloven § 11 a første ledd at kommunen skal forberede og avgjøre saker «uten ugrunnet opphold». Videre følger det av tredje ledd at det i saker som gjelder enkeltvedtak, skal gis et foreløpig svar dersom henvendelsen ikke kan besvares i løpet av en måned etter den er mottatt. Også for saker som ikke gjelder enkeltvedtak, tilsier god forvaltningsskikk at den som henvender seg til kommunen, får et foreløpig svar dersom det tar uforholdsmessig lang tid å besvare henvendelsen.
I denne saken er det uklart for ombudsmannen når de forskjellige henvendelsene kom inn til kommunen, og hvilke av dem som eventuelt er besvart forut for det foreløpige svaret 3. august 2018. Det mangler også helt opplysninger om enkelte av klagernes henvendelser. På grunn av de mangelfulle opplysningene i kommunens journal kan ombudsmannen vanskelig kritisere kommunens manglende svar i saken. Kommunen bes uansett merke seg reglene om saksbehandlingstid og foreløpig svar i forvaltningsloven § 11 a.
Konklusjon
Måsøy kommune har et arkivansvar. Kommunen plikter å ha arkiv, og at disse er «ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid», jf. arkivlova § 6. Reglene om arkiv og journalføring skal sikre det kortsiktige behovet kommunen har for tilgang til informasjon i egne arkiver, men også det langsiktige, samfunnsmessige behovet for å ta vare på viktig dokumentasjon for fremtiden, se Ot.prp. nr. 77 (1991–1992) punkt 3.2.2. Et godt arkiv muliggjør også kontroll med forvaltningen, herunder fra ombudsmannen side.
Kommunens journalføring i dette sakskomplekset har i betydelig grad vanskeliggjort ombudsmannens undersøkelse av saken, og den kan ha bidratt til å vanskeliggjøre kommunens oppfølging av borgernes henvendelser. Ombudsmannen ber Måsøy kommune om å gjennomgå sine rutiner for journalføring for å påse at arkivansvaret i arkivlova § 6 blir oppfylt.
Det er uklart for ombudsmannen når de forskjellige henvendelsene fra klagerne kom inn til kommunen og når de er besvart. Kommunen bes merke seg reglene om saksbehandlingstid og foreløpig svar i forvaltningsloven § 11 a.