Journalist A klaga til ombodsmannen over manglande journalføring hos Barne- og likestillingsdepartementet i samband med sak om tilsetjing av nytt barneombod. I klagen hevda han mellom anna at stillingssøknader og andre inn- og utgåande dokument i saka ikkje hadde vorte journalført. Vidare klaga han over at han ikkje hadde fått tilgong til ei liste over dokumenta i saka.
Dei nærmare undersøkingane av saka stadfesta at departementet ikkje hadde journalført stillingssøknadene, og at dette var i tråd med alminneleg praksis i departementet. Departementet viste til at det i tilsetjingssaker vart nytta eit eige saksbehandlingssystem, «Jobbport», som ikkje var kompatibelt med systemet «Doculive», som elles vart nytta i departementet. Mens Doculive følgde den såkalla Noark-standarden og var direkte knyta til departementet sin postjournal, gav Jobbport ikkje moglegheiter for journalføring. Dokument som var lagra i Jobbport måtte derfor skrivast ut og verte registrert i Doculive for å komme med i journalen. Departementet hadde som praksis å gjere dette med kunngjeringsteksten, den offentlege søkjarlista, tilsetjingsvedtaket, det utarbeidde tilbodsbrevet og arbeidsavtalen med søkjaren som vart tilsatt. Stillingssøknader og andre inn- og utgåande vart derimot ikkje journalført. Departementet meinte å ha fått aksept for denne praksisen frå Riksarkivaren, og viste i denne samanhengen til eit referat frå eit møte med representantar for Riksarkivet.
Som følgje av opplysningane frå departementet, vart det funne tenleg å be om ei fråsegn frå Riksarkivaren. I brevet herfrå vart det spurt om Riksarkivaren var samd i at departementet hadde fått aksept for journalføringspraksisen sin, og om dette i så fall var å sjå på som ein dispensasjon frå dei alminnelege journalføringsreglane. Det vart også spurt om Riksarkivaren hadde som praksis å gi munnlege dispensasjonar.
I svarbrevet til ombodsmannen opplyste Riksarkivaren at det aldri var gjeve nokon dispensasjon eller aksept som kunne legitimere departementet sin journalføringspraksis i tilsetjingssaker. Riksarkivaren hadde heller ikkje som praksis å gi dispensasjonar munnleg eller gjennom møtereferat. Under alle omstende låg det utanfor myndigheita til Riksarkivaren å dispensere frå den alminnelige plikta til å journalføre inn- og utgåande dokument, jf. forskrift 11. desember 1998 nr. 1193 om offentlege arkiv (arkivforskrifta) §§ 2-6 og 2-7. Derimot kunne Riksarkivaren dispensere frå plikta til å nytte eit arkivsystem som følgjer Noark-standarden, jf. arkivforskrifta § 2-9. Det var gitt ein generell dispensasjon frå denne plikta for tilsetjingssaker. Dispensasjonen gjaldt likevel ikkje for stillingssøknader til dei 2-3 øvste stillingskategoriane i eit organ. Søknadene i saka om tilsetjing av barneombod skulle derfor under alle omstende vorte journalført i Doculive eller eit anna Noark-basert arkivsystem.
Svaret frå Riksarkivaren vart oversendt departementet, som i eit nytt brev til ombodsmannen erkjente at journalføringa i saka om nytt barneombod ikkje var i tråd med gjeldande regelverk. Etter at A hadde brakt saka inn for ombodsmannen, hadde stillinga som barneombod vorte lyst ut på nytt, og denne gongen hadde alle søknader vorte journalført i Doculive. Departementet hadde også satt ned ei arbeidsgruppe som mellom anna ville sjå på departementet sine rutinar for journalføring i tilsetjingssaker.
Ved avslutninga av saka uttalte eg:
«1. Plikt til å journalføre
Det følgjer av arkivforskrifta § 2-6 første ledd andre punktum at eit forvaltningsorgan pliktar å journalføre «alle inngåande og utgåande dokument som etter offentlegheitslova §§ 2 og 3 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon». Arkivforskrifta § 2-7 gir nærmare føresegner om kva slags opplysningar journalen skal innehalde.
Søknader i ei sak om tilsetjing er klart nok omfatta av journalføringsplikta etter arkivforskrifta § 2-6. Det same vil normalt gjelde for dei aller fleste andre inn- og utgåande dokument i saker om tilsetjing. I første rekkje er det derfor berre dokument som vert rekna som organinterne etter arkivforskrifta §§ 1-1 til 1-3 som forvaltningsorganet ikkje treng å journalføre, jf. § 2-6 første ledd tredje punktum.
Barne- og familiedepartementet handla såleis i strid med arkivforskrifta §§ 2-6 og 2-7 når søknader til stillinga som barneombod, og andre inn- og utgåande dokument i saka, ikkje vart ført inn i ein offentleg journal. Eg forstår brevet frå departementet 28. april 2008 slik at departementet er samd i dette, og at departementet for framtida vil sørgje for at slike dokument vert journalført.
2. Plikt til å nytte Noark-standarden ved journalføring
Etter arkivforskrifta § 2-9 skal forvaltninga normalt nytte eit arkivsystem som følgjer krava i Noark-standarden til journalføring. I vedtak 3. juli 2007 har Riksarkivaren gitt dispensasjon frå denne plikta i tilsetjingssaker der det vert nytta eigne saksbehandlingssystem som ikkje følgjer Noark-standarden. Dispensasjonen gjeld etter ordlyden berre for dokument som har med stillingssøknader å gjere, og som «ikke er bevaringsverdige for ettertiden». I pkt. 1 i vedtaket er det dessutan presisert at dokument som skal forvarast for ettertida etter kapittel III til V i forskrift 1. desember 1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, må overførast til eit Noark-basert saks-/arkivsystem og journalførast der. Etter vedtaket gjeld dette primært søkjarlister, tilsetjingsprotokollar og søknader til dei to-tre øvste stillingskategoriane i eit forvaltningsorgan.
Stillinga som barneombod er frå eit administrativt synspunkt den øvste stillingskategorien ved Barneombodet sitt kontor, som må reknast som eit eige forvaltningsorgan. Barneombodet har dessutan ei sentral og synleg rolle i den norske samfunnet. Det kan derfor ikkje vere tvilsamt at søknader til denne stillinga har bevaringsverdi for framtida. Følgjelig hadde Barne- og likestillingsdepartementet plikt til å journalføre alle søknadene til stillinga som barneombod i Doculive eller eit anna Noark-basert arkivsystem. Eg forstår brevet frå departementet 28. april 2008 slik at departementet også er samd i dette.
3. Rett til innsyn i journal
Etter offentlighetsloven § 2 andre ledd andre punktum, jf. første punktum har einkvar rett til å krevje innsyn i forvaltninga sine journalar. Mens § 6 nr. 4 opnar for at det kan gjerast unntak frå innsyn for dokument i saker om tilsetjing, finst det ikkje noko tilsvarande føresegn for journalen knytt til slike saker. Her har altså den som ber om det krav på å få tilgong til ein journal som er ført i samsvar med arkivforskrifta §§ 2-6 og 2-7. Opplysningar om dokument som etter § 2-7 skal journalførast, men som allmenta ikkje skal ha innsyn i, kan likevel sladdast eller på annan måte takast bort frå den offentlege journalen.
Eg forstår departementet slik at grunnen til at A ikkje fekk innsyn i journalen i saka om tilsetjing av barneombod, var at dei fleste dokumenta aldri vart journalført, og at Jobbport ikkje gjorde det mogleg å skrive ut ei liste som i innhald tilsvara ei offentleg journal. Eg finn det ikkje tenleg å gå inn på spørsmålet om det reint faktisk hadde vore mogleg for departementet å gjeve A tilgong til ei utskrift frå Jobbport. Som det går fram ovanfor var den manglande journalføringa i saka i strid med arkivforskrifta §§ 2-6 og 2-7. Dette har altså også ført til at departementet ikkje har sett seg i stand til å oppfylle pliktene etter offentlighetsloven § 2 andre ledd andre punktum.
4. Forholdet til Riksarkivaren
I sitt første brev hit hevda Barne- og likestillingsdepartementet at Riksarkivaren hadde gitt munnleg aksept for den journalføringspraksisen departementet følgde i tilsetjingssaker. Det vart i denne samanhengen mellom anna vist til referat frå eit møte mellom representantar frå Riksarkivet og departementet. Behandlinga av saka her har vist at departementet ikkje hadde dekning for denne påstanden, og at Riksarkivaren heller ikkje hadde høve til å dispensere frå plikta til å journalføre etter arkivforskrifta §§ 2-6 og 2-7.
Eg kan ikkje sjå at møtereferatet som Barne- og likestillingsdepartementet har vist til gav departementet rimeleg grunn til å tru at Riksarkivaren meinte at journalføringsrutinane i departementet var i samsvar med gjeldande regelverk. Ansvaret for å sjå til at journalføringsrutinane var tilfredsstillande låg dessutan under alle omstende hos departementet sjølv. At departementet har freista å legitimere dei mangelfulle rutinane ved å vise til ei ikkje-eksisterande godkjenning frå Riksarkivaren, var uheldig og kunne svekke både tilliten til departementet og respekten for Riksarkivaren sin faglege integritet.
5. Konklusjon
Barne- og likestillingsdepartementet har brote arkivforskrifta §§ 2-6 og 2-7 ved at ikkje alle inn- og utgåande dokument i saka om tilsetjing vart journalført. Dei innkomne jobbsøknadane skulle dessutan vorte journalført i eit Noark-basert arkivsystem, jf. arkivforskrifta § 2-9 og Riksarkivarens vedtak om journalføring av stillingssøknader. Som følgje av den manglande journalføringa har departementet også brote offentlighetsloven § 2 andre ledd andre punktum, jf. første punktum ved at A ikkje fekk innsyn i journal over dokumenta i saka. Det er også kritikkverdig at departementet har freista å legitimere dei mangelfulle journalføringsrutinane sine ved å vise til ei ikkje-eksisterande godkjenning frå Riksarkivaren.
Barne- og likestillingsdepartementet har vedgått at journalføringa i saka om tilsetjing av nytt barneombod ikkje var i samsvar med dei lovpålagde pliktene, og har også opplyst at det er utarbeidd forslag til nye rutinar for journalføring i slike saker. Eg ber om å få tilsendt kopi av dei nye rutinane til orientering så snart desse er ferdige.»
Barne- og likestillingsdepartementet sendte seinare over dei nye rutinane sine for behandling av tilsetjingssaker. I følgje desse rutinane skulle alle søknader i alle tilsetjingssaker som departementet hadde ansvaret for, verte journalført.