En advokat klaget i august 2010 til ombudsmannen over manglende svar og lang saksbehandlingstid i forbindelse med As søknad om midlertidig oppholdstillatelse på grunnlag av familiegjenforening med ektefellen i Norge (referansepersonen). Bakgrunnen for henvendelsen var at det på tidspunktet for klagen til ombudsmannen fortsatt ikke var mottatt svar på søknaden som A innleverte ved en norsk utenriksstasjon i november 2008. Det ble opplyst i klagen at politiet hadde gjennomført intervju med referansepersonen 28. mai 2009 og at det deretter ble sendt en påminnelse til direktoratet 2. juni 2010 der det ble bedt om raskt svar på søknaden. Ifølge advokaten hadde dette ikke avstedkommet noen reaksjon fra direktoratets side.
I første omgang ble det tatt kontakt med Utlendingsdirektoratet per telefon. I to telefonsamtaler ble det bekreftet fra direktoratets side at saken fortsatt ikke var avgjort. Det ble imidlertid lovet at saken ville bli prioritert og avgjort i løpet av et par uker.
Til tross for løftet om en snarlig avgjørelse, ble det funnet grunn til å be direktoratet om en skriftlig redegjørelse for saksgangen, årsaken til den lange behandlingstiden og om den ble ansett som akseptabel. Det ble også bedt om å få opplyst om det var sendt foreløpig svar og forsinkelsesmeldinger til søkeren, og eventuelt hvorfor dette ikke var gjort. Videre ble direktoratet anmodet om å redegjøre for hvorfor advokatens brev ikke hadde blitt besvart.
I sitt svar opplyste direktoratet at søknaden innlevert i november 2008 og mottatt av direktoratet 8. desember 2008. Søknaden ble deretter oversendt til Oslo politidistrikt for referanseintervju 29. januar 2009 og mottatt i retur fra politiet 25. juni 2009. Det het videre om den påfølgende behandlingen:
«Saken havnet etter mottak i UDI i midlertidig arkiv i den enheten som skal behandle saken. Når tiden var kommet til at saken skulle behandles ble det oppdaget at det var mistanke om at referansepersonen tidligere hadde inngått proforma ekteskap. Dette ble undersøkt nærmere ved innhenting av saksdokumenter i ektefellens sak. Det ble sendt ut forhåndsvarsel om tilbakekall av referansepersonens norske statsborgerskap 27.09.2010. Referansepersonens status er nå uavklart, og søkers søknad om familieinnvandring må derfor avvente en avklaring av denne statusen. Hvis referansepersonens statsborgerskap tilbakekalles, og hun ikke gis ny tillatelse til opphold vil det ikke lenger være grunnlag for familiegjenforening.
Saksbehandlingen av denne type problemstillinger er ofte komplisert og tidkrevende. Det har tatt tid å vurdere dette, og saksbehandlingstiden har derfor blitt svært lang. Den vil bli ytterligere forlenget som følge av prosessen med vurdering av tilbakekall av referansepersonens statsborgerskap.»
Direktoratet opplyste at det på grunn av ovennevnte forhold var vanskelig å si noe sikkert om når det ville bli fattet vedtak i familiegjenforeningssaken, men at den ville bli prioritert på grunn av den lange behandlingstiden. Avslutningsvis het det:
«Det er beklagelig at brev fra [advokaten] ikke er blitt besvart. Vi har som målsetting å besvare innkomne brev raskt, men har i dette tilfellet ikke klart dette.»
Ved telefonhenvendelse til direktoratet i mars 2011 ble det opplyst at familiegjenforeningssaken fortsatt ikke var avgjort. Ifølge direktoratet ville imidlertid referansepersonens sak bli avklart i løpet av et par måneder og etter dette ville det bli tatt stilling til familiegjenforeningssaken.
Ved avslutningen av saken 28. mars 2011 uttalte jeg:
«1. Saksbehandlingstiden
Det følger av utlendingsloven 15. mai 2008 nr. 25 § 80 at forvaltningsloven 10. februar 1967 gjelder for behandlingen av utlendingssaker med mindre noe annet er særskilt bestemt. Etter forvaltningsloven § 11a første ledd skal en sak forberedes og avgjøres «uten ugrunnet opphold».
Behandlingstiden i saken om oppholdstillatelse på grunnlag av familiegjenforening har så langt vært på mer enn to år og fire måneder uten at det er fattet førsteinstansvedtak. Dette overstiger i vesentlig grad det som er opplyst på direktoratets nettsider om forventet saksbehandlingstid i slike saker, selv om det der også opplyses at spesielle saker kan ta mer enn 14 måneder å avgjøre. En saksbehandlingstid hittil på mer enn 28 måneder krever uansett en særskilt begrunnelse.
Jeg har merket meg opplysningene om de uavklarte forholdene vedrørende herboende referanses status i Norge og har forståelse for at dette nødvendigvis må avklares før det tas stilling til søknaden om familieinnvandring. At det under behandlingen av en sak oppstår behov for ytterligere undersøkelser er naturlig. Det er imidlertid viktig at det så tidlig som mulig i prosessen avdekkes hvilke undersøkelser som er nødvendige. Dette har jeg også understreket i tidligere saker, se for eksempel saken som er omtalt i årsmeldingen for 2007 side 216. Etter det jeg forstår, ble det først i februar 2010,
dvs. nesten 15 måneder etter at saken kom inn til direktoratet, avdekket at det var behov for undersøkelser vedrørende referansepersonens status i Norge. Forhåndsvarsel om tilbakekall av norsk statsborgerskap ble først sendt til henne 27. september 2010, mer enn 22 måneder etter at saken første gang kom inn. Det hadde utvilsomt vært en fordel om behovet for disse avklaringene hadde vært avdekket på et tidligere tidspunkt.
I et tilfelle der saksbehandlingen allerede har tatt lang tid på det tidspunktet det avdekkes behov for ytterligere undersøkelser/avklaringer, må det ved den videre prioriteringen av saken legges stor vekt på hensynet til at den samlede behandlingstiden ikke blir for lang. Saksbehandlingen må prioriteres i alle ledd, og dette må også gjelde i en eventuelt tilstøtende sak, for eksempel om tilbakekall av statsborgerskap, som oppstår i tilknytning til behandlingen av den aktuelle søknaden. Det er viktig at en slik tilstøtende sak ikke går inn i den ordinære køen av lignende saker på området. Jeg forutsetter at direktoratet har eller eventuelt innfører rutiner for forsvarlig prioritering i slike tilfeller.
Slik saken er opplyst, har jeg ikke grunnlag for å uttale meg konkret om prioriteringen av saken om tilbakekall av statsborgerskap. Jeg har imidlertid merket meg at det skal ha gått mer enn et halvt år før forhåndsvarsel ble sendt. Videre har jeg merket meg at det etter det opplyste fortsatt ikke er fattet vedtak i saken. Jeg forutsetter at direktoratet nå gir høy prioritet til både å få avklart herboende referansepersons status og behandlingen av søknaden om familieinnvandring. Direktoratet bes oversende en kopi av vedtaket i sistnevnte sak når dette foreligger.
2. Orientering til søkeren og manglende besvarelse av brev
Parten har krav på foreløpig svar dersom forvaltningen ser at det vil ta uforholdsmessig lang tid å besvare henvendelsen, jf. forvaltningsloven § 11a annet og tredje ledd. Foreløpig svar må følges opp med ny informasjon (forsinkelsesmelding) til søkeren dersom tidligere opplyst saksbehandlingstid ikke kan overholdes.
Det fremstår som noe uklart hvilken informasjon som er gitt til søkeren under sakens gang om forventet saksbehandlingstid og de forsinkelser som har oppstått. Direktoratets svar kaster i liten grad lys over dette. Jeg understreker igjen, slik jeg har gjort flere ganger tidligere, betydningen av at det gis fortløpende oppdatert informasjon til søkerne om forventet saksbehandlingstid m.v. under sakens gang. Hvilken informasjon som er gitt i den enkelte sak må kunne dokumenteres i ettertid, også i de tilfeller informasjonen sendes ut gjennom automatiserte løsninger.
Det er et grunnleggende forvaltningsrettslig prinsipp at skriftlige henvendelser som fremsettes under sakens gang skal besvares skriftlig. Direktoratet har beklaget at henvendelsen fra søkerens advokat ikke ble besvart. Beklagelsen er på sin plass.
Behandlingen av ombudsmannssaken er med disse merknadene avsluttet.»
Etter gjentatte påminnelser i juli og september 2011 kom direktoratet tilbake til saken i brev 9. september 2011. Av brevet fremgikk det at saken hadde trukket ytterligere ut i tid og at førsteinstansvedtak i familieinnvandringssaken først ble fattet 7. september 2011.
I nytt brev til Utlendingsdirektoratet uttalte jeg:
«Jeg har notert meg at førsteinstansvedtak i familieinnvandringssaken først ble fattet av direktoratet 7. september 2011, til tross for at referansepersonens status ble avklart allerede 23. mai 2011. Tidsbruken i denne siste fasen skal ifølge direktoratet skyldes at saken ved retur fra «Området for permanent oppholdstillatelse, reisedokumenter og statsborgerskap» (OPROS) til «Området for familieinnvandringssaker» (OFAM) «beklageligvis» ble sendt til feil enhet. Det fremstår som uheldig at saksbehandlingstiden i denne saken har trukket ytterligere ut i tid på grunn av feil fra direktoratets side. Ettersom søknaden ble fremsatt i november 2008 har den samlede tidsbruken i familieinnvandringssaken vært på mer enn to år og ni måneder. Dette er ikke akseptabelt.
Direktoratet har til tross for flere oppfordringer herfra ikke oversendt kopi av det vedtaket som er fattet. Jeg er dermed ikke kjent med hvilke beklagelser som eventuelt er gitt til søkeren i vedtaket. Det sier seg imidlertid selv at en saksbehandlingstid som i denne saken må beklages direkte overfor søkeren.
Jeg har merket meg direktoratets kortfattede redegjørelse for sine rutiner i saker som berører flere områder innenfor oppholdsavdelingen, og opplysningen om at disse rutinene «i noen grad» er endret etter direktoratets redegjørelse 28. september 2010. Endringene skal ifølge direktoratet sørge for at opplysninger av relevans i en sak som hører under et annet område i avdelingen «fanges opp langt tidligere i saksbehandlingen». Direktoratet har ikke oversendt noe skriftlig materiale der ovennevnte rutineendringer er beskrevet.
Som jeg har omtalt i brevet 28. mars 2011, har ombudsmannen behandlet flere saker der saksbehandlingstiden har trukket ut i tid fordi det ikke tilstrekkelig raskt har blitt avdekket behov for ytterligere undersøkelser/avklaringer i andre enheter i direktoratet. Direktoratet har opplyst at OFAM har en målsetting om at alle saker skal sees gjennom av en saksbehandler innen fem dager nettopp for å avdekke slike behov. Jeg forutsetter at dette følges opp i praksis og at hele oppholdsavdelingen arbeider aktivt for å forhindre forsinkelser i saksbehandlingen fordi behovet for ytterligere avklaringer m.v. avdekkes for sent. Det er videre grunn til å understreke at dersom dette likevel skjer, må det selvsagt innebære at den videre behandlingen av den enkelte sak gis høy prioritet.
Ut over disse merknadene finner jeg ikke grunn til å foreta noe ytterligere i denne saken. Jeg vil imidlertid følge med på hvordan direktoratet følger opp de generelle spørsmålene knyttet til saksbehandlingen i slike tilfeller.»