A klaga til ombodsmannen over Fornyings-, administrasjons- og kyrkjedepartementet sitt avslag på innsyn i dokument knytta til nedlegginga av Noregs statskalender. A meinte at det var stor offentleg interesse i saka, særleg når det gjaldt kva moment som hadde vore vektlagt og kva som ikkje hadde vore vurdert. Det vart særleg vist til at undersøkingar hadde avdekt at avviklingsplanane ikkje hadde vore framlagde for Riksarkivaren, «som truleg er den fagleg mest relevante institusjonen til å vurdere verdien ved statskalenderen og konsekvensane av ei avvikling». Endeleg vart det vist til at dei omsyna som eventuelt hadde forsvart avslag fram til avgjerda vart tekne, neppe kunne vere like gyldig i dag, lenge etter at vedtaket var treft og effektuert.
Saka vart undersøkt nærmare herfrå, og departementet vart bedt om å gjere rede for unntaksheimlane som hadde vore nytta, og også gi ei vurdering av spørsmålet om meirinnsyn. Departementet gav etter dette klagaren innsyn i alle dokumenta, med unntak av eit notat frå Statsforvaltningsavdelingen i departementet til Statsråd via departementsråd samt interne merknader på denne journalposten. Undersøkingane her har på denne bakgrunnen avgrensa seg til dokument det er nekta innsyn i.
A hadde merknader til dette, og viste særleg til at innsynsnektinga framstod som «bekvem», og til at det i ettertid har vist seg at avgjerdsprosessen hadde vore kritikkverdig.
Ved avslutninga av saka uttalte ombodsmannen:
«1.
Departementet har nekta innsyn med heimel i offentleglova 19. mai 2006 nr. 16 § 14 fyrste ledd som lyder slik:
«Eit organ kan gjere unntak frå innsyn for dokument som organet har utarbeidd for si eiga interne saksførebuing.»
Eg har etter gjennomgangen av saka her ikkje funne rettsleg grunnlag for å kritisere vurderinga til departementet av dei aktuelle dokumenta som organinterne, jf. offentleglova § 14 fyrste ledd.
2.
Departementet har i alle tilfelle ei plikt til å vurdere om dokumenta heilt eller delvis likevel skal gjerast kjent, sjølv om det etter føresegner i lova er høve til å nekte innsyn, den såkalla meirinnsynsvurderinga. Offentleglova § 11 lyder slik:
«Når det er høve til å gjere unntak frå innsyn, skal organet likevel vurdere å gi heilt eller delvis innsyn. Organet bør gi innsyn dersom omsynet til offentleg innsyn veg tyngre enn behovet for unntak.»
Det sentrale vurderingstemaet etter offentleglova § 11 er om dei omsyna som grunngir den aktuelle unntaksparagrafen gjer seg tilstrekkeleg sterkt gjeldande i den føreliggjande saka sett opp mot dei omsyna som taler for innsyn. På bakgrunn av formålet med reglane om meirinnsyn har eg tidlegare lagt til grunn at innsyn i interne dokument berre kan bli nekta dersom det, i tillegg til at det er heimel for unntak, er tungtvegande grunnar for å ta unna dokumentet frå innsyn.
I Ot.prp. nr. 102 (2004-2005) Om lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova), Til § 11, «er det presisert at det skal gjerast ei interesseveging ved vurderinga av om meirinnsyn skal givast». Og det er gitt retningslinjer for vurderinga som lyder slik:
«Ved vurderinga av om ein skal gi meirinnsyn, skal ein på den eine sida vurdere om dei omsyna som ligg til grunn for unntaksføresegna gjer seg gjeldande i det aktuelle tilfellet. Dersom dei ikkje gjer det, bør ein gi innsyn. Sjølv om omsyna gjer seg gjeldande, må ein så vurdere kva omsyn som taler for å gi innsyn. I denne vurderinga vil ein kunne sjå på formålsføresegna i § 1, og på dei konkrete omsyn som gjer seg gjeldande i det enkelte tilfellet. Dersom omsyna som taler for innsyn veg tyngre enn behovet for unntak, bør ein gi innsyn.»
I Justis- og politidepartementet sin Rettleiar til offentleglova punkt 4.9.3 er det gitt retningslinjer for framgangsmåten ved vurderinga av meirinnsyn, som eg kan slutte meg til. Det går her fram at forvaltninga, etter å ha utelukka teieplikt, skal ta «utgangspunkt i behovet for å gjere unntak» og gjere ei vurdering av om «det ligg føre eit reelt og sakleg behov for å nekte innsyn». Fyrst dersom det er eit slik behov «må ein forsikre seg om at det er heimel for å nekte innsyn».
Departementet synest i denne saka å ha starta med å slå fast at det er heimel i offentleglova § 11, utan at det fyrst har vore vurdert om det ligg føre eit reelt og sakleg behov for å nekte innsyn. Departementet har vist til at «[h]ensynet til å ha en intern sfære der informasjon kan holdes fortrolig gjør seg sterkere gjeldende for de interne dokumentene, og da særlig dokumenter som fremmes for politisk ledelse som beslutningsgrunnlag for en avgjørelse». Utover dette er det ikkje gitt nokon utgreiing for eller vurdering av spørsmålet om meirinnsyn.
Departementet si vurdering er i det heile ikkje særleg konkret. Det er i liten grad påvist eit reelt og sakleg behov for å nekte innsyn i dokumenta. Utover det generelle behovet for skjerming av interne dokument, er det ikkje gitt konkrete argument knytt opp til dei aktuelle dokumenta som taler for at innsyn bør nektast. Det er heller ikkje nemnt eitt moment som taler for offentleggjering av dokumenta. Eg vil i denne samanhengen kort peike på at dokumenta ikkje synest å innehalde sensitive opplysningar av nokon art, og at informasjonen i stor grad allereie er kjent gjennom offentleggjering av dei andre dokumenta i saka. Vidare er det eit argument at saka om nedlegging av statskalenderen no er avslutta og at det har gått ei tid.
Det er etter dette vanskeleg å sjå at departementet har gjort den vurderinga og interesseveginga som offentleglova § 11 krev.
Eg finn på denne bakgrunnen at det er tvil om departementet har gjort ei slik konkret vurdering som det er forplikta til etter offentleglova § 11. Departementet blir derfor bedt om å gjere ei ny vurdering av spørsmålet om meirinnsyn der alle relevante moment inngår.
Konklusjon
Eg ber departementet om å gjere ei ny meirinnsynsvurdering, der alle relevante moment er vurdert mot kvarandre, og om å bli orientert om utfallet av den nye vurderinga ved kopi av brevet til klagaren.»