A klaget til ombudsmannen over at en kommune hadde returnert et brev, som han hadde sendt som tilleggsopplysninger til en søknad om bytte av barnehage. Begrunnelsen fra kommunen var at det var laget et sammendrag av brevet i det elektroniske saksbehandlingssystemet, som hadde en maksimal kapasitet på 100 tegn, og at kommunen ikke oppbevarte slike dokumenter.
Saken var tatt opp av A med fylkesmannen, som i brev 18. juni 2010 viste til at forholdet måtte vurderes å være regulert av aktuelle bestemmelser i arkivloven og tilhørende forskrift om offentlig arkiv. Fylkesmannen henviste A til å ta opp saken med Statsarkivet i Oslo, som er ansvarlig tilsynsmyndighet for arkivarbeid i offentlig virksomhet i Akershus.
I brev herfra til fylkesmannen ble det vist til at det i barnehageloven § 9 annet ledd er bestemt at fylkesmannen fører tilsyn med at kommunen utfører de oppgaver den som barnehagemyndighet, er pålagt etter loven. Videre ble det vist til at det i denne saken var anført at saksbehandlingen ikke tilfredsstilte krav om forsvarlig behandling etter forvaltningsmessige prinsipper, slik at saken således kunne sies å reise spørsmål om dette, så vel som om kommunens arkivarbeid. Det ble bedt om fylkesmannens vurdering av spørsmålet om fylkesmannens tilsynsansvar. Herunder ble det bedt redegjort for om et eventuelt brudd på reglene om det offentliges arkivarbeid kunne anses å ha betydning for spørsmålet om saken hadde vært undergitt en forsvarlig forvaltningsmessig behandling. Dersom fylkesmannen mente at det kunne det, ble det bedt opplyst om fylkesmannen selv burde ha tatt opp spørsmålet med Statsarkivet i Oslo.
Fylkesmannen svarte at det kunne stilles spørsmål ved om kommunens praksis vedrørende registrering og oppbevaring av innkomne saksdokumenter ved behandlingen av søknader om opptak i barnehage, kunne anses å være forvaltningsmessig forsvarlig og i tråd med god forvaltningsskikk. Det ble opplyst at fylkesmannen derfor ville rette en henvendelse til kommunen om at den må sikre at saksbehandlingen etter barnehageloven er forsvarlig og følger god forvaltningsskikk, og at det organ som skal treffe avgjørelsen, har et forsvarlig faktisk grunnlag for å treffe sin beslutning, herunder er kjent med partens krav og syn på saken/anførsler, at parten har innsynsrett i saksdokumentene m.m. Videre ville fylkesmannen påpeke at det i saksbehandlingen må sørges for at det skal være mulig å etterprøve at også de rettslige vurderinger i en beslutning er riktige. Etter fylkesmannens syn innebar dette at kommunen, dersom den ikke velger å oppbevare det innkomne originaldokumentet, må sørge for å oppbevare en fullstendig kopi, også etter at det er fattet vedtak i saken.
Tilsyn med overholdelse av arkivloven som sådan, ble ansett å ligge utenfor fylkesmannens arbeidsområde.
Ved avslutningen av saken uttalte jeg:
«Det sentrale spørsmålet i saken har vært om det kan anses å være i tråd med en forsvarlig forvaltningsmessig behandling å unnlate å oppbevare oversendte dokumenter. Fylkesmannen har nå lagt til grunn at kommunen har plikt til å oppbevare i alle fall en fullstendig kopi. På denne bakgrunn gir ikke saken grunn til mer fra min side.»