Sakens bakgrunn
Utlendingsdirektoratet avslo 11. november 2010 As søknad om familieinnvandring på formelt grunnlag begrunnet i at han ikke fylte vilkårene for å søke fra Norge. I vedtak 1. februar 2012 fant Utlendingsnemnda etter en konkret helhetsvurdering at det forelå sterke rimelighetsgrunner som tilsa at søknaden ble behandlet. Vedtaket ble dermed endret til gunst for A, og saken ble returnert til direktoratet for videre behandling. Advokat B fremsatte deretter krav om dekning av sakskostnader. Utlendingsnemnda avslo delvis kravet 3. juli 2012. Nemnda la til grunn at søkeren «ikke er mva-pliktig og således ikke har hatt kostnader knyttet til mva.» Det ble derfor ikke gitt dekning for merverdiavgift som var beregnet for advokattjenestene. Videre la nemnda til grunn at advokatens salæroppgave burde vært nærmere spesifisert med hensyn til arbeid som ble utført 27. juni 2011. Nemnda viste til at det ikke var registrert noe på saken som syntes å ha sammenheng med dette arbeidet, og la derfor til grunn at arbeidet med brevet ikke kunne anses som «nødvendige» kostnader etter forvaltningsloven § 36. Etter begjæring om omgjøring, hvor bl.a. arbeidet den angitte dagen var nærmere spesifisert, fastholdt nemnda sakskostnadsavgjørelsen 14. desember 2012.
Klagen til ombudsmannen og undersøkelsene herfra
Advokat B klaget til ombudsmannen 28. mai 2013, og anførte bl.a. at saken ikke var tilstrekkelig opplyst. Han knyttet også noen kommentarer til Utlendingsnemndas forståelse av merverdiavgiftsreglene.
På bakgrunn av klagen ble det funnet grunn til å undersøke enkelte sider av saken nærmere. I brev 11. september 2013 ble Utlendingsnemnda bedt om å gi en nærmere begrunnelse for avslaget på dekning av kostnadene til merverdiavgift. Videre ble det reist spørsmål om saken ble ansett tilstrekkelig opplyst da vedtaket om sakskostnader ble truffet og om nemnda gjorde noen undersøkelser for å avklare hva arbeidet 27. juni 2011 innebar.
Utlendingsnemnda svarte i brev 24. september 2013. Svaret ble kommentert av advokat B i brev 8. oktober 2013, og nemnda har deretter inngitt ytterligere merknader 28. oktober 2013. Nemndas syn på saken er nærmere omtalt nedenfor.
Mitt syn på saken
1. Dekning av merverdiavgift
Forvaltningsloven § 36 første ledd lyder:
«Når et vedtak blir endret til gunst for en part, skal han tilkjennes dekning for vesentlige kostnader som har vært nødvendige for å få endret vedtaket, med mindre endringen skyldes partens eget forhold eller forhold utenfor partens og forvaltningens kontroll, eller andre særlige forhold taler mot det.»
Utgangspunktet er altså at en part har krav på dekning av sakskostnader når et vedtak blir endret til gunst for ham. Bestemmelsens ordlyd begrenser imidlertid kravet til å gjelde «vesentlige kostnader», som også må ha vært «nødvendige for å få endret vedtaket».
Ved omsetning av advokattjenester skal det betales merverdiavgift, jf. merverdiavgiftsloven § 3-1. Ettersom søkeren ikke har rett til å fradragsføre inngående merverdiavgift etter merverdiavgiftsloven § 8-1, må merverdiavgiften som er beregnet på advokattjenestene anses som en kostnad som kan kreves dekket etter forvaltningsloven § 36.
Etter foreleggelsen herfra har Utlendingsnemnda i brev til advokat B 24. september 2013 erkjent at det i sakskostnadsavgjørelsen feilaktig ble lagt til grunn at søkeren ikke hadde krav på dekning av merverdiavgiften på advokattjenestene. Nemnda innvilget deretter dekning for utgiftene til merverdiavgift. På bakgrunn av dette finner jeg å kunne la denne siden av saken bero.
2. Sakens opplysning – dekning av utgifter knyttet til brev til klient
Etter forvaltningsloven § 17 skal forvaltningen påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Dette innebærer at forvaltningen skal sørge for at det bringes tilstrekkelig klarhet i faktiske forhold av betydning for saken. Hvor grundige undersøkelser som kan kreves må vurderes konkret i den enkelte sak, og det må foretas en avveining hvor hensynet til å oppnå forsvarlige resultater veies mot økonomiske hensyn og tidsfaktoren, jf. Eckhoff/Smith, Forvaltningsrett (9. utg. 2010), s. 286.
I salæroppgaven fremgår det at advokaten har arbeidet 15 minutter 27. juni 2011, og at arbeidet gjaldt «Brev klient». Tilsvarende beskrivelser er gitt for det øvrige arbeidet som er angitt i salæroppgaven. I vedtaket har nemnda nektet å dekke disse kostnadene med følgende begrunnelse:
«Når det gjelder brev til klient på til sammen 15 minutter den 27.06.2011, burde dette ha vært nærmere spesifisert med hensyn til hva det gjaldt. Det vises til at det ikke er registrert noe på saken som synes ha sammenheng med dette arbeidet»
I brev 24. september 2013 til ombudsmannen har nemnda fremholdt at det i vedtaket i familieinnvandringssaken fremgår at spesifisert salæroppgave må vedlegges dersom det søkes dekning av utgifter til advokatbistand, og at det må fremgå av salæroppgaven når advokaten har arbeidet med saken, hva som har vært gjort og hvor lang tid den enkelte arbeidsoppgave har tatt. På denne bakgrunn fant ikke nemnda grunn til å etterspørre en nærmere spesifisering av arbeidet. Nemnda fremholdt at det er «partens, og i dette tilfellet advokatens, eget ansvar å dokumentere eller sannsynliggjøre at han har hatt kostnader som har vært nødvendige for å få endret UDIs vedtak.»
Nemnda har i brev 28. oktober 2013 erkjent at betegnelsen «brev klient» i salæroppgaver kan være tilstrekkelig i de tilfellene hvor kostnader knyttet til dette arbeidet kan knyttes opp mot hva som er mottatt i saken. Nemnda fremholdt imidlertid at det ikke var registrert noe på saken som syntes å ha sammenheng med dette arbeidet og nemnda kunne derfor ikke se at arbeidet med brevet hadde utløst nødvendige kostnader for å få endret vedtaket.
Jeg kan vanskelig se at den informasjonen som er gitt i nemndas vedtak i familieinnvandringssaken kan få avgjørende betydning for vurderingen av om sakskostnadssaken var tilstrekkelig utredet fra forvaltningens side. Advokaten har i salæroppgaven angitt når det ble arbeidet med saken, at det ble skrevet et brev til klienten og hvor lang tid arbeidet tok. Etter det jeg er kjent med, er det relativt vanlig å fylle ut en salæroppgave slik at tidsbruk fordelt på ulike typer arbeid (telefoner, klientmøter, arbeid med brev, innhenting av informasjon mv.) angis. Det bemerkes i den forbindelse av de øvrige postene i salæroppgavene er spesifisert på tilsvarende måte, noe nemnda har lagt til grunn som tilstrekkelig for disse postenes vedkommende.
I Utlendingsdirektoratets brev 21. juni 2011 fremgår det at direktoratet opprettholdt sin avgjørelse og oversendte klagen til Utlendingsnemnda for behandling. Sett i lys av dette synes det noe uklart hva som er årsaken til at nemnda har lagt til grunn at det ikke er registrert noe på saken som synes å ha sammenheng med arbeidet med å få endret vedtaket. Dersom nemnda var i tvil om hva arbeidet 27. juni 2011 bestod i, burde dette vært søkt konkretisert/utdypet. Jeg legger til grunn at det i utgangspunktet ville ha vært lite ressurskrevende for nemnda å be advokaten om en nærmere redegjørelse for arbeidet. På denne bakgrunn har Utlendingsnemnda etter min vurdering ikke sørget for at saken var tilstrekkelig opplyst, jf. forvaltningsloven § 17.
Avslutningsvis bemerker jeg at nemnda ikke synes å ha anført at det aktuelle arbeidet ikke kunne anses som nødvendig etter forvaltningsloven § 36. Tvert i mot synes nemnda forutsetningsvis å ha lagt til grunn i svaret på advokatens omgjøringsbegjæring at kostnadene kunne ha blitt dekket dersom de var tilstrekkelig spesifisert i salæroppgaven da kravet om dekning av sakskostnader først ble fremsatt.
Sett i lys av min vurdering ovenfor, ber jeg derfor om at nemnda vurderer kravet om dekning av de aktuelle utgiftene på nytt. Jeg ber om å bli holdt orientert om nemndas fornyede vurdering.