Sakens bakgrunn
Kommunestyret i Flakstad kommune vedtok 12. mars 2019 ny områdereguleringsplan for området Ramberg. Reguleringsplanen omfattet As eiendom og medførte en begrensning i utnyttingsgrad på maksimalt 275 m2-BYA. Videre fastsatte planen en byggegrense på 25 meter mot en tilgrensende eiendom med et utsiktspunkt eid av Statens vegvesen.
I brev 13. juni 2019 påklaget A reguleringsplanvedtaket. Anførslene var blant annet knyttet til den fastsatte utnyttingsgraden og byggegrensen mot naboeiendommen. Hun purret på svar i klagesaken i e-post 24. august 2019. Slik saken er opplyst for ombudsmannen, ble denne henvendelsen ikke besvart.
A klaget deretter til ombudsmannen. Klagen gjaldt Flakstad kommunes manglende behandling av klagen på reguleringsplanvedtaket og kommunens behandling av øvrige spørsmål i tilknytning til hennes planlagte utbyggingsprosjekt på Ramberg. Ombudsmannen fant grunn til å undersøke nærmere kommunens behandling av klagen på reguleringsplanen.
Våre undersøkelser
Vi spurte kommunen om klagen på reguleringsplanvedtaket var behandlet, og hva som eventuelt var årsaken til at den ikke var det. Vi spurte videre om kommunen mente at behandlingstiden i saken var i tråd med regelen i forvaltningsloven § 11 a om at saken skal avgjøres «uten ugrunnet opphold», og når klageren kunne forvente å få svar.
Kommunen svarte at klagen var «behandlet og besvart skriftlig og per telefon», og at saken var fulgt opp uten ugrunnet opphold. De viste i den sammenheng til en rekke e-poster og brev sendt fra kommunens næringssjef til klageren, med svar på spørsmål og informasjon om ulike forhold i tilknytning til klagerens utbyggingsprosjekt. Kommunen oppfattet det slik at «svar ble gitt mer enn nok» gjennom den nokså omfattende korrespondansen, og at «[d]et ene formelle brevet med svar på klagen som kunne/burde vært skrevet» uansett ikke ville ha «endret sakens forløp», da klagerens spørsmål og ønsker var avklart gjennom løpende dialog med kommunen.
Som begrunnelse for at det ikke var sendt et formelt brev med svar på klagen, ble det vist til at kommunen hadde vært inne i en kompleks planprosess, hvor det kom inn endringsbehov fra næringslivet like før planvedtaket skulle følges opp. En oppdatert områdereguleringsplan for Ramberg var under behandling i kommunen, og kunngjøring i avisen var utsatt som følge av dette, noe klageren også var blitt informert om. Kommunen skrev til sist at et formelt brev med svar på klagen kunne sendes umiddelbart når de hadde fått diskutert saken.
Klageren bemerket deretter at hun pr. 15 mars 2020 ikke hadde mottatt et formelt svar på klagen. Hun mente videre at ingen av de konkrete forholdene som var påklaget var blitt besvart gjennom de nevnte e-postene og samtalene med kommunen.
Ombudsmannens syn på saken
Det følger av plan- og bygningsloven (pbl.) § 12-12 tredje ledd at kommunestyrets endelige vedtak om reguleringsplan kan påklages. Det følger videre av henvisningen til pbl. § 1-9 at forvaltningslovens regler om klagebehandlingen i utgangspunktet gjelder. Klageretten innebærer at personer som berøres av reguleringsplanen, herunder grunneiere i det regulerte området, har en lovfestet rett til å få sitt syn på planen prøvd gjennom en toinstansbehandling av planvedtaket. Etter fvl § 33 annet ledd kan kommunen endre eller oppheve vedtaket «dersom den finner klagen begrunnet». Dersom kommunen ikke finner grunn til å ta klagen til følge, skal klagen oversendes til fylkesmannen for endelig avgjørelse, jf. fvl. § 33 fjerde ledd.
Flakstad kommune har ikke bestridt at det er fremmet en rettidig klage over planvedtaket, eller at klageren hadde klagerett. Kommunens svar er ikke helt klart, men det gir inntrykk av at kommunen mener at det ikke var nødvendig å foreta en formell behandling av klagen. Kommunen har blant annet vist til at det ble gitt tilstrekkelig svar på klagen gjennom løpende dialog med klageren.
Ombudsmannen bemerker at klageretten er en viktig rettssikkerhetsgaranti for borgerne. Den løpende kommunikasjonen som har funnet sted mellom klageren og kommunen har i utgangspunktet ikke betydning for klagerens rett til å få en formell overprøving av vedtaket, med mindre det kan legges til grunn at klagen er trukket tilbake. Klageren har opplyst at hun har purret på svar i klagesaken, og at hun ikke har fått svar på sine anførsler i e-postene og telefonsamtalene kommunen har vist til. Klagen skulle dermed ha vært behandlet etter reglene i forvaltningslovens kapittel VI.
Ombudsmannen er ikke enig med kommunen i at klagen kan anses behandlet og besvart gjennom de nevnte e-postene og telefonsamtalene. Etter forvaltningslovens system skal en klage behandles formelt etter reglene i forvaltningsloven (fvl.) §§ 33 og 34. Ved saksforberedelsen og avgjørelsen av klagesaken kommer reglene om behandlingsmåten for enkeltvedtak i forvaltningslovens kapittel IV og V til anvendelse, jf. fvl. § 33 første ledd. Dette innebærer blant annet at vedtaket som avgjør klagesaken skal være skriftlig og at det skal gis en begrunnelse for forvaltningens syn, jf. fvl. §§ 23 og 24. Basert på de foreliggende saksdokumentene, kan ombudsmannen ikke se at det er fattet et slikt vedtak i saken.
Kommunen har videre vist til at de var inne i en ny planprosess da klagen ble mottatt, hvor det ble vurdert å gjøre endringer i planen som var påklaget.
Slik saken er opplyst, er det uklart om kommunen vurderte å gjøre endringer i tråd med klagerens anførsler da den nye områdereguleringsplanen for Ramberg ble vedtatt, og om kommunen legger til grunn at klagen har vært behandlet i forbindelse med dette. Kommunen har imidlertid opplyst at det ikke ble gjort endringer i reguleringen av klagerens eiendom i den nye planen. Selv om klagerens anførsler har vært vurdert, forstår ombudsmannen det derfor slik at anførslene ikke er tatt til følge. Klagen skulle derfor i ethvert tilfelle ha vært oversendt til fylkesmannen for endelig behandling.
Konklusjon
Kommunen har ikke behandlet klagen på planvedtaket i tråd med forvaltningslovens regler. Klagen kan ikke anses besvart gjennom den løpende dialogen som har funnet sted mellom klageren og kommunen eller i forbindelse med vedtagelsen av den nye områdereguleringsplanen for Ramberg. Det har gått nesten ett år siden klagen ble fremsatt, og det er ikke vist til relevante forhold som kan begrunne hvorfor klagen ikke har blitt behandlet. Behandlingen av saken er dermed i strid med regelen i forvaltningsloven § 11 a første ledd om at saken skal forberedes og avgjøres «uten ugrunnet opphold».
Kommunen har varslet at de vil sende et formelt svar på klagen. Ombudsmannen forutsetter at saken blir behandlet snarlig, og i tråd med forvaltningslovens regler.
Ombudsmannen ber om å bli orientert om den videre utviklingen i saken.