Sakens bakgrunn
I X kommune ble det høsten 2018 lyst ut en 100 % fast stilling som fagarbeider/tekniker ved driftsenheten Teknisk.
Det var sju søkere til stillingen. Blant dem var B, som hadde arbeidet i et vikariat i kommunen i omlag to år. B ble funnet kvalifisert, og han ble ansatt i den aktuelle stillingen. Det var ikke gjennomført intervjuer med noen av søkerne i forkant av ansettelsen.
En annen av søkerne, A, klaget til ombudsmannen på det han mente var saksbehandlingsfeil ved kommunens ansettelsesprosess. Han påpekte at det ikke var gjennomført intervjuer, og anførte at flere av søkerne ut fra den utvidede søkerlisten fremsto som bedre kvalifisert enn den ansatte. A mente at det syntes som avtalt spill fra kommunens side at B ble tilbudt stillingen.
Våre undersøkelser
I vår undersøkelse overfor kommunen viste vi til forvaltningsloven § 17 om forvaltningens utredningsplikt, og til kravet til skriftlighet i ansettelsessaker som ombudsmannen tidligere har uttalt seg om. Vi spurte om kommunen mente at ansettelsessaken var godt nok opplyst da ansettelsesvedtaket ble truffet, og om det forelå et tilstrekkelig grunnlag til å vurdere søkernes kvalifikasjoner uten å ha gjennomført intervjuer. Til dette svarte kommunen at det ideelt sett kunne ha vært gjennomført intervjuer, men at det i denne saken ikke ble vurdert som nødvendig.
Videre ba vi kommunen om å foreta en sammenlignende kvalifikasjonsvurdering av klageren og den ansatte, knyttet opp mot det som fremgikk av utlysningsteksten. Begge ble vurdert å ha tilnærmet likt utdanningsnivå, men av alle søkerne var det kun den ansatte som ble vurdert å ha relevant kommunal praksis. Hva gjaldt kravene som knyttet seg til søkernes personlige egenskaper, skrev kommunen at den ansatte fra sin tid i kommunen hadde vist at han oppfylte kravene. Det var likevel ikke noe i klagers søknad som tilsa at han var dårligere personlig egnet enn den ansatte.
Ombudsmannens syn på saken
Målet ved en ansettelse er å finne frem til den søkeren som etter en samlet vurdering anses best kvalifisert for stillingen. Sammen med eventuelle lov- og avtalefestede krav er det utlysningsteksten som danner grunnlaget for denne vurderingen.
Etter forvaltningsloven § 17 første ledd har forvaltningen plikt til å «påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes». Dette gjelder også i ansettelsessaker. Intervju vil da være ett av virkemidlene for å bidra til sakens opplysning. Gjennomføring av intervjuer med aktuelle søkere og innhenting av referanser, vil ofte være en forutsetning for å sikre at saken blir tilstrekkelig opplyst. Kravet om at en ansettelsessak må være tilstrekkelig opplyst, er med på å sikre at den best kvalifiserte blir ansatt.
I utlysningsteksten sto det at kommunen hadde behov for en person med fagbrev eller praksis innenfor relevante fagfelt, slik som for eksempel rørlegging, tømring, malerarbeid og lignende, men at personer med annen relevant erfaring også kunne søke. Videre gikk det frem at relevant kommunal praksis ville bli vektlagt, og det var også stilt krav til personlige egenskaper.
Kommunen har i svaret på ombudsmannens undersøkelse skrevet at det ikke ble vurdert som nødvendig å avholde intervjuer i denne saken, uten at dette er begrunnet nærmere. Saksdokumentene viser at det internt ble foreslått å kun avholde intervjuer av andre søkere dersom den ansatte takket nei til stillingen. At han ble funnet godt kvalifisert til stillingen, var begrunnet med hans prestasjoner fra det nåværende vikariatet, og et ønske om kontinuitet på arbeidsplassen.
I innstillingen er den ansattes formelle kvalifikasjoner vurdert. Det er også der lagt vekt på hans erfaring fra relevant kommunal praksis. Selv om han – i motsetning til flere andre søkere – ikke hadde fagbrev, ble han ut fra en totalvurdering ansett best kvalifisert. Noen vurdering av de andre søkerne er derimot ikke gjort.
På spørsmål fra ombudsmannen har kommunen sammenlignet den ansattes og klagerens kvalifikasjoner. Det er redegjort for at den ansatte hadde erfaring fra kommunen fra oktober 2016 og frem til i dag, mens klager kun hadde to måneders kommunal erfaring fra 19 år tilbake. Det er et legitimt ønske å ville ansette en person med erfaring fra kommunalt arbeid, og det er også naturlig at den ansatte fremsto som en sterk kandidat. Slik utlysningsteksten er utformet, var imidlertid ikke kommunal erfaring et absolutt krav for stillingen. Det sto der at kommunen ville «vektlegge relevant kommunal praksis», på samme måte som at det også ville bli vektlagt at man var kundeorientert og positivt innstilt til god og riktig kommunikasjon med innbyggerne.
Tatt i betraktning av at det i utlysningsteksten også sto at kommunen hadde behov for en person med fagbrev eller relevant praksis, er det vanskelig å se begrunnelsen for at dette ikke ble tillagt større vekt – og at ingen søkere med fagbrev ble innkalt til intervju for nærmere kartlegging av kvalifikasjoner og personlige egenskaper. Ulike personlige egenskaper var listet opp som viktige for å kunne inneha stillingen. Der hvor søkerne ikke er kjent for ansettelsesmyndigheten fra tidligere, vil det være en forutsetning for å vurdere søkernes personlige egenskaper at det er avholdt intervju og oftest også innhentet referanser. For å sikre likebehandling og ivareta kvalifikasjonsprinsippet gjelder dette selv om kommunen hadde et godt og sikkert grunnlag for en svært positiv vurdering av han som ble ansatt.
Ombudsmannens oppfatning er at kommunen ikke har hatt et forsvarlig grunnlag for å avgjøre søkernes kvalifikasjoner til stillingen før ansettelsen ble foretatt.
Som følge av at ansettelsessaken ikke fremstår som tilstrekkelig opplyst, er heller ikke kvalifikasjonsvurderingen som fremgår av innstillingen tilfredsstillende. Det er ikke tilstrekkelig kun å vurdere én søkers kvalifikasjoner. Innstillingen skal inneholde en sammenlignende kvalifikasjonsvurdering av de søkerne som var aktuelle i prosessen. Dette bidrar til å bevisstgjøre beslutningstakerne, og sikrer etterprøvbarhet, blant annet fra ombudsmannens side.
Hvorvidt klager var blant dem som burde ha vært innkalt til intervju, tar ombudsmannen ikke stilling til. Den vurderingen var det i første omgang kommunen selv som skulle ha gjort. Ettersom det verken er gjennomført intervju eller referanseinnhenting av klager, har ombudsmannen heller ikke grunnlag for å vurdere om klager ble forbigått ved ansettelsen.
Konklusjon
Ansettelsessaken har ikke vært tilstrekkelig opplyst, og kommunen har ikke hatt et forsvarlig grunnlag for å treffe en avgjørelse i tråd med kvalifikasjonsprinsippet. Ombudsmannen ber om at kommunen merker seg de synspunktene som fremgår her til senere ansettelser.
Det er ikke grunnlag for å konkludere om klager var blant dem som skulle ha vært innkalt til intervju, og om han ble forbigått ved ansettelsen.