Sakens bakgrunn
Y universitetssykehus HF, heretter helseforetaket, lyste ut en stilling som renholder ved X sykehus med søknadsfrist 4. januar 2019. I utlysningsteksten ble det blant annet søkt etter en renholdsarbeider med «erfaring fra sykehusrenhold» og med «fagbrev som renholdsoperatør».
A, heretter klageren, søkte på stillingen, men ble ikke innkalt til intervju. Han klaget 13. februar 2019 til ombudsmannen over å ha blitt forbigått ved ansettelsen. I klagen fremholdt han at utlysningen var proforma, og at det var begått saksbehandlingsfeil ved at ansettelsen var foretatt før søknadsfristen gikk ut. Videre fremholdt han at det var uriktig å avvise ham ut i fra en vurdering om at han var overkvalifisert.
Våre undersøkelser
Etter en gjennomgang av klagen med vedlegg sammenholdt med de tilsendte saksdokumentene, besluttet vi å undersøke deler av saken nærmere. Som følge av at det ikke forelå skriftlig dokumentasjon, ba vi om en etterfølgende redegjørelse for enkelte sider av ansettelsesprosessen.
Vi ba helseforetaket klargjøre saksforløpet ved ansettelsesprosessen, og om å gi sitt syn på den rettslige adgangen til å avslå klagerens søknad før søknadsfristen var utløpt. Videre ba vi helseforetaket svare på om hun som ble ansatt har fagbrev som renholdsoperatør, og eventuelt gi en redegjørelse for om, og eventuelt hvorfor, helseforetaket likevel mener hun oppfyller kravene i utlysningsteksten. Helseforetaket ble også bedt om å gi en etterfølgende kvalifikasjonsvurdering av klagerens kvalifikasjoner sammenholdt med kvalifikasjonene til hun som ble ansatt. Endelig ble det bedt om helseforetakets syn på den rettslige adgangen til å avvise en søker ut i fra synspunktet om at vedkommende er overkvalifisert, og om begrunnelsen gitt til klageren er i tråd med kvalifikasjonsprinsippet.
I svarbrevet til ombudsmannen forklarte helseforetaket at arbeidet med å vurdere søknadene ble påbegynt før søknadsfristens utløp, og at enkelte kandidater ble gitt avslag i den forbindelse. Kandidatene dette gjaldt ble vurdert til ikke å ha de kvalifikasjonene det ble søkt etter. Etter helseforetakets vurdering var det bare kandidaten som ble ansatt, som hadde de nødvendige kvalifikasjonene. Etter gjennomført intervju 9. januar 2019 ble vedkommende ansatt.
Når det gjelder spørsmålene knyttet til kvalifikasjonsvurderingen, har helseforetaket erkjent at ordlyden i utlysningsteksten burde ha vært presisert angående kravet til fagbrev. Etter helseforetakets syn var fagbrev som renholdsoperatør ikke et absolutt krav. Det ble vurdert at kandidaten som ble ansatt, hadde tilegnet seg de nødvendige faglige kvalifikasjonene gjennom midlertidige ansettelser ved sykehuset. Dette i motsetning til klageren som helseforetaket mente verken hadde erfaring med sykehusrenhold, eller hadde arbeidet aktivt med annet renhold på flere år.
Helseforetaket har erkjent at formuleringen gitt i begrunnelse til klageren – om at klageren var «overkvalifisert» – kan synes å være i strid med kvalifikasjonsprinsippet. Etter helseforetaket syn burde formuleringen ikke blitt brukt fordi den ikke er i samsvarer med begrunnelsen for øvrig. Det helseforetaket imidlertid ønsket å formidle var at kompetanse som gjorde ham egnet for andre stillinger, ikke var relevant eller gjorde ham bedre kvalifisert for stillingen som renholder.
Helseforetaket har videre erkjent at søknadsprosessen ikke var i tråd med alminnelig god forvaltningsskikk. Etter helseforetakets syn har dette imidlertid ikke medført at den best kvalifiserte ikke ble ansatt. Det blir opplyst at avdeling for renhold allerede har endret sine rutiner for rekruttering, slik at sykehusets interne veiledning for ansettelser følges i fremtidige ansettelsessaker, og at man nå sikrer mulighet for etterprøving gjennom bedre skriftlig dokumentasjon.
Ombudsmannens syn på saken
1. Rettslige utgangspunkter
Ved ansettelser i det offentlige skal kvalifikasjonsprinsippet følges. Dette prinsippet er lovfestet i statsansatteloven § 3, som lyder:
(1) Den best kvalifiserte søkeren skal ansettes eller utnevnes i ledig stilling eller embete, med mindre det er gjort unntak i lov eller forskrift.
(2) Ved vurderingen av hvem som er best kvalifisert, skal det legges vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, sammenholdt med kvalifikasjonskravene som er fastsatt i utlysningsteksten.
Det sentrale hensynet bak kvalifikasjonsprinsippet er å sikre at forvaltningen rekrutterer personer med best mulig kompetanse til de oppgavene det offentlige skal utføre.
Etter forvaltningsloven § 2 annet ledd er vedtak om ansettelse i offentlig forvaltning et enkeltvedtak. Forvaltningen har derfor plikt til å «påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes», jf. forvaltningsloven § 17 første ledd. En forsvarlig og ryddig saksbehandling er ikke bare en forutsetning for at ansettelsesvedtaket blir korrekt; det er også viktig for borgernes tillit til at det ikke tas utenforliggende hensyn ved ansettelsen.
2. Utlysningstekstens betydning for kvalifikasjonsvurderingen
Kvalifikasjonsprinsippet fordrer at ansettelsesmyndigheten foretar en helhetlig vurdering av søkernes kvalifikasjoner, med utgangspunkt i utlysningstekstens kvalifikasjonskrav. Formålet med utlysningsteksten er å gjøre vilkårene som skal være bestemmende ved ansettelsen kjent, slik at potensielle søkere kan vurdere om stillingen passer til deres kvalifikasjoner. Dersom helseforetaket ønsker å ansette en søker som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene i utlysningsteksten, vil det være mest i tråd med kvalifikasjonsprinsippet at stillingen lyses ut på nytt.
I utlysningsteksten ble det stilt krav om «fagbrev som renholdsoperatør». Det er ikke omstridt at vedkommende som ble ansatt, ikke hadde dette. Helseforetaket fremholder at det ikke var et absolutt krav til fagbrev, men at det var ønskelig. Helseforetaket har erkjent at utlysningsteksten burde vært bedre presisert, men synes likevel å mene at ansettelsen var innenfor rammen av ordlyden i utlysningsteksten. Det ble vist til at det ikke sto «må» foran, slik det gjorde for krav til språkkunnskaper.
Etter ombudsmannen mening synes ordlyden å angi et absolutt krav. En slik forståelse harmonerer videre med helseforetakets begrunnelse knyttet til vurderingen av klagerens kvalifikasjoner – der han ikke ble ansett å oppfylle kravet til «erfaring med sykehusrenhold». Dersom helseforetaket mente at kravet til fagbrev bare var et ønskelig krav, burde dette fremkommet tydeligere i utlysningsteksten.
At helseforetaket foretok en ansettelse i strid med kravene i utlysningsteksten, synes imidlertid ikke å ha hatt betydning for klageren. Dette på bakgrunn av helseforetakets etterfølgende redegjørelse av klagernes kvalifikasjoner og forklaring knyttet til den tidligere formuleringen om at klageren var «overkvalifisert». Ombudsmannens vurdering er etter dette at klageren heller ikke synes å oppfylle kvalifikasjonskravene i utlysningsteksten. Bare på bakgrunn av de oversendte dokumentene har ombudsmannen ikke grunnlag for å vurdere om andre søkere til stillingen eventuelt er blitt urettmessig forbigått.
I det tilfellet der det ikke var noen kvalifiserte søkere til stillingen, synes det mest riktig å lyse ut stillingen på nytt. Dette er også i overensstemmelse med helseforetakets ansettelsesreglement. Det fremgår der at «[e]n stilling kan lyses ut på nytt dersom … det ikke har meldt seg kvalifiserte søkere».
For fremtidige ansettelsesprosesser må helseforetaket være oppmerksom på de rammene som utforming av utlysningstekst setter for den videre ansettelsesprosessen, og betydningen av å være seg bevisst hva som angis som absolutte kvalifikasjonskrav.
Ombudsmannen bemerker også at det synes å følge av helseforetakets ansettelsesreglement at orientering til kandidater som ikke anses å være aktuelle for stillingen, først skal gjøres etter at stillingen er besatt.
Den som er ansatt i stillingen har ikke vært part i saken her, og ombudsmannens uttalelse har ingen konsekvenser for ansettelsesforholdet.
Konklusjon
Ombudsmannen mener helseforetaket har handlet i strid med kvalifikasjonsprinsippet ved å ansette en person som ikke oppfylte kravene i utlysningsteksten. For øvrig har helseforetaket erkjent at søknadsprosessen ikke var i tråd med alminnelig god forvaltningsskikk. Det er opplyst at avdeling for renhold allerede har endret sine rutiner for rekruttering slik at sykehusets interne veiledning for ansettelser følges i fremtidige ansettelsessaker, og at man nå sikrer mulighet for etterprøving gjennom bedre skriftlig dokumentasjon.