Sakens bakgrunn
Saken gjelder Frogn kommunes behandling av A sin søknad 11. mai 2016 om dispensasjon fra bestemmelse i gjeldende reguleringsplan for oppføring av garasje. A klaget 11. mars 2018 til ombudsmannen på sen saksbehandling og manglende svar på sin dispensasjonssøknad. Kommunen hadde ikke hadde behandlet søknaden til tross for både skriftlige og muntlige purringer. Vi ba 3. april 2018 klager selv purre på kommunen, siden det hadde gått seks måneder siden sist han purret. Klager henvendte seg på nytt til ombudsmannen 15. august 2018. Søknaden var fremdeles ikke behandlet, og han hadde heller ikke noen tilbakemelding fra kommunen.
I telefonsamtale 30. august 2018 med ombudsmannens kontor opplyste Frogn kommune at søknaden ikke var behandlet, og at det heller ikke var sendt foreløpig svar i saken. Kommunen opplyste at klageren ville få en tilbakemelding i uke 36, men at søknaden ikke kunne behandles før tidligst i oktober 2018, dersom den måtte behandles politisk.
Våre undersøkelser
Vi besluttet å undersøke saken nærmere, og stilte i brev 4. september 2018 spørsmål både i den konkrete saken og til saksbehandlingstid og rutiner i dispensasjonssaker etter plan- og bygningsloven generelt i kommunen. Kommunen besvarte vår undersøkelse 19. september 2018.
Når det gjaldt saksbehandlingen i denne konkrete saken, spurte vi blant annet hva som var årsaken til at søknaden ikke var ferdigbehandlet og om kommunen kunne si noe mer om når den ville bli behandlet. Vi spurte også om kommunen mente saksbehandlingen var i tråd med kravet til saksbehandlingstid eter forvaltningsloven (fvl.) § 11 a første ledd og plan- og bygningsloven § 21-7 fjerde ledd.
Kommunen svarte blant annet at hovedårsaken til at saken ikke var ferdigbehandlet, og at klager heller ikke hadde mottatt noen tilbakemelding, var stor arbeidsmengde hos saksbehandler på saken, og at det hadde vært store endringer i bemanningen ved byggesaksavdelingen. Det ble opplyst at søknaden kunne forventes behandlet «innen medio oktober 2018» dersom den kunne behandles administrativt. Kommunen erkjente at saksbehandlingstiden ikke var i tråd med forvaltningslovens og plan- og bygningslovens regler om saksbehandlingstid. Kommunen opplyste også at det ikke var sendt foreløpig svar i saken, slik forvaltningsloven § 11 a andre ledd krever.
Når det gjaldt saksbehandlingen generelt for dispensasjonssøknader, spurte vi blant annet om saksbehandlingstiden var representativ for kommunens behandling av dispensasjonssøknader. Vi spurte også om kommunen hadde flere ubehandlede dispensasjonssøknader som var kommet inn til kommunen før 1. januar 2018. Vi ba også om å få tilsendt statistikk som viser gjennomsnittlig saksbehandlingstid for dispensasjonssøknader ferdigbehandlet i 2018, dersom kommunen hadde slik statistikk. I tillegg ba vi om å få opplyst om kommunen har som rutine å sende foreløpige svar i saker der kommunen ser at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares.
Kommunen svarte blant annet at så lang saksbehandlingstid som i denne saken ikke var representativ for behandlingen av dispensasjonssøknader i kommunen. Kommunen svarte videre at det var ti dispensasjonssøknader innkommet før 2018 som ennå ikke var ferdigbehandlet, men at det i disse sakene var sendt «diverse foreløpige svar». Det ble ikke sendt statistikk som viser gjennomsnittlig saksbehandlingstid for behandling av dispensasjonssaker i 2018, men det ble opplyst at kommunen hadde behandlet 41 dispensasjonssøknader så langt i 2018.
Når det gjaldt rutine med å sende foreløpig svar, opplyste kommunen blant annet at det i perioder med «ekstra stor saksmengde og/eller stor utskiftning av bemanningen ved byggesaksavdelingen [blir] sendt ut standard foreløpig svar ved mottak av byggesøknader om at det må påregnes lang saksbehandlingstid». Kommunen svarte også at den hadde en «uttalt målsetning og rutine om at det skal gis svar på henvendelser, om så bare for å gi tilbakemelding om at henvendelsen (søknad/purring/klage) er mottatt».
Klageren opplyste i brev 6. oktober 2018 blant annet at dispensasjonssøknaden ble behandlet 1. oktober 2018. Han mente at kommunen manglet evne til å sortere enkle mot kompliserte saker, og at den ikke hadde rutiner for å gi svar i tråd med forvaltningsloven.
Ombudsmannens syn på saken
Det følger av forvaltningsloven § 11 a første ledd at kommunen skal forberede og avgjøre saker «uten ugrunnet opphold». Videre følger det av tredje ledd at det i saker som gjelder enkeltvedtak skal gis et foreløpig svar dersom henvendelsen ikke kan besvares i løpet av en måned etter den er mottatt. I svaret skal det redegjøres for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og «såvidt mulig» opplyse når svar kan forventes, jf. annet ledd.
I plan- og bygningsloven § 21-7 fjerde ledd er det krav til at byggesøknader som krever dispensasjon fra plan eller planbestemmelser, som i denne saken, skal avgjøres innen 12 uker.
I denne saken er det ikke sendt foreløpig svar. Dispensasjonssøknaden ble behandlet 1. oktober 2018, noe som gir en saksbehandlingstid på over to år og fire måneder. Kommunens behandling er klart i strid med forvaltningsloven § 11 a og saksbehandlingsfristen i plan- og bygningsloven § 21-7 fjerde ledd.
Ut fra svarene til kommunen synes ikke denne saken å være representativ for saksbehandlingstiden for dispensasjonssøknader. Kommunen opplyser likevel at ti søknader innkommet før 1. januar 2018 enda ikke er behandlet. Det er ikke oppgitt årsaken til at disse sakene ikke er behandlet. Ombudsmannen har ikke opplysninger om gjennomsnittlig saksbehandlingstid, men det synes å være et generelt problem i kommunen at saksbehandlingsfrister ikke blir fulgt i byggesaker, i alle tilfeller i byggesaker der det kreves dispensasjon. Ombudsmannens undersøkelser i ombudsmannssak 2018/2360, som gjelder sen saksbehandling av søknad om dekning av sakskostnader i samme kommune, synes å vise at kommunen også i andre sakstyper har problemer med å overholde saksbehandlingsfrister.
Ut fra kommunens svar fremstår det som noe uklart om kommunens generelle rutine er i tråd med forvaltningslovens krav. Ombudsmannen minner derfor om at det i saker som gjelder enkeltvedtak skal sendes foreløpig svar dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt. I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og så vidt mulig angis når svar kan ventes.
Det er kommunens ansvar å organisere virksomheten på en slik måte at reglene om saksbehandlingstid og foreløpig svar i forvaltningsloven § 11 a, og saksbehandlingsfristene i plan- og bygningsloven, overholdes. Ombudsmannen forutsetter at dette gjøres.
Konklusjon
Ombudsmannen er enig med kommunen i at reglene om saksbehandlingstid og foreløpig svar i forvaltningsloven § 11 a og frist for behandling av dispensasjonssøknad i plan- og bygningsloven § 21-7 fjerde ledd ikke er fulgt i denne saken. Det synes også å være et generelt problem for behandling av byggesøknader som krever dispensasjon at reglene om saksbehandlingstid ikke blir fulgt. Årsaken til saksbehandlingstiden er opplyst å være stor arbeidsbyrde og endringer i bemanningen. Det påligger kommunen å organisere arbeidet på en slik måte at saksbehandlingsreglene blir overholdt, og ombudsmannen forutsetter at dette gjøres.