Personvern hos Sivilombudsmannen

Innhold:

Sivilombudsmannens personvernerklæring
Personopplysninger i klagesaker
Behandling av personopplysninger ved forebygging av tortur og annen umenneskelig behandling
Søknad på stilling hos Sivilombudsmannen
Offentlig journal
Nyhetsbrev
Nettstatistikk
Informasjonskapsler – cookies
Foredrag og seminarer
Liste over besøkende
Kamera i og utenfor lokalene
Databehandleravtaler
Rettigheter

 

Sivilombudsmannens personvernerklæring

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Sivilombudsmannen behandler personopplysninger.

Personopplysninger i klagesaker

Sivilombudsmannens rettslige grunnlag for å behandle personopplysninger i klagesaker er sivilombudsmannsloven.

Til klagesaksbehandlingen benytter vi et elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem som følger norsk arkivstandard. Klagesaksdokumenter og personopplysninger som inngår i klagesaker lagres bare varig i saksbehandlings- og arkivsystemet.

Som ledd i klagesaksbehandlingen registrerer vi klagerens navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse, og andre personopplysninger som inngår i klagen. Ved behov innhenter vi forvaltningens dokumenter i saken og registrerer disse i saksbehandlings- og arkivsystemet. Sivilombudsmannen har hjemmel i sivilombudsmannsloven for å innhente dokumenter fra forvaltningen. Vi behandler opplysningene i samsvar med personopplysningsloven og arkivloven.

Hvis vi mottar klagesaksdokumenter på papir, skanner og overfører vi dokumentene til saksbehandlings- og arkivsystemet. Vi makulerer papirkopiene senest innen ett år.

Klager som sendes inn via det elektroniske klageskjemaet på nettsidene våre overføres automatisk og kryptert over sikker linje til saksbehandlings- og arkivsystem når klageren trykker ‘send’. Straks overføringen er utført, slettes klagen automatisk fra nettsideserveren der den ble lagret midlertidig under utfyllingen.

Når vi mottar klager via e-post, overfører vi klagene til saksbehandlings- og arkivsystemet. E-posten slettes fra e-postapplikasjonen innen ett år.

Navnet til den som har klaget hit vil normalt fremgå på offentlig journal sammen med blant annet saksnummer og sakstittel her. Vi sladder imidlertid opplysninger som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt og andre opplysninger som allmennheten ikke kan kreve innsyn i.

Vi registrerer telefonhenvendelser om en klagesak som en merknad i saksbehandlings- og arkivsystemet.

Alle kan be om innsyn i en klagesak. Innsynskravet behandles i henhold til reglene i sivilombudsmannsloven og instruks for Sivilombudsmannen. Navnet til den som har bedt om innsyn i en sak vil fremgå av offentlig journal sammen med hvilken sak det gjelder. Vi gir ikke innsyn i informasjon som er underlagt lovbestemt taushetsplikt eller andre opplysninger som allmennheten ikke kan kreve innsyn i.

Dersom du ber om innsyn via sivilombudsmannens nettside, overføres henvendelsen til saksbehandlings- og arkivsystemet og slettes deretter fra nettsideserveren.

Når Sivilombudsmannen skriver en uttalelse i en sak, publiserer vi som regel uttalelsen på nettsidene våre. I noen tilfeller publiserer vi også utdrag av uttalelser i årsmeldingen. Navn og andre personopplysninger vil da være anonymisert. Uttalelser i saker som er av særlig privat eller personlig karakter publiseres ikke.

Behandling av personopplysninger ved forebygging av tortur og annen umenneskelig behandling

Sivilombudsmannens rettslige grunnlag for å behandle personopplysninger ved forebygging av tortur og annen umenneskelig behandling er sivilombudsmannsloven § 3 a.

Forebyggingsenheten besøker og undersøker steder der mennesker er eller kan være fratatt friheten. Som ledd i undersøkelsene behandler vi navn og andre personopplysninger om dem som er eller kan være berøvet friheten på de aktuelle stedene. Blant annet gjennomfører vi intervjuer og innhenter i enkelte tilfeller også opplysninger av konfidensiell karakter. Slike opplysninger kan også inneholde informasjon om helse og straffbare forhold.

Etter besøk utarbeider vi en rapport som beskriver funn og risikofaktorer. Rapportene publiseres fortløpende på nettsidene våre. De inneholder ikke identifiserbare personopplysninger om dem som er fratatt friheten på stedet vi har besøkt.

Til forebyggingsvirksomheten benytter vi et elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem som følger norsk arkivstandard. Vi benytter også et web-basert dokumentsystem. Opplysninger på papir oppbevares nedlåst. Vi benytter også et eget kamera for å dokumentere ulike forhold under besøkene vi gjennomfører. Kameraet har ikke nettilgang. Kun et fåtall ansatte med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene og dokumentene. Vi behandler alle opplysninger i samsvar med personopplysningsloven og arkivloven.

Søknad på stillinger hos Sivilombudsmannen

Ved rekruttering benytter vi en elektronisk rekrutteringsportal. Søkere registrerer sine personopplysninger og legger inn dokumentasjon i portalen. Når søknadsfristen utløper, overføres søknadene med vedlegg automatisk til saksbehandlings- og arkivsystemet, hvor de journalføres.

Søknadene slettes fra rekrutteringsportalen senest ett år etter at tilsettingsprosessen er avsluttet. Søknader og annen rekrutteringsinformasjon som er journalført hos ombudsmannen oppbevarer vi i samsvar med reglene i arkivloven.

Offentlig journal

Vi publiserer offentlige postjournaler på Sivilombudsmannens nettsider i henhold til reglene i sivilombudsmannsloven og instruks for Sivilombudsmannen. Postjournalene er tilgjengelige på nettsidene i 10 dager.

Nyhetsbrev

Sivilombudsmannen sender regelmessig ut nyhetsbrev om bl.a. uttalelser og rapporter. For å motta nyhetsbrev må man melde seg på nyhetsbrevtjenesten via ombudsmannens nettside og oppgi en e-postadresse. Vi bruker e-postadressene kun til å sende nyhetsbrev og sletter e-postadressen når man melder seg av tjenesten.

Vi samler inn statistikk om når et nyhetsbrev åpnes og hvilke av nettsidene våre som besøkes via nyhetsbrevene. Til dette bruker vi IP-adressene. Formålet med statistikken er å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet i nyhetsbrevene.

Opplysningene om når et nyhetsbrev åpnes og hvilke nettsider som besøkes fra nyhetsbrevene behandles i avidentifisert og aggregert form og kan ikke spores tilbake til den enkelte bruker eller e-postadresse. Dette oppnås ved at bare de tre første gruppene i IP-adressen brukes i statistikken. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 195.159.103.82, brukes 195.159.103.xx.

Nettstatistikk

Vi samler også inn statistikk om besøk på nettsidene våre. Formålet med innsamlingen er å forbedre og videreutvikle nettsidene og tilbudet til brukerne. Også her behandler vi opplysningene i avidentifisert og aggregert form og kan ikke føres tilbake til en bestemt bruker eller IP-adresse.

Informasjonskapsler – cookies

Nettsidene våre støtter bruk av informasjonskapsler. Ved besøk på nettsidene blir du spurt om du godtar bruk av informasjonskapsler. Dersom du samtykker, og bare da, vil informasjonskapslene aktiveres.

Vi bruker informasjonskapsler kun til å forbedre nettsidene våre.

Foredrag og seminarer

Personopplysninger om deltakere på seminarer og foredrag i ombudsmannens regi bruker vi kun til å arrangere seminaret. Normalt sletter vi opplysningene når foredraget eller seminaret er gjennomført. Dersom deltakeren har samtykket til at kontaktinformasjonen kan brukes til å informere om nye seminarer og foredrag, eller informasjonen er journalpliktig etter arkivloven, vil vi likevel oppbevare opplysningene.

Liste over besøkende

Av sikkerhetshensyn noterer vi navn og kontaktdetaljer på besøkende i lokalene. Opplysningene brukes bare til å ivareta sikkerheten og slettes når dette formålet opphører.

Kamera i og utenfor lokalene

I lokalene våre er det montert kamera ved blant annet inngangspartiene. Formålet med kameraovervåkingen er å ivareta de ansattes sikkerhet og hindre at uvedkommende får adgang til lokalene. Bildene brukes kun til disse formålene og vises i sanntid. Opptakene oppbevares normalt inntil én uke.

Databehandleravtaler

Vi inngår databehandleravtaler med alle virksomheter som behandler personopplysninger på vegne av oss.

Rettigheter

Alle som spør har rett på informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger om dem. Vi har gitt slik informasjonen i denne erklæringen, og vil vise til den ved eventuelle forespørsler.