• Forside
  • Aktuelt
  • Undersøker politiets praksis ved utskriftskrav i straffesaker

Undersøker politiets praksis ved utskriftskrav i straffesaker

Sivilombudsmannen har fått flere klager fra parter i avsluttede straffesaker over politiets avslag på kravene deres om utskrift av dokumenter i saken.

Les brevet fra Sivilombudsmannen her

Det kan dreie seg om utskrift av anmeldelser, avhør eller andre dokumenter. Parter i en avsluttet straffesak er blant andre siktede, fornærmede og etterlatte.

Undersøkelse av eget tiltak

Sivilombudsmannen har av eget tiltak besluttet å undersøke hvordan påtalemyndigheten behandler slike krav fra partene i straffesaker. Det kan sivilombudsmannen beslutte etter sivilombudsmannsloven § 5.

Vi har sett nærmere på seks slike klagesaker fra 2019 og 2020, som gjaldt utskriftskrav etter straffeprosessloven § 28. Sakene var blitt behandlet av Agder politidistrikt, Oslo politidistrikt, Sør-Vest politidistrikt og Sør-Øst politidistrikt.

Fikk ikke utskrift av avhør av seg selv

Klagesakene reiser tvil om politiet gjennomgående etterlever saksbehandlingsreglene for slike utskriftskrav. I noen av sakene var saksbehandlingstiden også lang. Flere av avslagene hadde mangelfulle begrunnelser, og lovhjemmel for avslaget var ikke oppgitt. I en av klagesakene hadde mistenkte krevd utskrift av et avhør av seg selv, men politiet avslo kravet med den begrunnelsen at dokumentet inneholdt taushetsbelagt informasjon som kunne komme på avveie. Ingen av klagerne ble orientert om muligheten for å klage på avslaget.

Stiller spørsmål til Riksadvokaten

Sivilombudsmannen har bedt Riksadvokaten, som har den overordnede ledelsen av påtalemyndigheten, om å svare på flere spørsmål om behandlingen av utskriftskrav. Fristen for å svare er 5. mars.

 

 

  • Forside
  • Aktuelt
  • Undersøkelse av UDIs behandlingstid i familieinnvandringssaker

Undersøkelse av UDIs behandlingstid i familieinnvandringssaker

Sivilombudsmannen mottar stadig klager over Utlendingsdirektoratets (UDIs) behandlingstid i familieinnvandringssaker, og vi har sett en økning i antall klager høsten 2020.

Les brevet til UDI fra Sivilombudsmannen her

Informasjonen på UDIs nettsider om ventetider i familieinnvandringssaker viser at den generelle behandlingstiden for søkere fra mange land er urovekkende lang. På UDIs nettsider fremgår det at det for søkere fra Somalia, Iran, Irak og Afghanistan, er en forventet behandlingstid på 20 måneder, og enda lenger dersom referansepersonen bor i Oslo.

Prioritering av saker som gjelder barn

Sivilombudsmannen mener at det igjen er grunn til å undersøke UDIs behandlingstider i familieinnvandringssaker på generelt grunnlag. Vi har også funnet grunn til å se særskilt på hvordan UDI prioriterer familieinnvandringssaker som gjelder barn. Sivilombudsmannen har bedt UDI svare på flere spørsmål om dette.

Sivilombudsmannen har også tidligere undersøkt saksbehandlingstiden i UDI:

Utlendingsdirektoratets behandling av saker om familieinnvandring – saksbehandlingstid mv.

Forelesning om torturforbudet og risikoene ved bruk av isolasjon i fengsel

BA-studentene på KRUS hadde denne uken kurssamling om isolasjon. Leder i forebyggingsenheten foreleste om torturforbudet og risikoene ved bruk av isolasjon, belteseng og kroppsvisitasjon i fengsel.

Undersøker saksbehandlingstiden hos namsfogdene

Flere saker om gjeldsordning har ligget ubehandlet hos namsfogdene i over ett år. Nå ber Sivilombudsmannen Politidirektoratet svare på spørsmål om saksbehandlingstiden.

Les hele brevet fra Sivilombudsmannen her

De siste årene har Sivilombudsmannen mottatt flere klager fra enkeltpersoner over saksbehandlingstiden hos namsfogdene i saker om gjeldsordning og utlegg.

−Det er viktig at namsfogdene handler raskt i saker om gjeldsordning og utlegg. Dette er saker som har stor betydning for dem det gjelder, der det ofte haster å finne en løsning på en vanskelig situasjon, sier sivilombudsmann Hanne Harlem.

Nå ber hun Politidirektoratet om en redegjørelse for restansesituasjonen ved namsfogdembetene, både i saker om gjeldsordning og i saker om utlegg.

Fakta: Gjeldsordning og utlegg

Hvis du har problemer med å betale gjeld, kan du søke om offentlig gjeldsordning gjennom namsfogden. En gjeldsordning er en avtale mellom den som har gjeld, og kreditorene. Det er også regler om tvungen gjeldsordning, for tilfeller der det ikke oppnås en avtale.

Hvis noen skylder deg penger, kan du sende en utleggsbegjæring til namsfogden. Tas kravet til følge, gjennomfører namsfogden en utleggsforretning – som betyr at kravet blir tvangsinndrevet fra den som ikke har gjort opp for seg.

I begge tilfellene er det namsfogden som behandler sakene.

Over ett års saksbehandlingstid

Sivilombudsmannen har mottatt klager på namsfogder flere steder i landet.

I saker om utlegg har Sivilombudsmannen fått klager der det er vist til begjæringer som har ligget ubehandlet hos namsfogden mellom åtte til ti måneder, der saksbehandlingen fremdeles ikke var påbegynt. I saker om gjeldsordning har vi eksempler på klager der begjæringer har ligget ubehandlet hos namsfogden i ett år og mer. Senest i år har vi mottatt en klage på sen saksbehandling i en sak om gjeldsordning der namsfogden oppga at forventet saksbehandlingstid var minst ett år.

På bakgrunn av de mottatte klagene har ombudsmannen av eget tiltak besluttet å ta opp spørsmål om saksbehandlingstiden i disse sakene med Politidirektoratet. Dette kan Sivilombudsmannen gjøre i henhold til sivilombudsmannsloven § 5.

Politidirektoratet må svare innen 16. februar 2021.

  • Forside
  • Uttalelser
  • Fylkesmannens vurdering av mulig brudd på taushetsplikt ved bekymringsmelding til barnevernet

Fylkesmannens vurdering av mulig brudd på taushetsplikt ved bekymringsmelding til barnevernet

Saken gjelder Fylkesmannen i Innlandets avgjørelse i en tilsynssak, hvor de kom til at en psykologs bekymringsmelding til barnevernet ikke utgjorde brudd på et helsepersonells taushetsplikt.

Fylkesmannen la stor vekt på at psykologen i denne saken hadde drøftet saken anonymt med barneverntjenesten, og konkluderte med at det ikke var brudd på taushetsplikten når helsepersonellet handlet i tråd med barneverntjenestens råd om å sende bekymringsmelding.

Sivilombudsmannen er kommet til at Fylkesmannen ikke har foretatt en tilstrekkelig selvstendig og forsvarlig vurdering av om det foreligger brudd på taushetsplikten. At psykologen hadde lang erfaring og fulgte råd fra barneverntjenesten kunne ikke begrunne at vilkårene er oppfylt.

Fylkesmannen har i sin avgjørelse og ovenfor ombudsmannen også vist til noen opplysninger om et søskens psykiske helseproblemer og psykologens samarbeidsproblemer med foreldrene, men heller ikke disse opplysningene gir tilstrekkelig grunnlag for konklusjonen om at vilkårene for unntak fra taushetsplikten er oppfylt. Fylkesmannen bes derfor behandle den delen av saken som gjelder mulig brudd på taushetsplikt på nytt.

Sakens bakgrunn

Høsten 2018 var A (heretter kalt A, eller søsteren) under behandling for psykiske plager hun hadde hatt over tid. Hun fylte 18 år høsten 2018. Hun bodde ikke lenger med foreldrene.

En av As behandlere, psykologspesialist B (heretter kalt psykologen), sendte 18. september 2018 en bekymringsmelding til barneverntjenesten. Bekymringsmeldingen gjaldt omsorgssituasjonen for As yngre bror. Følgende ble journalført av psykologen om bekymringsmeldingen:

«Ut ringer far og informerer om at det vil bli sendt en bekymringsmelding til barnevernet, fordi det er bekymring for pas yngre bror, på bakgrunn av at han har en veldig psykisk syk eldre søster. Far lurer på hvorfor, da ingen andre instanser har vært bekymret. Ut svarer at det ikke mulig å si noe om hvorfor andre ikke har gjort det, men at det er undersøkt, anonymt med barnevernet, om det er grunnlag for å sende bekymringsmelding. Og det er det.»

As far klaget blant annet over dette til Fylkesmannen i Innlandet på As vegne. As far mente blant annet at bekymringsmeldingen innebar brudd på psykologens taushetsplikt.

Fylkesmannen åpnet tilsynssak, som primært gjaldt behandlingen søsteren hadde mottatt, men hvor mulig brudd på taushetsplikt også var ett av temaene. I sin uttalelse til Fylkesmannen i saken skrev psykologen:

«Ringte far og informerte at det ble sendt bekymringsmelding til barnevernet fordi pas har en liten bror som det må sørges for at ivaretas best mulig, og det er rimelig å anta at han blir påvirket av å ha en alvorlig syk søster. I første samtalen hvor foreldrene var med, da pas ble lagt inn etter utskrivelse fra BUP Akutt, spurte behandler om bror, og om han blir ivaretatt, og om barnevernet var inne i bildet. Veldig avvisende ble det svart at han ble tatt vare på. Etter hvert som vi så hvor alvorlig situasjonen med pas var ble det tydelig at vi burde ha reagert tidligere og sendt bekymringsmelding til barnevernet. Det spiller ingen rolle hvilken oppfølging broren evt fikk. Da behandler var bekymret, skulle det ha blitt sendt bekymringsmelding allerede ved innleggelse 10.07.18.»

Fylkesmannen i Innlandet avsluttet saken ved avgjørelse 8. mars 2019. Bekymringsmeldingen ble vurdert slik:

 «I foreliggende sak har behandler vært usikker på om det forelå en meldeplikt til barnevernet, og hun kontaktet derfor barnevernet og ba om råd, uten å røpe barnets identitet. Det kan da ikke bebreides henne at hun handlet i tråd med rådet hun fikk av barnevernet.»

Fylkesmannen konkluderte deretter slik under dette punktet i tilsynssaken:

«Fylkesmannen finner at [psykologen] ikke har brutt taushetsplikten etter helsepersonelloven § 21.»

Deler av saken ble først ferdigbehandlet av Fylkesmannen ved deres avgjørelse 26. november 2019.

As far klaget 14. januar 2020 til ombudsmannen på As vegne.

Våre undersøkelser

Etter å ha innhentet og gjennomgått sakens dokumenter, fant vi grunn til å undersøke enkelte sider av saken nærmere. I brev 15. juni 2020 ba vi Fylkesmannen om å redegjøre nærmere for hvilke vurderinger som lå til grunn for konklusjonen om at taushetsplikten ikke er brutt i dette tilfellet. Det ble særlig bedt om svar på følgende:

1.      Hvilken betydning har samtalen med barnevernet for vurderingen av eventuelt brudd på taushetsplikten?

2.      Kan en storesøsters sykdom i seg selv være tilstrekkelig grunnlag for å gjøre unntak fra taushetsplikten og sende bekymringsmelding, jf. helsepersonelloven § 33 andre ledd bokstav a, eller kreves det mer informasjon om hvilken oppfølging og omsorg barnet får av foreldre og andre?

3.      Hvordan vurderer Fylkesmannen psykologens uttalelse om at det ikke spiller noen rolle hvilken oppfølging det aktuelle barnet eventuelt fikk?

I sitt svar 20. august 2020 til ombudsmannen ga Fylkesmannen uttrykk for at psykologens begrunnelse var vag og med fordel kunne vært utdypet. Fylkesmannen gjenga flere opplysninger fra As pasientjournal som de mener tilsa at As sykdom var en belastning for broren og for foreldrene. Fylkesmannen skrev videre at de «innser at [de] burde gått nærmere inn på brorens situasjon i avgjørelsen i saken.»

Videre ga Fylkesmannen uttrykk for at sykdom i familien, slik som storesøsters sykdom i foreliggende sak, ikke i seg selv gir grunnlag for bekymringsmelding, men at det kan føre til at en forelder/foreldre ikke lenger klarer å gi et barn nødvendig omsorg. Om den konkrete saken skrev Fylkesmannen at psykologen hadde forsøkt å innhente mer informasjon om hvilken oppfølging og omsorg barnet fikk av foreldrene og andre, uten at det hadde lyktes.

Fylkesmannen opplyste at de forstår psykologens uttalelse om at det ikke spiller noen rolle hvilken oppfølging barnet eventuelt fikk slik at psykologen her «sikter til helsepersonells selvstendige og personlige ansvar for å melde til barneverntjenesten». Ifølge Fylkesmannen innebærer dette blant annet «at hvert enkelt helsepersonell har en opplysningsplikt også der annet helsepersonell har samme kunnskap, ev. allerede har meldt fra til barneverntjenesten».

Fylkesmannen opplyste at de tok til etterretning at de burde skrevet en mer utfyllende vurdering av spørsmålet om hvorvidt meldingen til barnevernstjenesten utgjorde et brudd på taushetsplikten. Etter en ny gjennomgang av saken fastholdt Fylkesmannen konklusjonen om at det ikke forelå brudd på taushetsplikten.

Det redegjøres mer for Fylkesmannens svar til ombudsmannen nedenfor under ombudsmannens syn på saken.

A og hennes foreldre innga merknader i saken. Fylkesmannen hadde ingen kommentar til disse.

Ombudsmannens syn på saken

Det sentrale spørsmålet i saken er om Fylkesmannens vurdering av om det var begått brudd på taushetsplikten var tilstrekkelig selvstendig og forsvarlig, og i samsvar med helsepersonelloven § 33 andre ledd bokstav a.

1. Rettslige utgangspunkter

1.1.  Fylkesmannens behandling av saker etter pasient- og brukerrettighetsloven § 7-4

Etter pasient- og brukerrettighetsloven § 7-4 kan pasienten be tilsynsmyndigheten om en vurdering dersom vedkommende mener bestemmelser om plikter fastsatt i eller i medhold av helsepersonelloven er brutt til ulempe for seg.

Fylkesmannen skal etter § 7-4 a første ledd vurdere de synspunkter som er fremsatt i en slik anmodning.  Etter fjerde ledd skal Fylkesmannen gi underretning om resultatet av sin behandling av saken og en kort begrunnelse for resultatet.

Fylkesmannens avgjørelse må være saklig, og saksbehandlingen forsvarlig. Saken må behandles på grunnlag av rett faktum, og riktig forståelse av gjeldende rett. Begrunnelsen bør reflektere hovedtrekkene i tilsynets vurderinger, og utformes slik at det klart fremgår at de sentrale problemstillingene er selvstendig og forsvarlig vurdert.

For en nærmere redegjørelse for reglene for Fylkesmannens behandling av slike pliktbruddsaker, vises blant annet til ombudsmannens uttalelse 25. september 2020 (SOM-2019-4823) med videre henvisninger.

1.2 Helsepersonells taushetsplikt og unntak ved bekymringsmelding til barnevernet

Utgangspunktet er at helsepersonell har taushetsplikt. Plikten er ikke bare en plikt til å tie, men også en plikt til aktivt å hindre spredning av opplysninger, jf. helsepersonelloven § 21:

«Helsepersonell skal hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om folks legems- eller sykdomsforhold eller andre personlige forhold som de får vite om i egenskap av å være helsepersonell.»

Det er tungtveiende grunner bak helsepersonells taushetsplikt. Taushetsplikten er en generell forutsetning for at det skal kunne ytes nødvendig helsehjelp. I merknadene til bestemmelsen i Ot.prp.nr.13 (1998-1999) står det at

«[f]ormålet med taushetspliktbestemmelsene er å verne pasientens integritet og sikre befolkningens tillit til helsetjenesten og helsepersonell. Taushetspliktbestemmelsene skal hindre at pasienter unnlater å oppsøke helsetjenesten ved behov for helsehjelp. Pasienten skal føle seg trygg på at de opplysninger som gis i forbindelse med helsehjelpen ikke nyttes i andre sammenhenger».

Helsepersonelloven § 33 om helsepersonells opplysningsplikt til barnevernet gir unntak fra taushetsplikten. Fylkesmannen har ved sin behandling av saken tatt utgangspunkt i helsepersonelloven § 33 andre ledd bokstav a. Etter at bestemmelsens ordlyd ble endret med virkning fra 1. juli 2018, lyder den slik:

«Helsepersonell skal uten hinder av taushetsplikt etter § 21 melde fra til barneverntjenesten uten ugrunnet opphold
a) når det er grunn til å tro at et barn blir eller vil bli mishandlet, utsatt for alvorlige mangler ved den daglige omsorgen eller annen alvorlig omsorgssvikt(…).»

Bestemmelsen angir hvilke tre situasjoner som gir unntak fra taushetsplikt, og hvor sannsynlig det må være – «grunn til å tro» – at situasjonen er slik.

Omsorgssituasjonen for det aktuelle barnet må være kvalifisert mangelfull. Det er snakk om mishandling eller alvorlige mangler eller svikt ved omsorgen. At unntaket fra taushetsplikten kun gjelder de alvorlige tilfellene fremgår også av forarbeidene til lovendringen som trådte i kraft 1. juli 2018, jf. Prop.169 L (2016–2017) s. 123.

«Opplysningsplikten må utformes med tanke på å balansere de ulike hensynene som ligger bak regelverket om taushetsplikt, opplysningsrett og opplysningsplikt. Resultatet av denne avveiningen er på den ene side at opplysningsplikten er en ubetinget plikt som setter lovbestemt taushetsplikt til side. På den andre siden er opplysningsplikten begrenset til å gjelde i de mer alvorlige tilfeller; ved mishandling eller andre former for alvorlig omsorgssvikt, ved vedvarende alvorlige atferdsvansker og ved menneskehandel.»

Det understrekes også at hva som skal til for at meldeplikten utløses, kan bero på vanskelige vurderinger, jf. Prop.169 L (2016–2017) s. 148.

«Det er ikke mulig å gi en uttømmende beskrivelse av hva som omfattes av begrepet «alvorlig omsorgssvikt». Vurderingen vil alltid avhenge av forholdene rundt det enkelte barnet, og med utgangspunkt i vedkommendes egen faglige vurdering og det som er tilgjengelig av opplysninger og dokumentasjon. I en del tilfeller vil det være klart at barnet befinner seg i en situasjon som utløser plikt til å melde fra til barneverntjenesten. I andre tilfeller vil dette være vanskeligere å vurdere. Det er ikke lett å trekke absolutte grenser mellom akseptabel og uakseptabel omsorg. Alvorlighetsgraden og antallet forsømmelser barnet utsettes for, må vurderes. Det er også av betydning om forsømmelsene er sporadiske eller vedvarende.»

Beviskravet er angitt som «grunn til å tro» og innebærer en lavere terskel enn sannsynlighetsovervekt, jf. Prop.169 L (2016–2017) på side 147:

«Kravet ‘grunn til å tro’ innebærer at det ikke kreves sikker viten om at situasjonen er så alvorlig som beskrevet, men at det samtidig må foreligge mer enn en vag og udefinerbar mistanke. Kravet er oppfylt dersom det foreligger en bekymring eller mistanke som er begrunnet i konkrete forhold knyttet til det enkelte barnets situasjon. Dette innebærer at det ikke er et krav om sannsynlighetsovervekt eller sikker viten for å utløse meldeplikten.»

Oppsummert kan man si at beviskravet ikke er særlig strengt. Men det kreves at det foreligger konkrete forhold, knyttet til det enkelte barnets situasjon, som tilsier at situasjonen for barnet er så alvorlig som bestemmelsen krever.

Ansvaret for å vurdere om det er rettmessig å gi taushetsbelagte opplysninger med hjemmel i helsepersonelloven § 33 ligger hos helsepersonellet. Det er også det aktuelle helsepersonellet som etter forholdene kan holdes ansvarlig for eventuelle brudd på taushetsplikten.

2.        Fylkesmannens behandling av saken

I sin avgjørelse i saken begrunner Fylkesmannen sitt standpunkt med å vise til psykologens redegjørelse for bakgrunnen for bekymringsmeldingen, samt til at hun hadde fått råd om å sende bekymringsmelding av barnevernet i en samtale hvor hun presenterte saken anonymt.

Fylkesmannens vektlegging av at psykologen fulgte råd fra barneverntjenesten

Fylkesmannens synes å ha lagt stor eller avgjørende vekt på at psykologen hadde kontaktet barnevernet og drøftet saken anonymt. I avgjørelsen skriver de at «(d)et da ikke kan bebreides henne at hun handlet i tråd med rådet hun fikk fra barnevernet».

I sitt svar til ombudsmannen opplyser imidlertid Fylkesmannen at helsepersonell har et selvstendig ansvar for å vurdere om vilkårene for å sende bekymringsmelding til barnevernet er oppfylt. Fylkesmannen sier videre at barnevernets råd om å inngi bekymringsmelding ikke er avgjørende for Fylkesmannen, men vil være et moment som trekker i retning av at helsepersonellet ikke har brutt taushetsplikten. De viser til at det i tvilstilfeller kan være nyttig å diskutere spørsmålet om meldeplikt anonymt med barneverntjenesten og eventuelt få råd derfra, jf. Helsedirektoratets rundskriv «Helsepersonelloven med kommentarer».

Ombudsmannen er enig i at det kan være nyttig for helsepersonell å diskutere saken anonymt med barnevernet. En slik diskusjon vil imidlertid bare være en hjelp for helsepersonellet i deres egen vurdering av om vilkårene for unntak fra taushetsplikten er oppfylt.

Selv om Fylkesmannen i ettertid opplyser at de kun anser råd fra barnevernet som et moment i vurderingen av taushetsplikt, tyder deres begrunnelse i avgjørelsen på at dette ble tillagt avgjørende vekt. Dette tilsier at Fylkesmannen i avgjørelsen 8. mars 2019 ikke foretok en tilstrekkelig selvstendig vurdering av saken.

Fylkesmannen må i en sak etter pasient- og brukerrettighetsloven § 7-4 foreta en selvstendig og konkret vurdering av mulig brudd på taushetsplikten. At barnevernet har gitt muntlige råd er ikke irrelevant – og kan tale for at spørsmålet om taushetsplikt ble tatt alvorlig av helsepersonellet. Det kan imidlertid ikke uten videre legges til grunn at barnevernets råd var riktig. En slik samtale kan ha bygget på feilaktige eller ufullstendige opplysninger, og det er ikke gitt at barnevernet har kunnskap om omfanget av helsepersonells taushetsplikt eller vurderte saken riktig.

Psykologens redegjørelse for saken

Fylkesmannens vurdering av taushetsplikten i en sak som denne bør ta utgangspunkt i helsepersonellets egen begrunnelse for hvorfor det ble sendt bekymringsmelding. Ut fra psykologens uttalelse til Fylkesmannen, synes bekymringsmeldingen å ha vært begrunnet med at:

  • A «har en liten bror som det må sørges for at ivaretas best mulig, og det er rimelig å anta at han blir påvirket av å ha en alvorlig syk søster»
  • foreldrene, i møte om innleggelse av A, svarte avvisende at «han ble tatt vare på» til psykologens spørsmål om As bror ble ivaretatt og om barnevernet var inne i bildet
  • situasjonen med A var så alvorlig at bekymringen tilsa meldeplikt uavhengig av hvilken oppfølging broren eventuelt fikk.

Søsterens helseproblemer fremstår her som den helt sentrale begrunnelsen for psykologens bekymringsmelding. Ombudsmannen er enig i at søskens alvorlige psykiske sykdom kan ha betydning for et barns omsorgssituasjon. Det er imidlertid vanskelig å se for seg at et slikt forhold i seg selv kan innebærer at de strenge vilkårene i helsepersonelloven § 33 andre ledd bokstav a er oppfylt.

Det gis enkelte opplysninger om dårlig kommunikasjon og samarbeidsproblemer i forbindelse med behandlingen av søsteren, men det kan tenkes mange grunner til slike samarbeidsproblemer, og de er dermed ikke uten videre egnet til å underbygge at det foreligger alvorlige mangler ved omsorgen for broren. Psykologen opplyser ikke konkret hvorfor hun mener disse omstendighetene sier noe om omsorgssituasjonen for As bror. Tvert imot opplyses det at det «ikke spiller noen rolle hvilken oppfølging broren evt. fikk», tilsynelatende på grunn av den alvorlige situasjonen rundt søsteren. Det er foreldrene som har omsorgsansvaret, og det gis i liten grad noen begrunnelse for hvorfor de ikke anses å følge opp dette ansvaret på en forsvarlig måte.

Vurderingstemaet i helsepersonelloven § 33 andre ledd bokstav a gjelder omsorgen og oppfølgingen barnet mottar, og opplysningene om søsterens helse utgjør ikke i seg selv noen tilstrekkelig begrunnelse for unntak fra taushetsplikten. Utsagnet om at det ikke spiller noen rolle hvilken oppfølging broren fikk tyder dessuten på at psykologen ikke vurderte saken opp mot vilkårene for bekymringsmelding, eller kan ha misforstått disse.

På denne bakgrunn er det vanskelig å se at de opplysningene psykologen har gitt i sin forklaring til Fylkesmannen gir tilstrekkelig grunnlag for Fylkesmannens konklusjon om at vilkårene etter helsepersonelloven § 33 a var oppfylt.

Begrunnelsen i Fylkesmannens redegjørelse til ombudsmannen

I sitt svar til ombudsmannen har Fylkesmannen utdypet begrunnelsen for sitt syn på taushetsplikten. De peker på flere forhold de mener har betydning, som ikke ble nevnt i deres avslutning av saken. Ombudsmannen har enkelte merknader til disse.

Fylkesmannen mener at søsterens helsejournal inneholder flere opplysninger som har betydning for vurderingen av brorens omsorgssituasjon. Dette gjelder blant annet opplysninger om at mor har opplyst at han har slitt med mobbing og skolevegring, at han «har sårbarhet» og at han er redd for søsteren når hun har det vanskelig. Videre viser de til at det kommer fram at hennes sykdom krevde mye av foreldrenes tid og krefter.

Ombudsmannen er enig i at slike opplysninger kan si noe om barnets situasjon, men det er ikke gitt at de i seg selv er tilstrekkelig til at det er grunn til å tro at det foreligger så alvorlige mangler ved omsorgen at vilkårene for bekymringsmelding er oppfylt.

Fylkesmannen peker også på at psykologen hadde hatt tett kontakt med søsteren og foreldrene i en periode, og ikke var «noen nybegynner i faget, heller ikke når det gjelder vurdering av spørsmålet om når barnevernstjenesten bør kontaktes». De konkluderte derfor med at det var sannsynlighetsovervekt for at hennes bekymring «bygget på mer enn en vag og udefinerbar mistanke», og at bekymringsmeldingen ikke var rettstridig.

Riktignok er det i forarbeidene pekt på at vurderingen vil «..avhenge av forholdene rundt det enkelte barnet, og med utgangspunkt i vedkommendes egen faglige vurdering og det som er tilgjengelig av opplysninger og dokumentasjon», jf. sitat under avsnittet om rettslig utgangspunkt foran.  Fylkesmannen må likevel i en sak etter § 7-4 foreta en selvstendig vurdering av om det foreligger pliktbrudd. Det er ikke tilstrekkelig å vise til psykologens erfaring og kjennskap til familien, eller at det er grunn til bekymring. Det er kun når man er bekymret for så alvorlige omstendigheter som loven angir, at unntaket fra taushetsplikten kommer til anvendelse. Det må derfor presiseres hva bekymringen gjelder, og hvilke konkrete omstendigheter den bygger på. Det kan ikke ombudsmannen se at Fylkesmannen eller psykologen har gjort.

Ombudsmannen har videre merket seg at Fylkesmannen opplyser at manglende oppfyllelse av opplysningsplikten til barnevernstjenesten er et tilbakevendende tema i deres tilsynsarbeid, og at Fylkesmannen derfor i sin behandling av tilsynssaker søker å forhindre at frykten for å bryte taushetsplikten gjør at helsepersonell unnlater å melde sin bekymring til barnevernstjenesten.

Selv om hensynet til å få inn bekymringsmeldinger er viktig, kan det imidlertid ikke innebære at fylkesmannen kan la være å påpeke det som fremstår som uriktig rettsoppfatning hos helsepersonellet. På generelt grunnlag må det være en kjerneoppgave for fylkesmannen å veilede helsepersonell om regelverket på området. Det vil neppe bidra til å redusere en eventuell frykt for å gi melding til barnevernet at Fylkesmannen unnlater å påpeke feil om regelverket, og lar være å oppklare usikkerhet. Nettopp avveiningen mellom hensynene bak meldeplikten og taushetsplikten var sentral ved lovgivers utforming av de lovbestemmelsene som er tema i saken, og Fylkesmannen må forholde seg til denne grensen.

Ombudsmannen er likevel enig i at regelverket kan sette helsepersonell i en vanskelig situasjon. Enten gjelder taushetsplikten, eller så gjelder meldeplikten, og i vanskelige grensetilfeller kan helsepersonellet stå i fare for å bryte den ene eller den andre plikten. Det må derfor være rom for at helsepersonellet foretar skjønnsmessige vurderinger som vanskelig kan overprøves eller underkjennes av andre. Forutsetningen er at det faktisk er foretatt en vurdering av sakens opplysninger opp mot lovens vilkår, og at vurderingen fremstår som saklig og forsvarlig.

Samlet vurdering av Fylkesmannens avgjørelse om taushetsplikt

Fylkesmannen synes i stor grad å ha vektlagt generelle trekk ved saken, som at barnevernet hadde gitt råd, og at psykologen var erfaren og hadde kjennskap til familien. Det er godt mulig at risikoen for brudd på taushetsplikten generelt vil være mindre under slike omstendigheter. Slike generelle trekk ved saken kan imidlertid ikke fri Fylkesmannen fra å foreta en selvstendig vurdering av vilkårene for unntak fra taushetsplikten med utgangspunkt i psykologens begrunnelse til Fylkesmannen. Pasient- og brukerettighetsloven § 7-4 forutsetter at Fylkesmannen selv foretar en konkret vurdering av om det er begått pliktbrudd.

De omstendighetene Fylkesmannen peker på i sin avgjørelse – rådet fra barnevernet og psykologens egen begrunnelse – kan vanskelig gi et tilstrekkelig grunnlag for konklusjonen om at omsorgsituasjonen er slik at vilkårene for unntak fra taushetsplikten er oppfylt. Det er heller ikke gitt at de omstendigheter Fylkesmannen senere har pekt på overfor ombudsmannen nødvendigvis tilsier at det foreligger «alvorlig svikt i den daglige omsorgen».

Ombudsmannen er på denne bakgrunn kommet til at Fylkesmannen ikke har foretatt en tilstrekkelig selvstendig og forsvarlig vurdering av om det foreligger brudd på taushetsplikten.

På denne bakgrunn ber ombudsmannen om at Fylkesmannen behandler denne delen av tilsynssaken på nytt. Det understrekes at ombudsmannen ikke har tatt stilling til om det foreligger brudd på taushetsplikten. Dersom Fylkesmannen legger til grunn at psykologen sannsynligvis har vektlagt andre momenter enn de hun eksplisitt har redegjort for, er dette noe Fylkesmannen bør utrede nærmere. I en eventuell ny henvendelse til psykologen kan det også være grunn til å veilede om vilkårene i helsepersonelloven § 33 andre ledd bokstav a).

Konklusjon

Sivilombudsmannen er kommet til at Fylkesmannen ikke har foretatt en tilstrekkelig selvstendig og forsvarlig vurdering av om det foreligger brudd på taushetsplikten. At psykologen hadde lang erfaring og fulgte råd fra barneverntjenesten kunne ikke begrunne at vilkårene er oppfylt.

Fylkesmannen har i sin avgjørelse og ovenfor ombudsmannen også vist til noen opplysninger om søsterens psykiske helseproblemer og psykologens samarbeidsproblemer med foreldrene, men heller ikke disse opplysningene gir tilstrekkelig grunnlag for konklusjonen om at vilkårene for unntak fra taushetsplikten er oppfylt. Fylkesmannen bes derfor behandle den delen av saken som gjelder mulig brudd på taushetsplikt på nytt.

Sivilombudsmannens forebyggingsenhet har gjennomført et besøk til Åsgårdstrand sykehjem i Horten kommune.

Vi undersøkte forholdene ved tre poster ved sykehjemmet, med til sammen 26 beboere. Totalt har sykehjemmet 50 langtidsplasser.

På grunn av høyt smittetrykk i samfunnet og eldre beboeres særlige sårbarhet ved koronasmitte, ble besøket gjennomført uten fysisk tilstedeværelse sykehjemmet, bortsett fra en kort befaring i henhold til smittevernsprosedyrer.

Under normale omstendigheter gjennomfører Forebyggingsenheten fysiske besøk til steder der noen er, eller kan være, fratatt friheten. Pandemien gjorde det nødvendig å gjennomføre besøket uten å kunne møte de berørte ansikt til ansikt.

Besøket ble gjennomført ved hjelp av telefonintervjuer og gjennomgang av dokumentasjon. Hovedvekten av besøket pågikk i tidsrommet 1.–11. desember 2020, da intervjuer med beboernes nærmeste pårørende, helse- og pleiepersonell og lokal ledelse ble gjennomført. Det ble også gjennomført et fåtall intervjuer av beboere, via telefon og videokommunikasjonsutstyr, med bistand fra deres nærmeste pårørende. I januar 2021 ble det gjennomført samtaler med kommunal enhets- og områdeledelse.

Hva har vi undersøkt?

Mange eldre sykehjemsbeboere kan være avhengig av mye pleie og omsorg, for eksempel på grunn av en demenslidelse. Beboere kan også oppleve begrensninger i muligheten til å bestemme selv. Covid-19-pandemien har i tillegg medført smitteverntiltak som kan være så inngripende for pasientene at de i praksis fratas sin frihet.

Slike forhold kan føre til at pasienter på sykehjem blir utsatt for integritetskrenkelser og uverdig behandling. Vår oppgave er å påse at pasienter på sykehjem ivaretas og at deres grunnleggende rettigheter blir ivaretatt. Dette innebærer at vi blant annet ser på om der foreligger risiko ved sykehjemmet for ulovlig bruk av tvang, eller manglende ivaretakelse av liv, helse og verdighet.

I etterkant av besøket blir det utarbeidet en rapport som blir publisert på våre nettsider når denne er klar.

Partsinnsyn i ansattes karakterer

En søker mente seg forbigått i en kommunal ansettelsesprosess. Han ba om innsyn i den ansattes søknad med vedlegg, og fikk dette delvis innvilget. Kommunen valgte å sladde den ansattes karakterer i vitnemålet under henvisning til at karakterene ikke hadde hatt betydning for ansettelsen, og hensynet til den ansattes personvern måtte veie tyngre. Som hjemmel viste kommunen både til forvaltningsloven § 19 annet ledd bokstav b og forvaltningslovforskriften § 17 annet ledd. Statsforvalteren stadfestet avgjørelsen, og sluttet seg til kommunens begrunnelse.

Ombudsmannen mener at avslaget bygger på en uriktig forståelse av partsinnsynsreglene. Forvaltningsforskriften § 17 annet ledd åpner for å holde tilbake opplysninger som ikke har hatt betydning for avgjørelsen, men denne bestemmelsen gjelder ikke for vedlegg til søknaden. Om karakterene skal unntas fra innsyn, må vilkårene i forvaltningsloven § 19 være oppfylt. Selv om § 19 er riktig hjemmel, og Statsforvalteren har henvist til denne, er det likevel tvil om rettsanvendelsen har vært riktig. Det er vanskelig å se hvordan karakterene er «forhold som av særlige grunner ikke bør meddeles videre», slik § 19 annet ledd bokstav b forutsetter. Videre har klageren argumentert for at formelle kvalifikasjoner skulle vært tillagt mer vekt ved ansettelsen, og uenigheten om dette kan ikke være grunnlag for å innskrenke hans rett til innsyn. Statsforvalteren ble bedt om å ta en ny vurdering.

Sakens bakgrunn og ombudsmannens undersøkelser

A (heretter klageren) søkte på en stilling i X kommune. Han fikk ikke tilbud om stillingen, og en annen ble ansatt. Klageren mente at han kunne være forbigått, og særlig var han i tvil om den ansattes faglige kvalifikasjoner. Han ba om innsyn i den ansattes søknad med vedlegg, herunder vitnemål fra gjennomført utdanning. Kommunen ga delvis innsyn, men unntok vitnemålet. De henviste til at dette ikke var et vedlegg til søknaden ettersom vitnemålet allerede lå i kommunens arkiv. Klageren brakte saken inn for Statsforvalteren i Møre og Romsdal (tidligere Fylkesmannen i Møre og Romsdal), som kom til at vitnemålet måtte anses å være en del av vedleggene til søknaden.

Etter ny behandling i kommunen fikk klageren se vitnemålene, men selve karakterene ble sladdet. Kommunen viste til forvaltningsloven § 19 annet ledd bokstav b og mente at bestemmelsen skulle tolkes slik at det bare er når det er av vesentlig betydning for klageren å gjøre seg kjent med opplysningene at han hadde krav på innsyn. Videre mente kommunen at det måtte gjøres en interesseavveining mellom partens behov for innsyn og de grunner som kan anføres til fordel for taushetsplikt. Konkret i denne saken mente kommunen at hensynet til den ansattes personvern veide tyngre enn klagerens behov for innsyn. Kommunen viste til at karakterene ikke hadde vært utslagsgivende for avgjørelsen og dermed ikke av betydning, og viste til forvaltningslovforskriften § 17 annet ledd.

Statsforvalteren stadfestet avgjørelsen om å unnta karakterene fra innsyn, og viste også til den interesseavveiningen som forvaltningsloven § 19 forutsetter. I stadfestelsen er det også vist til kommunens begrunnelse, herunder henvisningen til forvaltningsforskriften § 17 annet ledd.

Klageren brakte saken inn for ombudsmannen, og vi besluttet å undersøke saken nærmere.

I brev til Statsforvalteren ba vi om en nærmere redegjørelse for stadfestelsen. Vi viste til at Statsforvalteren hadde gjengitt kommunens begrunnelse om at personvernhensynet måtte veie mer enn klagers behov for innsyn, og at det i den forbindelse var vist til at «karakterene ikke har vært utslagsgivende for avgjørelsen om ansettelse og derfor ikke av betydning, jf. forvaltningsforskriften § 17 andre ledd». Vi opplyste at vi forsto klageavgjørelsen slik at Statsforvalteren la det samme til grunn for sin vurdering, og ba om en nærmere redegjørelse for grunnlaget for å vektlegge hva som har vært «utslagsgivende» ved ansettelsen.

Videre ba vi Statsforvalteren redegjøre nærmere for standpunktet om at klager ikke hadde behov for å innsyn i det mer konkrete avviket mellom hans og den ansattes «akademiske nivå». Var det ved vurderingen tatt hensyn til at klagerens krav om innsyn nettopp bygger på en tanke om at vektingen av formell kompetanse ikke hadde vært riktig?

Statsforvalteren viste i sitt svar til at den ansatte har studiepoeng fra flere ulike utdanningssteder, men ingen fullført grad fra høyskole eller universitet. Klageren på sin side har to fullførte mastergrader. Statsforvalterens syn var at klageren og den ansatte hadde så ulik bakgrunn at selve karaktersettingen ikke fremsto som et sentralt moment for å kunne vurdere om kommunen hadde vektet riktig i ansettelsessaken.

Slik saken var opplyst for Statsforvalteren, var det heller ikke grunn til å tro at karakterer hadde vært av betydning for kommunens beslutning i ansettelsessaken. Kommunen hadde vært tydelige på at det var personlig egnethet, samt manglende ledererfaring som ble vektlagt da klageren ble vurdert som ikke aktuell for stilingen. Kommunen hadde per telefon lest opp et notat om vurderingene som ble gjort etter intervjurunden for Statsforvalteren. Den informasjonen som kommer frem av vitnemålet, uten karakterene, ga da etter Statsforvalterens syn tilstrekkelig informasjon til at klageren kunne ivareta sine interesser saken, herunder for å kunne vurdere den ansattes kompetanse opp mot de kvalifikasjonskrav som fremgikk av utlysningsteksten.

Avslutningsvis viste Statsforvalteren til at avgjørelsen baserte seg på en helhetsvurdering i denne konkrete saken. Vurderingen kunne etter Statsforvalterens syn vært annerledes dersom den ansatte hadde en høyere grad eller utdannelse av mer sammenlignbar art i forhold til klageren. Det samme gjaldt dersom forhold ved ansettelsesprosessen hadde vært annerledes.

Klageren ble gitt anledning til å kommentere Statsforvalterens svar. Han viste blant annet til at det i utlysningsteksten var søkt etter en person med relevant utdanning fra høyskole eller universitet, og at dokumentasjonen han hadde fått innsyn i viste at kommunen selv hadde bedt den ansatte ta med sine vitnemål til intervju. Han gjentok videre sin tvil når det gjaldt den ansattes formelle kvalifikasjoner.

Kommentarene fra klager er oversendt Statsforvalteren, som ikke har gitt ytterligere merknader.

Ombudsmannens syn på saken

1.      Rettslig utgangspunkt

I ansettelsessaker er retten til partsinnsyn regulert i forvaltningslovforskriften kapittel 5. Den alminnelige bestemmelsen om partsinnsyn i forvaltningsloven § 18 gjelder ikke for saker om ansettelse i offentlige forvaltning, jf. forskriften § 14. En parts rett til å gjøre seg kjent med dokumentene er i stedet regulert i forskriften §§ 15 til 19, med unntak av de begrensninger som følger av forvaltningsloven § 19.

Etter forskriften § 15 har parten rett til å se en utvidet søkerliste, det vil si «samtlige øvrige søkeres navn og alder og fullstendige opplysninger om deres utdanning og praksis i offentlig og privat virksomhet».

Innsynsretten etter forskriften § 15 omfatter ikke søknader, vitnemål eller vedlagte attester. Det er kun søknader og vedlegg fra søkere som er innstilt eller ansatt som andre søkere har rett til å gjøre seg kjent. Retten til innsyn i disse dokumentene følger av forvaltningsforskriften § 17. Bestemmelsen sier:

«En part i en sak om tilsetting har rett til å gjøre seg kjent med søknadene fra søkere som er innstilt til eller tilsatt i stillingen, og vedlegg til disse søknadene.

En part har også rett til å gjøre seg kjent med deler av dokumenter som inneholder faktiske opplysninger om søkere som er blitt innstilt, og om den søker som er tilsatt i stillingen. Slike opplysninger kan likevel holdes tilbake dersom de er uten betydning for avgjørelsen.»

Bestemmelsens første ledd gir en part rett til innsyn i søknaden til den som blir innstilt eller ansatt i en stilling. Retten til innsyn omfatter alle vedleggene til søknaden.

Annet ledd regulerer retten til innsyn i opplysninger som står i andre type dokument enn søknaden med vedlegg. Dette kan for eksempel være dokumenter som ansettelsesorganet selv har produsert, eller korrespondanse om intervjutidspunkt, lønn eller annet som ikke er en del av søknaden med vedlegg. Adgangen til å holde tilbake opplysningene «dersom de er uten betydning for avgjørelsen», er knyttet til bestemmelsen i annet ledd og gjelder ikke dokumentene som er nevnt i første ledd. Med andre ord gir § 17 annet ledd ikke hjemmel til å unnta opplysninger som står i den ansattes søknad med vedlegg.

Søknader med vedlegg kan inneholde opplysninger som i utgangspunktet vil være taushetsbelagt fordi de gjelder personlige forhold etter forvaltningsloven § 13. Retten til partsinnsyn omfatter imidlertid også opplysninger som ellers er taushetsbelagte. De taushetsbelagte opplysningene kan innimellom være av en slik art at skjerming likevel vil være aktuelt. Forvaltningen kan da avslå innsyn i disse opplysningene i medhold av forvaltningsloven § 19. I denne saken har Statsforvalteren brukt forvaltningsloven § 19 annet ledd bokstav b som hjemmel for å unnta karakterene fra partsinnsyn. Denne delen av bestemmelsen sier at

«Med mindre det er av vesentlig betydning for en part, har han heller ikke krav på å få gjøre seg kjent med de opplysninger i et dokument som gjelder

(…)

b) andre forhold som av særlige grunner ikke bør meddeles videre»

Bestemmelsen åpner for en avveining der rett til innsyn kan være avhengig av om opplysningene er av vesentlig betydning for parten. Det gjelder likevel kun i tilfeller der opplysningene gjelder «forhold som av særlige grunner ikke bør meddeles videre». Når slike særlige grunner ikke foreligger, har partens begrunnelse for å be om innsyn ikke betydning for retten til å gjøre seg kjent med opplysningene.

2.      Klagerens rett til å gjøre seg kjent med den ansatte karakterer

Det er enighet om at aktuelle vitnemål var vedlegg til den ansattes søknad. Hovedregelen er at andre søkere har krav på å gjøre seg kjent med slike vedlegg i sin helhet, jf.  forvaltningslovforskriften § 17 første ledd.

Som redegjort for over, kan det gjøres unntak fra hovedregelen dersom dokumentet inneholder opplysninger om «forhold som av særlige grunner ikke bør meddeles videre», jf. forvaltningsloven § 19.

Fullstendige vitnemål er et helt vanlig vedlegg til søknader, og faller som et klart utgangspunkt inn under de dokumenter som andre søkere har rett til å se. Det samme gjelder for eksempel attester fra tidligere arbeidsgivere som ikke sjelden vil inneholde personlige opplysninger. Innsynsretten er derfor begrenset.  Det er bare andre søkere som har rett til innsyn og den gjelder kun for disse utvalgte dokumentene. Forvaltningsloven § 19 annet ledd bokstav b må tolkes i lys av hva det som utgangspunkt er rett til innsyn i.  For å kunne begrunne et unntak fra partens rett til innsyn i den ansattes søknad med vedlegg, må opplysningene være egnet til å avsløre forhold av mer sensitiv karakter enn det som normalt følger av denne typen dokumenter.

Ved vurderingen av om karakterene er et forhold som av særlige grunner ikke bør deles, er det etter ombudsmannens syn ikke relevant hva kommunen har vektlagt i den konkrete kvalifikasjonsvurderingen. For at opplysningene skal unntas etter forvaltningsloven § 19, må det være egenskaper ved opplysningene i seg selv, og ikke hvordan ansettelsesmyndigheten har brukt disse, som er avgjørende for om de skal unntas innsyn.

Klagen gjelder karakterer fra høyere utdanning. Kommunen har, både i korrespondanse med klageren og i oversendelsesbrevet til Statsforvalteren, sitert fra Justis- og politidepartementets Rettleiar til offentleglova punkt 8.16, og at offentleglova åpner for å unnta opplysninger om karakterer og vitnemål. Kommunen har i neste avsnitt uttalt at andre søkere «vil ikke ha et ubetinget krav på å få tilgang til samtlige opplysninger i sakens dokumenter under henvisning til at taushetsplikten ikke gjelder for dem». Ombudsmannen finner derfor grunn til å vise til at det i offentleglovas forarbeider Ot.prp.nr.102 (2004–2005) s. 149 fremgår at karakterer fra høyere utdanning som et utgangspunkt ikke er taushetsbelagte. Selv om offentleglova åpner for at opplysningene kan unntas fra allmenninnsyn, så er de ikke ansett å være så sensitive at de faller inn under taushetspliktsbestemmelsen i forvaltningsloven § 13 første ledd nr 1. Dette utgangspunktet er gjentatt i Lovavdelingens uttalelse JDLOV-2009-7153. Det er ikke opplyst om andre forhold som skulle tilsi at den ansattes karakterer skulle være egnet til å avsløre noe særlig sensitivt.

Som redegjort for over, gjelder forvaltningsforskriften § 17 annet ledd ikke for vedlegg til søknaden. Både kommunen og Statsforvalteren synes likevel å ha brukt bestemmelsen som grunnlag for å avslå innsyn. I det minste er § 17 annet ledd trukket inn ved tolkningen av forvaltningsloven § 19, noe det ikke kan være adgang til, all den tid dokumentene klart faller utenfor den kategorien dokumenter § 17 annet ledd gjelder.

Slik saken er opplyst for ombudsmannen, er den ansattes karakterer ikke et forhold som av særlige grunner ikke bør meddeles videre. Dermed er det ikke grunn til å gjøre en avveining mellom hensynet til den ansatte og klagerens interesser. Dersom en slik interesseavveining likevel skulle vært gjort, kan klagerens behov for innsyn heller ikke ved denne vurderingen være avhengig av om kommunen har vektlagt karakterene. Klagerens argument er at kommunen burde ha lagt mer vekt på formelle kvalifikasjoner, og at han derfor har behov for kunnskap om hvor stort avviket var.

Klageren har uttrykt betydelig tvil og manglende tillit til ansettelsesprosessen. Vedtak om ansettelser i det offentlige er unntatt den generelle begrunnelsesplikten i forvaltningsloven. Gjennom innsynsreglene er behovet for å kunne vurdere om den eller de best kvalifiserte ble valgt, likevel noe på vei ivaretatt. Søkere som ikke nådde opp i prosessen vil gjerne ha et særlig behov for å forsikre seg om at en forbigåelse ikke har skjedd, og har derfor fått en utvidet innsynsrett i dokumenter knyttet til innstilte og ansatte. Generelt må forvaltningen vise varsomhet med å innskrenke innsynsretten i disse tilfellene.

Konklusjon

Avslag på innsyn i den ansattes karakterer bygger på en uriktig rettslig forståelse av forvaltningsforskriften § 17 og forvaltningsloven § 19.

Ombudsmannen ber om at Statsforvalteren behandler innsynssaken på nytt.

 

Krav om innsyn i video sendt privat mobil til kommunalt ansatt

Saken gjelder krav om innsyn i en video en ansatt i en kommune mottok på sin private mobiltelefon. Den ansatte mottok samtidig med videoen en tekstmelding med klage på at en bryteklubb brukte kommunens idrettshall utenom tildelt tid. Tekstmeldingen og et stillbilde fra videoen ble lagret i kommunens saksbehandlingssystem. Som følge av henvendelsen ga kommunen bryteklubben en skriftlig advarsel.

Videoen var etter det opplyste et opptak av at bryteklubben trente i idrettshallen. Kommunen avslo krav om innsyn i videoen fordi videoen ikke var journalført eller brukt i klagesaken. Kommunen viste også til at videoen lå på den ansattes private telefon som verken var innkjøpt eller eid av kommunen.

Etter ombudsmannens syn var videoen et saksdokument etter offentleglova § 4, og innsynskravet skulle vært vurdert ut fra det. Den ansatte mottok videoen i egenskap av å være ansatt i kommunen og videoen skulle vært videresendt til kommunen og journalført der.

Sakens bakgrunn

Saken gjelder krav om innsyn i en video en ansatt i en kommune mottok på sin private mobiltelefon. Den ansatte mottok samtidig en tekstmelding med klage på at en bryteklubb trente i kommunens idrettshall utenom tildelt tid. Den ansatte tok et stillbilde av videoen, og tekstmeldingen og dette ble lagret i kommunens saksbehandlingssystem. Videoen var etter det opplyste et opptak av at bryteklubben trener i idrettshallen. Denne ble ikke journalført. Som følge av henvendelsen ga kommunen bryteklubben en skriftlig advarsel.

A, som opplyste at han hadde trent barn i bryting i det aktuelle tidsrommet, ba om innsyn i klagen og fikk tilsendt tekstmeldingen og stillbildet. Han ba deretter om innsyn i videoen. Kommunen avslo innsynskravet fordi videoen ikke var arkivert eller brukt i klagesaken.

Fylkesmannen (nå Statsforvalteren) i Troms og Finnmark opphevet i klagevedtak 13. desember 2019 avslaget. Fylkesmannen skrev at kommunen måtte sørge for å journalføre videoen og deretter vurdere innsynskravet på nytt. Kommunen ba deretter Fylkesmannen revurdere saken og viste til at videoen lå på den ansattes private telefon som verken var innkjøpt eller eid av kommunen. Kommunen gjorde også gjeldende at personvernhensyn innebar at videoen ikke kunne journalføres, ettersom det ikke forelå samtykke fra dem som var filmet. Fylkesmannen tok ikke omgjøringsanmodningen til følge, og har i flere senere henvendelser minnet kommunen om saken.

A klaget til ombudsmannen.

Våre undersøkelser

Vi besluttet å undersøke saken nærmere.

Vi spurte blant annet kommunen om videoen er et dokument som gjelder kommunens ansvarsområde eller virksomhet. Kommunen svarte nei på dette spørsmålet, blant annet fordi journalføring kunne medført en straffbar handling i forhold til personvern (en video som tilsynelatende viste barn i lek var filmet uten samtykke fra foreldre). Videre viste kommunen til arkivforskriften § 2-6 og at videoen ikke hadde verdi som dokumentasjon. Dette fordi kvaliteten på videoen var lav.

Vi spurte også om den ansatte mottok videoen i egenskap av å være ansatt i kommunen. Vi forstår kommunen slik at den svarte ja på dette spørsmålet, og at henvendelsen skulle ha vært avvist og avsenderen blitt rettledet om å sende en skriftlig klage til postmottaket. I svaret understreket kommunen at den ansatte aldri hadde motsatt seg at kommunen fikk innsyn i videoen og at klageren hadde fått tilbud om å se videoen ved oppmøte i kommunens lokaler.

Under henvisning til at kommunen i brev 17. januar 2020 til Fylkesmannen hadde opplyst at den hadde vurdert å tilby klageren å få komme til rådhuset og videoen, ga vi i undersøkelsesbrevet uttrykk for at kommunen syntes å ha lagt til grunn at den hadde tilgang til videoen. Vi ba derfor kommunen redegjøre for hvorfor den mente at videoen likevel ikke var kommet inn til kommunen. Kommunen svarte at videoen ikke hadde verdi som dokumentasjon og at det derfor var meningsløst å vurdere innsyn, selv om den ansatte ikke hadde motsatt seg at klageren kunne få se den «ved oppmøte fra den ansattes mobiltelefon». Kommunen viste blant annet til at videoen var på under 10 sekunder og av så dårlig kvalitet at det ikke var mulig å se hvem, hva eller hvor den var filmet. Den kunne heller ikke tidfestes IT-teknisk, og derfor ikke brukes som dokumentasjon i saken.

Videre spurte vi om kommunen mente at saksdokumenter som inneholder personopplysninger ikke kan journalføres uten at det foreligger samtykke fra dem personopplysningen knytter seg til. Kommunen svarte at den i lys av svarene på de øvrige spørsmålene ikke anså spørsmålet for å være relevant.

Kommunen opplyste også at ved et uhell ble mobilen ødelagt kort tid etter oversendelse av klage til Fylkesmannen, og at det ikke var tatt kopier av videoen.

Ombudsmannens syn på saken

Sakens hovedspørsmål er om en video sendt til en ansatt i kommunen er et saksdokument etter offentleglova § 4. Slik kommunen har begrunnet sitt avslag er det videre spørsmål om kommunen og den ansatte som hadde mottatt dokumentet, skulle sørget for at den ble gjort tilgjengelig for kommunen, slik at kommunen blant annet kunne vurdere kravet om innsyn i videoen.

 

1. Saksdokumentbegrepet

Ifølge offentleglova § 4 første ledd er et dokument en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, fremvisning, overføring eller lignende. I forarbeidene presiseres at dokumentbegrepet er ment å være teknologinøytralt og omfatter alle typer informasjon, uavhengig av hvordan informasjonen er lagret. Avgjørende er «kva informasjon som innhaldsmessig høyrer saman», jf. Ot.prp. nr. 102 (2004-2005) side 120. Ombudsmannen legger til grunn at en video er et dokument slik offentleglova definerer det.

Etter § 4 andre ledd første punktum er et saksdokument et dokument som «er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet». Bestemmelsen gir både en tidsmessig og en innholdsmessig avgrensning.

Saksdokumentbegrepet skal tolkes vidt. Det kreves ikke at dokumentet gjelder en konkret sak i organet, jf. Ot.prp. nr. 102 (2004-2005) side 120. Det vil være tilstrekkelig at det knytter seg til ansvarsområdet til organet eller til virksomheten mer generelt. Om dokumentet har vært gjenstand for reell saksbehandling eller er journalført, er uten betydning. Det er innholdet i dokumentet som er avgjørende for om det er et saksdokument, ikke om det er overlevert en ansatt eller direkte til kommunen. Gjelder dokumentet en sak organet arbeider med, skal det lite til for at et dokument regnes som et saksdokument for organet, jf. Ot.prp. nr. 32 (2004-2005) s. 121.

Forarbeidene til § 4 andre ledd utdyper når et dokument som overleveres til en ansatt er kommet inn til organet. I Ot.prp. nr. 102 (2004-2005) s. 120 heter det blant annet at et dokument som blir overlevert en ansatt, for eksempel i et møte eller i privat sammenheng, vil ha kommet frem når vedkommende har brakt dokumentet til organet.  I Justis- og beredskapsdepartementets Rettleiar til offentleglova, G-2009-419 s. 38 heter det videre:

«Eit dokument som blir overlevert til ein person som er tilsett i organet, til dømes i eit møte, må normalt bli å rekne som eit saksdokument når overlevering har funne stad. Dette inneber ikkje at det dermed automatisk kan krevjast innsyn i dokumentet frå det tidspunktet overlevering skjer. Til dømes kan dette finne stad utanfor arbeidstida, det kan vere at dokumentet ikkje gjeld den aktuelle personen sitt arbeidsområde osv. Tidspunktet for innsyn vil typisk inntreffe når den som mottok dokumentet har bringa det inn til arbeidsplassen.»

Fylkesmannen har lagt til grunn at tekstmeldingen den ansatte mottok gjaldt ansvarsområdet eller virksomheten til kommunen, og at tekstmeldingen regnes som et saksdokument også om den er sendt den ansattes private mobiltelefon. Det er i forarbeidene forutsatt at dokumentet bringes inn til kommunen.

Ombudsmannen legger til grunn at den ansatte mottok videoen i egenskap av å være ansatt i kommunen. Videoen var sendt kommunen av lederen av et idrettslag sammen med, og som en illustrasjon til en tekstmelding. Lederen klaget på at bryteklubben hadde trent utenfor tildelt treningstid. Klagen førte til at kommunen ga bryteklubben en advarsel. Tekstmeldingen og stillbildet ble lagret i kommunens saksbehandlingssystem. Ombudsmannen finner i likhet med Fylkesmannen å kunne legge til grunn at videoen gjaldt kommunens ansvarsområde. Kommunen/den ansatte skulle derfor ha sørget for at videoen ble sendt kommunen, jf. offentleglova § 4 annet ledd.  Kommunen skulle deretter ha vurdert kravet om innsyn i videoen.

2. Journalføring

Kommunen har begrunnet sitt avslag på innsyn blant annet i at videoen ikke skulle vært journalført. Ombudsmannen finner derfor grunn til å knytte noen bemerkninger til dette, men understreker at om videoen er journalført, ikke har betydning for om det kan kreves innsyn i den. Det vil være tilstrekkelig at videoen er et saksdokument, jf. offentleglova § 3.

Det følger av arkivforskriften § 9 første ledd andre punktum at offentlige organer skal journalføre alle inngående eller utgående dokumenter som etter offentleglova § 4 regnes som et saksdokument for organet, dersom de er eller blir saksbehandlet og har verdi som dokumentasjon. Av offentleglova § 3 fremgår at alle kan kreve innsyn i saksdokumenter, journaler og lignende register i forvaltningen.

Saksbehandlingsbegrepet i arkivloven § 9 er ikke nærmere definert i lov eller forskrift. Det finnes heller ikke forarbeider som gir nærmere veiledning om hva som er ment med vilkåret. I Brandt m.fl., Offentleglova (2018), s 171 fremgår imidlertid at et dokument er eller blir saksbehandlet når det er eller blir vurdert av forvaltningen, og at det neppe er strenge krav til hva som kan regnes som en ‘vurdering’ i denne sammenhengen. Terskelen er altså ikke høy. Det sies videre at kjerneområdet er de henvendelser som starter en sak eller på annen måte foranlediger en vurdering eller avgjørelse fra forvaltningen. Klagen over ulovlig trening førte til en advarsel, og ombudsmannen mener det må være klart at den vedlagte videoen fylte vilkåret om å være gjenstand for saksbehandling.

Dokumentet må i tillegg ha dokumentasjonsverdi. Også her skal det lite til, jf. Brandt m.fl., Offentleglova (2018), s. 172. Avgjørende for dokumentasjonsverdien er om dokumentet kan gi klageinstanser eller andre innsikt i hva som ble vurdert og grunnlaget for vurderingen.

Kommunen har opplyst at videoens kvalitet var så lav at det ikke var mulig å se hvem eller hva som var filmet, eller når og hvor opptaket var gjort. Ifølge kommunen hadde videoen ikke verdi som dokumentasjon

Mobiltelefonen der videoen var lagret er ødelagt og ombudsmannen kan derfor ikke ta stilling til om den hadde verdi som dokumentasjon. Ombudsmannen finner likevel grunn til å bemerke at selv om kvaliteten var dårlig, ville den likevel kunne hatt verdi som dokumentasjon i den påfølgende saken mot bryteklubben. Det legges til grunn at videoen var ment å illustrere og underbygge klagen på ulovlig trening, som igjen førte til en advarsel fra kommunen. Eksistensen av en video var i seg selv et moment i saken, uten at ombudsmannen tar stilling til betydningen det hadde for saken. Videoen ville av den grunn kunne ha verdi som dokumentasjon, selv om kvaliteten på videoen var lav.

 

2.1 Journalføring og personvern

Kommunen har også gjort gjeldende at personvernhensyn er til hinder for å journalføre videoen, ettersom det ikke foreligger samtykke fra personene som er filmet.

Det følger av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 at behandling av personopplysninger bare er lovlig dersom minst ett av vilkårene i bokstav a til f er oppfylt. Vilkårene er alternative, slik at det holder at ett av dem er til stede. Av bokstav a følger at behandlingen er lovlig dersom den registrerte har samtykket. Etter bokstav c vil behandlingen også være lovlig dersom den er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler den behandlingsansvarlig. Forordningen er i personopplysningen § 1 gjort til norsk lov.

Behandling av personopplysninger krever altså et rettslig grunnlag. Et slikt grunnlag kan være samtykke. Det kan imidlertid også være en oppfyllelse av en rettslig forpliktelse. Arkivforskriften § 9 pålegger som nevnt organer å journalføre alle inngående dokumenter som etter offentleglova § 4 regnes som saksdokument, dersom dokumentet er eller blir saksbehandlet og har verdi som dokumentasjon. Saksdokumenter inneholder regelmessig personopplysninger. Ombudsmannen kan ikke se at journalføring av saksdokumenter som inneholder personopplysninger krever samtykke fra dem opplysningene knytter seg til. Dersom behandlingen er nødvendig for å oppfylle journalføringsplikten, vil det være et tilstrekkelig rettslig grunnlag.

Mobiltelefonen med videoen er nå ødelagt, og det finnes ikke kopier. Det vil følgelig ikke være praktisk gjennomførbart å journalføre eller gi innsyn i videoen. Klagebehandlingen her har dermed fått begrenset aktualitet. Ombudsmannen finner på den bakgrunn å kunne avslutte saken. Kommunen bes likevel merke seg ombudsmannens syn på de rettslige synspunkter saken reiser og legge disse til grunn fremover.

Konklusjon

Etter ombudsmannens syn var videoen et saksdokument etter offentleglova § 4, og innsynskravet skulle vært vurdert ut fra det. Den ansatte mottok videoen i egenskap av å være ansatt i kommunen og videoen skulle vært videresendt til kommunen og journalført der.

 

 

Avsluttende brev om sen behandling av klagesak

Ombudsmannen viser til tidligere korrespondanse, sist Kommunal- og moderniseringsdepartementets brev 11. januar 2021.

Sakens bakgrunn

A klaget i mars 2017 til Finnmarkseiendommen (FeFo) over innskrenkninger i adgangen til kjøp av fiskekort i Vestre Jakobselv for personer med fast bostedsadresse utenfor Finnmark. FeFo fattet først vedtak i saken 24. april 2018. A påklaget vedtaket 11. mai 2018. FeFo fant ikke grunn til å endre vedtaket, og sendte 21. juni 2018 saken til Kommunal- og moderniseringsdepartementet for klagebehandling.

A tok 5. november 2018 kontakt med departementet for å høre om klagesaken var mottatt. Departementet sendte 12. november 2018 et foreløpig svar. Det ble opplyst at saken var under behandling, at saken reiste en rekke problemstillinger, og at det derfor ville ta noe tid før A fikk et svar.

I brev 22. februar 2019 om avslag på utsatt iverksetting, opplyste departementet at det kunne ta noen måneder før selve klagesaksavgjørelsen forelå. A fikk 31. mai 2019 tilsendt en ny orientering, der det fremgikk at svar i saken kunne ventes i september 2019. Departementet beklaget den lange saksbehandlingstiden, og skrev at den skyldtes «sakens omfang og kompleksitet, andre restanser og sommerferieavvikling». A fikk 1. november 2019 tilsendt enda en ny orientering, der det fremgikk at svar i saken kunne ventes innen utgangen av året. Departementet beklaget utsettelsen, som skyldtes «sakens omfang og kompleksitet og andre restanser». A mottok ikke noe svar innen utgangen av 2019. På nyåret 2020 tok han derfor kontakt med departementet per telefon. Han skal da ha fått opplyst at vedtaket var rett rundt hjørnet. Det samme skal ha blitt opplyst i telefonsamtale i april 2020, etter at A tok kontakt for å høre om status i saken.

Da A 24. november 2020 klagde til ombudsmannen over sen klagesaksbehandling hadde han ennå ikke mottatt svar i klagesaken. Han hadde heller ikke mottatt ny orientering fra departementet om når klagesaken kunne forventes ferdigbehandlet.

Våre undersøkelser

I brev 8. desember 2020 til Kommunal- og moderniseringsdepartementet spurte vi hvorfor klagen 11. mai 2018 ennå ikke var ferdigbehandlet, hva som var status i klagesaken og når A kunne forvente å få et svar. Departementet ble videre bedt om å svare på om saksbehandlingen kunne anses å være i tråd med forvaltningsloven § 11a og de ulovfestede kravene til god forvaltningsskikk. Vi spurte også hva som var årsaken til at det ikke var sendt ut foreløpig svar tidligere, og hvorfor A ikke hadde fått noen skriftlige orienteringer siden 1. november 2019. Endelig ba vi opplyst om tidsbruken i og håndteringen av denne saken, var representativ for departementets behandling av lignende saker.

I svarbrevet 16. desember 2020 opplyste departementet at det hadde blitt fattet vedtak i klagesaken 10. desember 2020. Den lange saksbehandlingstiden skyldtes for det første at saken hadde vært omfattende og kompleks. Herunder hadde det vært vanskelig og tidkrevende å få oversikt over faktum, og det hadde vært nødvendig med flere runder med spørsmål og avklaringer med FeFo. Øvrige årsaker var bl.a. stor saksmengde, flere sykmeldinger, og ‒ i siste fase ‒ utfordringer knyttet til covid-19. Et sammenfall av flere omstendigheter hadde således medført at fremdriften ikke ble god nok, på ulike stadier i saksbehandlingen. Departementet var ikke fornøyd med tidsbruken, og skrev at de hadde tatt lærdom av det som hadde skjedd. Departementet erkjente også at A skulle fått bedre informasjon om klagebehandlingen, både innledningsvis og underveis.

Departementet opplyste at behandlingen av klager over avgjørelser fra FeFo normalt tok om lag 12 måneder, avhengig av sakens kompleksitet. Departementet mottok få slike klager, men de som kom var normalt arbeidskrevende. Dette krevde en omrokkering av ressurser for en periode. Normalt fikk departementet dette til slik at svar kunne gis etter ca. 12 måneder, men det hadde dessverre ikke gått i dette tilfellet. Til spørsmålet om As sak var representativ for håndteringen av lignende saker, svarte departementet at klager på praktisering av tilskuddsordninger for nasjonale minoriteter ble behandlet raskt, og normalt innen et par måneder. Departementet beklaget avslutningsvis tidsbruken, og skrev at det ville gjøres tiltak for å unngå en tilsvarende lang behandlingstid i kommende saker.

A kom med merknader, og trakk bl.a. frem at mye av tidsbruken fremsto som ren «liggetid». En klagesaksbehandlingstid på normalt ca. 12 måneder var uansett for lenge. I saker om jakt og fiske skjedde det gjerne endringer før hver sesong, slik at det som var gjenstand for klagebehandling ofte ikke lenger var aktuelt når vedtaket endelig forelå. Dette sett i sammenheng med at det «aldri» ble gitt utsatt iverksetting, kunne ‒ ifølge A ‒ gjøre klageadgangen illusorisk. I denne saken hadde f.eks. innskrenkningene i adgangen til fiske ble endret minst to ganger etter at klagen ble oversendt departementet.

I brev 11. januar 2021 hit gjentok departementet at klager over FeFos avgjørelser etter finnmarksloven § 27 gjerne var kompliserte og arbeidskrevende. Klagene kunne likevel normalt avgjøres innen 12 måneder.

Ombudsmannens syn på saken

Det følger av forvaltningsloven § 11 a første ledd at forvaltningen skal forberede og avgjøre en sak «uten ugrunnet opphold». Bestemmelsen stiller krav både til saksbehandlingstiden og hva som er akseptable årsaker til opphold i saksbehandlingen». Vilkåret «uten ugrunnet opphold» er skjønnsmessig, og det nærmere innholdet vil kunne variere etter bl.a. sakens art og omfang, samt arbeidsbelastningen og disponible ressurser i vedkommende forvaltningsorgan. De øvrige saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven, bl.a. kravet til en forsvarlig opplysning av klagesaken, jf. § 33 femte ledd, vil kunne begrunne en lengre saksbehandlingstid i kompliserte, arbeidskrevende og prinsipielle saker enn i enklere saker.

Dersom det må ventes å ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal forvaltningen «snarest mulig» gi et foreløpig svar, jf. § 11 a andre ledd. I saker som gjelder enkeltvedtak, skal forvaltningen gi et foreløpig svar dersom henvendelsen ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt, jf. bestemmelsens tredje ledd. Dette gjelder også behandlingen av klagesaker. Videre følger det av de ulovfestede kravene til god forvaltningsskikk at forvaltningen skal sende en forsinkelsesmelding dersom saken ikke blir behandlet innen den tiden som er angitt i det foreløpige svaret, eller i senere orienteringer.

Klagen 11. mai 2018 ble først avgjort av Kommunal- og moderniseringsdepartementet 10. desember 2020. Dette utgjør en klagesaksbehandlingstid på over 2 år og 7 måneder. Fra departementet mottok klagesaken til klagen ble avgjort tok det nesten 2 år og 6 måneder. Forut for dette hadde A ventet over ett år på førsteinstansens avgjørelse i saken.

Departementet synes å erkjenne at klagesaksbehandlingstiden ikke har vært i samsvar med kravet i forvaltningsloven § 11 a om behandling «uten ugrunnet opphold», og har beklaget tidsbruken. Ombudsmannen er enig i at saksbehandlingstiden har vært for lang. Selv i kompliserte og prinsipielle klagesaker, må det kunne forventes at klageinstansen tar stilling til klagen vesentlig raskere enn i denne saken. Stor saksmengde, uforutsette sykmeldinger mv. kan etter omstendighetene være en saklig grunn til at behandlingen av en sak blir forsinket. Forutsetningen er imidlertid at forvaltningsorganet foretar en forsvarlig prioritering av saker, og at ingen saker blir liggende ubehandlet uten rimelig grunn. Departementet har i denne saken erkjent at fremdriften ikke har vært god nok, på ulike stadier i saksbehandlingen. Det synes således klart at deler av tidsbruken ikke har hatt saklige grunner for seg. Ombudsmannen har merket seg at departementet har tatt lærdom av saken, og at departementet nå vil gjøre tiltak for å hindre en tilsvarende lang behandlingstid i kommende saker. Ombudsmannen forutsetter at dette følges opp.

Når forvaltningens saksbehandling trekker ut i tid, er det viktig at borgeren blir holdt orientert om status i saken, herunder mottar reell og dekkende informasjon om årsaken til forsinkelsen og når svar kan ventes. I motsatt fall vil den enkeltes tillitt til forvaltningen kunne svekkes. Det er viktig at borgerne kan være trygge på at deres sak ikke blir liggende ubehandlet uten saklig grunn, og at forvaltningen ved forsinkelser som skyldes stor arbeidsmengde, manglende ressurser mv. prioriterer sakene i en forsvarlig rekkefølge.

I denne saken ble det først sendt ut et foreløpig svar ca. seks måneder etter at klagen ble fremsatt, ca. fem måneder etter at klagesaken var sendt til departementet, og først etter at A hadde kontaktet departementet og spurt om klagesaken var mottatt. En slik saksbehandling er ikke i overenstemmelse med kravene i forvaltningsloven § 11 a. Selv om departementet har sendt ut enkelte meldinger om forsinkelser, har A ikke blitt tilstrekkelig orientert under sakens gang. Én av forsinkelsesmeldingene ble først sendt flere uker etter at A var lovet et svar. Videre mottok han ingen skriftlige orienteringer fra departementet i tidsrommet 1. november 2019 til 10. desember 2020. Dette til tross for at departementet i november 2019 lovet en avgjørelse innen utgangen av året, og på nyåret 2020 og i april 2020 (etter purring) muntlig opplyste at avgjørelsen var rett rundt hjørnet. Behandlingen er ikke i samsvar med de ulovfestede kravene til god forvaltningsskikk.

Ombudsmannen forstår svaret hit slik at departementet har tatt lærdom også av denne delen av saken. Dersom As er representativ for departementets praksis med utsendelse av foreløpige svar og forsinkelsesmeldinger i klagesaker, forutsetter ombudsmannen at departementet tar grep for å sikre at praksisen samsvarer med forvaltningsloven § 11 a og de ulovfestede kravene til god forvaltningsskikk.

Departementets svar i brevene 16. desember 2020 og 11. januar 2021 hit kan trekke i retning av at departementet mener at en saksbehandlingstid på ca. ett år for klagesaker etter finnmarksloven § 27, er forventelig og forsvarlig. Ombudsmannen vil bemerke at en normal klagesaksbehandlingstid på rundt ett år i saker av en bestemt sakstype er lenge, selv i kompliserte og arbeidskrevende saker. Bestemmelsen i forvaltningsloven § 11a første ledd retter seg ikke bare mot den tiden forvaltningen ikke arbeider aktivt med saken, men også mot omfattende eller unødvendig grundig saksbehandling, jf. NOU 2019: 5 s. 189. Ved vurderingen av hvor lang saksbehandlingstid forvaltningen kan tillate seg, må det dessuten sees hen til sakens viktighet, både for den berørte og for samfunnet. Hensynet til den private partens rettssikkerhet tilsier at det går en grense for hva som kan anses som en forsvarlig saksbehandlingstid. Som påpekt av A, vil en saksbehandlingstid på normalt ett år i saker av denne typen kunne medføre at klageretten blir illusorisk. Særlig gjelder dette dersom forvaltningen regelmessig ikke innvilger anmodninger om utsatt iverksetting. Det er det enkelte forvaltningsorgans ansvar å organisere virksomheten på en slik måte at reglene om saksbehandlingstid i forvaltningsloven § 11 a overholdes og at klageretten er reell. Ombudsmannen forutsetter at dette gjøres.

 

Dispensasjoner i strandsonen – Kragerø kommune

Les hele rapporten her

Sivilombudsmannen har gjennomført en systematisk undersøkelse av Kragerø, Mandal (nå Lindesnes) og Askøy kommuners vedtak om dispensasjon fra byggeforbudet i strandsonen. Vi gjennomgikk alle vedtakene som kommunene hadde truffet fra 2016 til 2019, som gjaldt dispensasjon fra byggeforbudet i strandsonen og LNF-formålet i arealplanen. Undersøkelsene omfattet totalt 881 vedtak.

Undersøkelsen viste at flertallet av vedtakene fra Kragerø kommune (totalt 600 vedtak) var mangelfulle og inneholdt meget knappe begrunnelser. I flertallet av vedtakene der kommunen innvilget dispensasjonssøknadene, har ikke kommunen vurdert vesentlighetsvilkåret. I bare et fåtall av vedtakene har kommunen foretatt en tilfredsstillende fordel-/ulempevurdering. De fleste vedtakene var begrunnet med ulovlige hensyn eller hensyn som har liten vekt. Ingen av vedtakene inneholdt en særskilt «kan»-vurdering. Kommunen har i varierende grad sendt dispensasjonssøknader til andre myndigheter for uttalelse og undersøkte sjelden om dispensasjonen er i tråd med statlige og regionale rammer og mål. Formuleringene i flere vedtak skaper tvil om kommunene har tatt riktig rettslig utgangspunkt for sine vurderinger og om de har nok kunnskap om det regelverket som vurderes.