17. Innsyn i dokumenter om klimakvoteprosjekter – forhåndstilsagn om konfidensialitet

Sak 2008/571

Finansdepartementet nektet avisen A innsyn i dokumenter fra en anbudskonkurranse for prosjekter som kunne generere klimakvoter under Kyotoprotokollen. A fikk heller ikke innsyn i korrespondansen mellom departementet og en ekstern aktør som hadde opptrådt som rådgiver overfor departementet. Etter departementets syn var hemmelighold påkrevd av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av statens økonomiforvaltning, og fordi dokumentene inneholdt opplysninger som var underlagt taushetsplikt av hensyn til tilbyderne. I anbudsvilkårene hadde departementet lovet tilbyderne konfidensialitet også etter at anbudsrunden var gjennomført.

Ombudsmannen kom til at spørsmålet om det forelå taushetsplikt av hensyn til tilbyderne var for dårlig opplyst. For opplysninger som ikke var underlagt slik taushetsplikt, var det uklart om det var adgang til å nekte innsyn. Ombudsmannen kritiserte også at departementet hadde inntatt et løfte om konfidensialitet i anbudsvilkårene. Dette løftet kunne verken ha betydning for adgangen til å nekte innsyn, eller for departementets meroffentlighetsvurdering.

Som følge av ombudsmannens uttalelse besluttet Finansdepartementet å vurdere As innsynsbegjæring på nytt. Resultatet av den nye behandlingen var at A fikk innsyn i mesteparten av de etterspurte dokumentene. Ombudsmannen fant etter dette å kunne la innsynsspørsmålet bero, men kritiserte departementet for å ha brukt over 4 måneder på den fornyede behandlingen av saken.

Spørsmål om taushetsplikt for straffbare forhold og dokumentinnsyn

19. januar 2010 (Sak 2009/544)

En lokal dyrevernnemnd ga delvis innsyn i en rapport med tilhørende bilder fra en inspeksjon av hundehold. Etter inspeksjonen traff dyrevernnemnda vedtak om å redusere antallet hunder. Mattilsynets regionkontor konkluderte med at dyrevernnemnda ikke hadde brutt taushetsplikten ved utlevering av rapporten.

Den manglende dokumentasjonen av hvordan begjæringen om dokumentinnsyn ble behandlet av dyrevernnemnda, har vanskeliggjort ombudsmannens etterprøving av saken. Det er likevel grunn til å konkludere med brudd på taushetsplikten ved at opplysninger om en persons straffbare handlinger er gitt ut. Selv om navnet var sladdet, inneholdt inspeksjonsrapporten og vedtaket ellers nok informasjon til å identifisere vedkommende. På grunn av konkrete forhold var det nærliggende å anta at de som hadde bedt om innsyn i bildene fra inspeksjonen allerede kjente vedkommendes identitet. I et slikt tilfelle var også utleveringen av bildene i strid med taushetsplikten, selv om bildene i seg selv ikke identifiserte personen.

4. Sak om dokumentinnsyn – saksbehandling og meroffentlighetsvurdering

(Sak 2007/1918)

Saken gjaldt Utenriksdepartementets saksbehandling og meroffentlighetsvurdering i forbindelse med en begjæring om innsyn i to dokumenter sendt fra Samferdselsdepartementet.

Ombudsmannen fant departementets saksbehandling lite tillitvekkende, og meroffentlighetsvurderingen mangelfull. Det var neppe grunn til å unnta deler av opplysningene i dokumentene fra offentlighet. Departementet ble bedt om å behandle innsynskravet på nytt og merke seg synspunktene om saksbehandlingen for fremtidige saker.

Etter en fornyet vurdering ga departementet fullt innsyn i dokumentene.

13. Mangelfull journalføring i sak om tilsetjing av barneombod

(2008/381)

Barne- og likestillingsdepartementet hadde ikkje journalført søknader og andre inn- og utgåande dokument i samband med tilsetjing av nytt barneombod. Departementet hevda at det hadde fått aksept for denne praksisen frå Riksarkivaren. De vidare undersøkingane i saka viste at dette ikkje var tilfellet.

Ombodsmannen uttalte at stillingssøknader og andre inn- og utgåande dokument i tilsetjingssaka skulle vorte journalført, og at det i den konkrete saka også skulle vore nytta eit arkivsystem som følgde Noark-standarden. Departementet fekk også kritikk for å ha freista å legitimere den mangelfulle journalføringa ved å vise til ei ikkje-eksisterande godkjenning frå Riksarkivaren.

Departementet la etter dette om rutinane sine, slik at alle søknader i alle tilsetjingssaker hos departementet skulle verte journalført.

1. Arbeidsområdet til ombodsmannen – innsynssaker som har vore behandla av Kongen i statsråd

(Sak 2008/2319, 2008/2348, 2008/2382, 2008/2395)

Saka gjaldt nekta innsyn i dokument hos Statsministerens kontor (SMK). Mens saka var til behandling hos ombodsmannen gjorde Kongen i statsråd vedtak i ei sak om innsyn i det same dokumentet som klagen til ombodsmannen gjaldt. I avgjerda hadde Kongen i statsråd berre avgjort om det var heimel for å nekte innsyn. Derimot hadde Kongen i statsråd ikkje prøvd meirinnsynsvurderinga som SMK hadde gjort. Ombodsmannen måtte som følgje av dette vurdere kva sider av avgjerda til SMK han hadde høve til å prøve.

Ombodsmannen kom til at han ikkje kunne prøve nokre sider av innsynssaka. Avgjerder frå Kongen i statsråd fell utanfor arbeidsområdet til ombodsmannen. Når Kongen i statsråd hadde tatt stilling til spørsmålet om det var heimel for å nekte innsyn, var det klart at ombodsmannen ikkje kunne prøve denne sida av saka. Sjølv om Kongen i statsråd ikkje hadde prøvd meirinnsynsvurderinga til SMK, var det heller ikkje mogleg for ombodsmannen å vurdere dette spørsmålet uavhengig av heimelspørsmålet. Også den førebuande saksbehandlinga hos SMK fall utanfor arbeidsområdet til ombodsmannen når Kongen i statsråd hadde gjort det endelege vedtaket i saka.

2. Saksbehandlingen i klageomgangen i sak om dokumentinnsyn

(Sak 2007/952)

Klageinstansen ga A delvis medhold i klage over avslag på dokumentinnsyn, ved at han fikk innsyn i faktiske opplysninger i to dokumenter. Gjennomføringen av dokumentinnsynet ble overlatt til førsteinstansen, som p.g.a. en kombinasjon av feil verken fulgte opp klageinstansens vedtak eller underrettet parten om vedtaket.

Ombudsmannen mente at kravet til rask saksbehandling i innsynssaker, tilsier at klageinstansen burde ha truffet nytt vedtak i saken selv, og ikke overlatt til førsteinstansen å foreta sondringen mellom faktiske opplysninger og vurderinger. Når et klageorgan likevel overlater til førsteinstansen å gjennomføre deler av vedtaket, har klageinstansen plikt til å kontrollere at førsteinstansen følger opp klagevedtaket. I saker der klageinstansen overlater til førsteinstansen å underrette parten om vedtaket, har klageinstansen også plikt til å kontrollere at slik underretning faktisk blir gitt. Klageinstansen ble bedt om å gjennomgå sine rutiner for slike saker.

9. Innsyn i dokumenter om prosjekteringen og byggingen av Hanekleivtunnelen

(Sak 2007/345)

Vegmyndighetene begrunnet et avslag på begjæring om innsyn fra avisa Verdens Gang (VG) i dokumenter om prosjektering og bygging av Hanekleivtunnelen på E 18 i Vestfold med at begjæringen ikke gjaldt en bestemt sak, og at dokumentene var mange og med ulikt og komplekst innhold. Det ble også vist til at innsyn ville virke forstyrrende for gruppen som da undersøkte raset i tunnelen 25. desember 2006.

VGs innsynbegjæring var tilstrekkelig presis til at individualiseringskravet i offentlighetsloven § 2 annet ledd første punktum var oppfylt. At gjennomgang av dokumentene ville vært arbeidskrevende, synes i første rekke å skyldes at de var oppbevart nokså usystematisk i permer og kasser på en måte som synes lite forenlig med hensynene bak arkiv- og offentlighetslovgivningen. Dersom vegmyndighetene hadde hatt bedre oversikt over dokumentene på forhånd, ville det trolig vært mulig å finne en løsning hvor pressen kunne se gjennom dokumenter samtidig som undersøkelsesgruppen arbeidet. Etter at ombudsmannen ba vegmyndighetene om å foreta den konkrete innsynsvurderingen, ga Statens vegvesen VG innsyn i alle dokumentene bortsett fra anbudsdokumenter inneholdende enhetspriser og forretningsopplysninger.