Dokumentinnsyn - forholdet mellom offentlige ansattes tjenesteshandlinger og taushetsplikt for "noens personlige forhold"

22. September 2011 sak (2011/1374)  

A begjærte innsyn i et dokument i Nes kommune. Kommunen avslo begjæringen med begrunnelsen at dokumentet var formulert slik at det omhandlet «noens personlige forhold» etter offentlighetsloven 19. mai 2006 nr. 16 § 13, jf. forvaltningsloven 10. februar 1967 § 13. Hele dokumentet ble unntatt offentlighet av hensyn til «de små forholdene i bygda» og faren for identifisering av personen opplysningene gjaldt («koblingsfaren»), dersom det ble gitt delvis innsyn. Fylkesmannen i Oslo og Akershus opprettholdt kommunens avslag, og innsyn ble nektet i hele dokumentet. Det ble vist til at «dokumentet gjelder en offentlig ansatts utøvelse av sitt arbeid», men at opplysningene karakteriserte en persons egenskaper på en måte som gjorde at det dreide seg om «personlige forhold», jf. forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1 og offentlighetsloven § 13.

Fylkesmannen hadde ikke angitt konkret hvilke opplysninger i dokumentet som ble ansett å utgjøre en personlig karakteristikk av vedkommende på en slik måte at de var omfattet av taushetsplikten. Det var således heller ikke godtgjort at slike opplysninger utgjorde «den vesentligste delen» av dokumentet, slik at hele dokumentet kunne unntas offentlighet, jf. offentlighetsloven § 12 bokstav c). Det fremgikk ikke at fylkesmannen hadde vurdert om personens eventuelle behov for beskyttelse ville bli ivaretatt dersom individualiserende kjennetegn ble utelatt, jf. forvaltningsloven § 13 a nr. 2.  Fylkesmannen ble derfor bedt om å gjøre en ny og konkret vurdering av hvilke opplysninger i dokumentet som eventuelt var omfattet av taushetsplikten, og om det kunne gis innsyn i deler av dokumentet. I den grad det var aktuelt å vurdere utsatt innsyn, jf. offentlighetsloven § 5 første ledd, ble det minnet om at dette var en løpende vurdering og at fylkesmannen måtte legge til grunn forholdende i saken slik de fremsto på det tidspunktet vurderingen ble foretatt.

Etter en fornyet vurdering fant fylkesmannen at det kunne gis delvis innsyn i dokumentet, men at enkelte opplysninger måtte unntas av hensyn til private parter som var omtalt i brevet.

Spørsmål om innsyn i kostnadsestimat fra Statsbygg

27. april 2011 (Sak 2010/2832)

Kulturdepartementet avslo Aftenpostens begjæring om innsyn i et brev fra Statsbygg til departementet som inneholdt kostnadsestimat for oppgradering av Nationaltheatrets hovedbygning.

Den utvidede begrunnelsen som ble gitt for avslaget kunne neppe sies å tilfredsstille kravet som følger av offentlighetsloven § 31 annet ledd da det ikke var vist til hvilke(t) hovedhensyn som var avgjørende for avslaget i denne saken. Det fremgikk heller ikke av det opprinnelige avslaget eller begrunnelsen at meroffentlighet etter § 11 var vurdert. Departementet hadde ikke overfor ombudsmannen vist til konkrete forhold som gjorde det «nødvendig» å unnta brevet offentlighet av hensyn til forsvarlige interne beslutningsprosesser i departementet, jf. offentlighetsloven § 15. Kulturdepartementet ble derfor bedt om å foreta en ny vurdering av om det kunne gis innsyn i brevet.

Etter en ny vurdering ga Kulturdepartementet innsyn i brevet fra Statsbygg
 

Sak om innsyn i skatteetatens halvårsrapport til Finansdepartementet

20. mai 2011 (Sak 2010/3227)

A klaget til ombudsmannen over at Finansdepartementet hadde nektet fullt innsyn i skatteetatens halvårsrapport til departementet («Rapport for første halvår 2010»), samt innsyn i et vedlegg til rapporten («Overordnet risikovurdering for Skatteetaten i 2011»). Avslaget på begjæringen om innsyn i rapporten var begrunnet i at offentliggjøring kunne motvirke offentlige kontrolltiltak (offentlighetsloven § 24), ved at illojale skattytere ville kunne tilpasse seg skatteetatens kontrolltiltak og kontrollstrategier. Vedlegget ble bl.a. unntatt etter offentlighetsloven § 15 første ledd, da dette var et dokument som departementet hadde innhentet som et ledd i sin interne saksforberedelse.

Ombudsmannen ba departementet om å foreta en ny vurdering av adgangen til å unnta deler av rapporten med hjemmel i § 24. Det ble vist til at avslaget overfor A ikke var tilstrekkelig konkret begrunnet og at departementets redegjørelse for ombudsmannen etterlot tvil om det var adgang til hemmelighold. Ombudsmannen viste til den muligheten forvaltningen hadde til å be om at deler av svarbrevet til ombudsmannen ble unntatt fra klagerens innsyn. Det ble ikke funnet grunn til å rette rettslige innvendinger mot departementets avgjørelse om å unnta hele vedlegget fra offentlighet.

Ombudsmannen fant grunn til å la saken bero med departementets nye redegjørelse for hvorfor unntaket etter departementets mening var påkrevd.

Arbeids- og velferdsetatens behandlingstid for oversendelser av saksdokumenter til saksparter og fullmektiger

13. desember 2010 (Sak 2010/1911)

Arbeids- og velferdsetatens behandlingstid for oversendelser av saksdokumenter til saksparter og fullmektiger ble tatt opp med Arbeids- og velferdsdirektoratet på generelt grunnlag. Direktoratet erkjente at etaten hadde hatt problemer med å imøtekomme parters og fullmektigers krav om oversendelser av saksdokumenter innen tilfredsstillende tid, og redegjorde for flere tiltak som skulle føre til bedre oppfølging av sakene. Det ble uttalt at innsynskravene i utgangspunktet burde behandles innen to uker og at parten eller fullmektigen skulle få et foreløpig svar når det ikke lot seg gjøre å få oversendt dokumentene innen denne fristen.

Ombudsmannen uttalte at det måtte antas at tiltakene ville kunne bidra til at saksbehandlingstiden for partsinnsynssaker blir kortere enn den kunne synes å ha vært i de senere årene. Under henvisning til tidligere uttalelser, ble det bemerket at fristen som nå var satt til to uker trolig kunne og burde forkortes etter hvert som stadig flere av saksdokumentene ville være lagret elektronisk.